Administración de personal

Preámbulo

Cuando una asociación contrata personal asalariado se convierte en empleador, en virtud del marco establecido por la legislación laboral. Por tanto, debe asumir todas las tareas relacionadas con la gestión de los recursos humanos (contratación, seguimiento del ciclo de vida de RR. HH., dimisiones/despidos, gestión y tratamiento de las nóminas, gestión de las cotizaciones sociales, seguimiento y planificación de las horas de trabajo). Esta guía presenta de manera sintética los pasos que hay que seguir cuando se contrata a una o varias personas asalariadas.

Contrat de travail

Se recomienda encarecidamente redactar un contrato de trabajo por escrito entre la asociación empleadora y la persona asalariada.

El contrato de trabajo debe recoger esta información:

  • Nombre, dirección/datos (fecha de nacimiento, nacionalidad, permiso de residencia si procede, número AVS —seguro social—, si se desea) de la persona empleada;
  • La asociación empleadora;
  • Fecha de inicio y de fin (si procede) de la relación laboral;
  • Tipo de contrato (definido, indefinido, de duración máxima);
  • Cargo de la persona asalariada;
  • Descripción del puesto (salvo que se adjunte el documento);
  • Salario y posibles complementos salariales;
  • En su caso, la duración de la jornada laboral.
Particularidades relativas a la contratación de personas que no tengan la nacionalidad suiza
  • Trabajo de corta duración:
    Las relaciones laborales de duración inferior a tres meses durante un año natural no están sujetas a autorización, sino a un procedimiento de declaración en línea.
    Si se contrata a la persona para una duración de menos de un año, es obligatorio presentar una solicitud de permiso de corta duración (permiso L).
  • Trabajo de larga duración: es obligatorio presentar una solicitud de permiso de residencia (permiso B) o, en su caso, un permiso transfronterizo (permiso G).
    El permiso transfronterizo se aplica a los ciudadanos y ciudadanas de un Estado UE/AELC que residan en el territorio de un Estado UE/AELC y trabajan en Suiza pero regresan a su residencia principal en el extranjero al menos una vez por semana.

Se permite una actividad remunerada de no más de 15 horas semanales durante el curso académico, y a tiempo completo durante las vacaciones universitarias.
La actividad remunerada debe declararse mediante el formulario L y está sujeta a autorización.
La solicitud también se puede hacer a través de la plataforma e-demarches.

Solo las personas que se consideren cualificadas (por ejemplo, directivos, especialistas, titulados superiores con años de experiencia, etc.) pueden trabajar en Suiza.
Siempre se exige un permiso de trabajo.
El número de permisos de residencia que se expiden es limitado.
El empleador o empleadora debe demostrar que el contrato redunda en el interés económico de Suiza y que no es posible contratar al personal necesario entre las personas de nacionalidad suiza o de países de la UE/AELC.
Los trámites se deben realizar ante las autoridades cantonales de migración y empleo.

Los y las estudiantes que se hayan matriculado en una escuela superior suiza pueden trabajar hasta 15 horas semanales durante el año académico y a tiempo completo durante las vacaciones universitarias, 6 meses después del inicio del curso.
La solicitud de permiso de trabajo debe presentarse en la Oficina Cantonal de Población y Migración mediante el formulario E, con una carta de conformidad de la escuela. La solicitud también se puede hacer a través de la plataforma e-demarches.

Retención en origen

Las personas que residan fuera de Suiza serán objeto de retención en origen en estos casos, principalmente  (consulta esta página de la web del cantón de Ginebra para obtener más información):

  • Trabajan (de forma transfronteriza), independientemente de que sean de nacionalidad suiza o extranjera, o
  • Tienen un permiso de trabajo limitado a 120 días, o
  • Trabajan en Ginebra y no tienen permiso de residencia, o
  • Son artistas, deportistas, conferenciantes y ejercen en el cantón.

Las personas que residan en Suiza serán objeto de retención en origen en estos casos, principalmente (para conocer los detalles y las exenciones, consulta esta página de la web del cantón de Ginebra):

  • Son de nacionalidad extranjera y no tienen permiso de establecimiento (permiso C);
  • Son menores de edad, de nacionalidad suiza o extranjera.

Nóminas

Se recomienda encarecidamente enviar nóminas mensuales —o por horas, si procede— en las que se detalle el salario bruto, el salario neto y todas las deducciones.
También deben incluirse los complementos salariales. En su caso, también se indicará el complemento de vacaciones, en porcentaje y en francos.

Observaciones sobre el complemento de vacaciones

En los contratos por horas no se prevé remuneración alguna durante los períodos de vacaciones. No obstante, la asociación empleadora está obligada a añadir un complemento de vacaciones al salario por hora. Para calcular el importe de la paga de vacaciones, se multiplica el salario bruto percibido durante el periodo en cuestión por:

  • 8,33 % por 4 semanas de vacaciones (obligatorias);
  • 10,64 % por 5 semanas de vacaciones (obligatorias para los empleados y empleadas menores de 20 años);

La asociación tiene potestad para fijar la duración de las vacaciones por encima de las 4 semanas legales.

Certificado salarial

Es obligatorio expedir un certificado salarial que certifique todas las remuneraciones y prestaciones pagadas a una persona asalariada. 

En la web de la Administración Fiscal Federal hay publicados varios documentos, incluida una versión en PDF del certificado que se debe cumplimentar, o la plataforma CSI, que permite generar un certificado salarial digital. En esta página también encontrarás una guía para elaborar el certificado salarial.

En Ginebra, el certificado de trabajo se debe entregar a la persona contratada. También es posible, aunque no obligatorio, enviarlo por correo a la administración fiscal cantonal; véanse las instrucciones de la administración fiscal cantonal.El certificado salarial del año anterior se debe enviar a más tardar el 30 de enero.

Seguros sociales

La asociación empleadora está obligada a cotizar en diversos regímenes de seguros sociales para sus empleados/as,para cubrir el lucro cesante del trabajador o trabajadora en caso de paro, enfermedad, desempleo…

Observaciones 

  1. Si un trabajador o trabajadora percibe un salario máximo de 2500 CHF al año, el empleador no está obligado a suscribir un seguro.
  2. En cambio, en el caso de los empleos remunerados por productores de danza y teatro, orquestas, productores del ámbito fonográfico o audiovisual, emisoras de radio y televisión, así como por escuelas del ámbito artístico, la declaración del personal es obligatoria desde el primer franco de salario.
  3. El seguro de enfermedad es responsabilidad de la persona contratada.

a. 1er pilar y cotizaciones relacionadas

    • El primer pilar: AVS (Seguro de Vejez y Sobrevivencia ), AI (Seguro de Invalidez) y APG (Ayudas por lucro cesante, en caso de servicio militar y civil o de maternidad)
    • La AC: seguro de desempleo
    • La LAFam: prestaciones familiares.
    • La AMat cantonal: la prestación por maternidad
    • La CPE: contribución para la primera infancia

    Las cotizaciones a las AC, LAFam, AMat y CPE se abonan al fondo de compensación al mismo tiempo que las cotizaciones a las AVS/AI/APG. 

    Existen cajas y fondos de compensación profesionales, es decir, organizaciones económicas privadas especializadas en la gestión del 1er pilar.

    También existen fondos de compensación cantonales. En Ginebra, la OCAS, Oficina Cantonal de Seguros Sociales, es una institución autónoma de derecho público que coordina las actividades de la Caja Ginebrina de Compensación y la Oficina del Seguro de Invalidez. Recomendamos recurrir a la OCAS para el pago de las cotizaciones del 1er pilar y relacionadas. 

    A título informativo, se pueden consultar los tipos de cotización OCAS de 2023. 

Trámites en la OCAS

  1. Solicitud de afiliación como entidad empleadora.
    La solicitud de afiliación se debe presentar por e-mail a la dirección: employeurs@ocas.ch.
    Habrá que aportar estos documentos/datos:
    1. Apellidos, nombre, fecha de nacimiento, número AVS de una persona de contacto (miembro del comité de la asociación empleadora)
    2. Dirección para correspondencia (la dirección del domicilio social de la asociación, que puede ser la dirección particular de uno de los miembros del comité)
    3. Estatutos firmados de la asociación

  2. Declaración de personal
    Todas las personas contratadas deben estar declaradas a más tardar el 30 de enero para el año anterior, mediante el certificado de salarios (ASA)
    Se pueden declarar todos los salarios en línea y generar el certificado ASA a través de la plataforma AVSeasy.

A continuación, la asociación recibirá por correo las facturas provisionales y definitivas de las cotizaciones correspondientes a los salarios abonados durante el año.


Observaciones
Todas las bajas del personal deben declararse a través del trámite en línea.
También debe solicitarse la baja en caso de que la asociación cese su actividad, mediante el trámite en línea.

b. Seguro de accidentes

  • La LAA-LAAC (seguro de accidentes), para accidentes laborales y no laborales, es obligatorio a partir de 8 horas de trabajo semanales por trabajador o trabajadora. 

Observaciones
Si la persona contratada tiene dos empleadores, el martes por la tarde trabaja en EMPL 1 y el miércoles por la mañana en EMPL 2, y sufre un accidente el martes a las 22 h, se aplicará el seguro del último empleador.

c. 2.º pilar

  • La LPP: previsión profesional

Es obligatorio afiliarse a la LPP en el caso de los trabajadores y trabajadoras por cuenta ajena que ya coticen en la AVS y perciban unos ingresos anuales de al menos 22 680 CHF (importe para 2026).

En cambio, como se ha dicho más arriba, en el caso de los empleos remunerados por productores de danza y teatro, orquestas, productores del ámbito fonográfico o audiovisual, emisoras de radio y televisión, así como por escuelas del ámbito artístico, la declaración del personal es obligatoria desde el primer franco de salario.

Existen diversas entidades que ofrecen a los empresarios contratos de seguro de accidentes y de previsión profesional. La asociación empleadora puede elegir el organismo al que quiere afiliarse.

Algunos organismos ofrecen los dos servicios. Es el caso, por ejemplo, de la Fondation Artes&Comoedia que combina ambos y está abierta a profesionales que trabajen en el sector de la cultura, el espectáculo y los medios audiovisuales.

La particularidad de Artes&Comoedia es que es el único organismo que ofrece a los empleadores la oportunidad de contribuir a la LPP desde el primer franco del salario.

Los trámites de afiliación a un seguro de accidentes o a un fondo de previsión, así como las tarifas aplicadas, dependen de cada estructura.

Otras obligaciones

  • Certificado de ingresos intermedios

Si la asociación emplea a una persona inscrita en el paro, debe registrar las horas trabajadas en un formulario de ingresos intermedios. El documento debe cumplimentarse mensualmente —o por horas, si procede— y entregarse a la persona contratada.

Información adicional relativa al cálculo de los salarios

  • Los seguros sociales son asumidos en parte por la persona contratada (deducción del salario bruto) y, en parte, por la asociación empleadora. 
  • La suma del salario bruto de la persona contratada y de la parte del «empleador» de las cotizaciones sociales corresponde a la masa salarial. La masa salarial representa, pues, el coste real de un empleado para la asociación empleadora.
  • El salario bruto es el importe del salario antes de deducir la parte que corresponde al empleado de las cotizaciones sociales.
  • El salario neto equivale al importe percibido por la persona contratada, es decir, el salario después de deducir la parte que corresponde al empleado de las cotizaciones sociales.
  • Los tipos de las distintas cotizaciones, así como el reparto entre la parte del empleador y la parte de la persona contratada, cambian anualmente, y los fondos de compensación (OCAS), las aseguradoras de accidentes y los fondos de previsión los comunican cada año.
  • Al calcular la masa salarial, hay que tener cuidado de utilizar las tarifas vigentes para el año en curso. 
  • El salario por hora puede calcularse sobre la base de un salario mensual de la siguiente manera:
    Salario por hora = (salario mensual x número de meses) ÷ (horas de trabajo semanales x 52).
  • Conversión del salario mensual en salario por hora:
    52,142 semanas al año multiplicadas por 42 horas = 2189,96 horas al año

    2189,96 horas divididas por 12 meses = 182,49 horas mensuales
    4000 CHF divididos por 182,49 horas = 21,92 CHF

    • Variante
      4,345 semanas multiplicadas por 42 horas = 182,49
      4000 CHF divididos por 182,49 horas = 21,92 CHF

Desde el 1 de enero de 2026, el salario mínimo es:

  • 24,59 francos brutos por hora
  • 4262,27 francos brutos por mes para 40 horas semanales
  • 4368,82 francos brutos por mes para 41 horas semanales