Administration du personnel

Avertissement

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Chaque association est différente: dans ses activités, ses buts, ses membres et donc dans la structure et les moyens nécessaires à son existence et à l’accomplissement de ses objectifs.
Ce canevas n’est donc pas une recette miracle pour arriver à l’association de vos rêves, mais plutôt un ensemble de propositions pour nourrir votre réflexion et vous offrir des repères dans la réalisation de votre projet associatif. Les conseils qui suivent ne sont ni obligatoires, ni suffisants ou exhaustifs; ils n’engagent aucunement la responsabilité de LYOXA et nécessitent toujours une adaptation à votre contexte particulier. Dans cette idée, nous vous recommandons d’effectuer une demande de suivi afin d’identifier ensemble les solutions qui seront efficaces pour vous.

Préambule

Ce document explique comment embaucher du personnel.
Il parle des associations qui veulent embaucher des personnes.

Information importante :
Quand une association embauche du personnel, elle devient un employeur.
L’employeur est une personne ou une organisation qui donne du travail à quelqu’un.

L’association doit faire plusieurs choses :

  • chercher et choisir les personnes à embaucher
  • suivre le travail des employés
  • organiser les départs des employés
  • payer les salaires
  • payer les cotisations sociales
  • compter les heures de travail

Les cotisations sociales sont les sommes d’argent à payer pour les assurances.
Ce document présente toutes les étapes importantes.
Ces étapes aident les associations à bien embaucher du personnel.

Le contrat de travail

Information importante :
Il est recommandé de faire un contrat de travail écrit.
Le contrat écrit protège l’association.
Le contrat écrit protège aussi l’employé.

Ce que doit contenir le contrat de travail
Le contrat de travail doit montrer des informations sur l’employé et l’employeur.

Les informations sur l’employé à mettre dans le contrat sont : 

  • le nom de l’employé
  • l’adresse de l’employé
  • la date de naissance de l’employé
  • la nationalité de l’employé
  • le permis de séjour si l’employé est une personne étrangère
  • le numéro AVS de l’employé si l’association le souhaite
    Le numéro AVS est le numéro d’assurance vieillesse et survivants.
    C’est un numéro personnel pour les assurances sociales.

Les informations sur l’association à mettre dans le contrat :

  • le nom de l’association employeuse

Les informations sur le travail à mettre dans le contrat : 

  • la date de début du travail
  • la date de fin du travail si le contrat se termine à une date précise
  • le type de contrat
  • la fonction de l’employé
  • les tâches à faire
  • le salaire
  • les suppléments de salaire s’il y en a : ce sont les montants à payer en plus du salaire
  • le nombre d’heures de travail par semaine

Les types de contrat

Il existe 3 types de contrat :

CDI signifie contrat à durée indéterminée.
Cela veut dire que le contrat n’a pas de date de fin prévue.

CDD signifie contrat à durée déterminée.
Cela veut dire que le contrat se termine à une date précise.

CDMax signifie contrat à durée maximale déterminée.
Cela veut dire que le contrat peut se terminer avant une date maximale.

Quand l’association veut embaucher une personne étrangère, il y a des règles spéciales.
Les règles dépendent de la nationalité de la personne.

Cliquez ici si vous voulez embaucher une personne qui n'est pas suisse

L’Union Européenne est un groupe de pays européens qui travaillent ensemble.
On dit aussi UE.
L’AELE est un autre groupe de pays européens.
Les pays de l’AELE sont : Islande, Liechtenstein, Norvège et Suisse.

 

Travail de courte durée

La personne employée travaille moins de 3 mois dans l’année.
L’association n’a pas besoin de demander une autorisation.
Mais l’association doit faire une annonce sur internet.
Cliquez sur cette phrase avec votre souris pour aller sur le site internet.

La personne travaille moins de 1 an.
L’association doit demander une autorisation de courte durée.
Cliquez sur cette phrase avec votre souris pour aller sur le site internet.
Cette autorisation s’appelle le permis L.

Travail de longue durée

La personne travaille 1 an ou plus.
L’association doit demander une autorisation de séjour sur internet.
Cliquez sur cette phrase avec votre souris pour aller sur le site internet.
Cette autorisation s’appelle le permis B.

Cas spécial : les travailleurs frontaliers, c’est-à-dire à la frontière.
Certaines personnes habitent dans un pays de l’UE ou de l’AELE.
Ces personnes viennent travailler en Suisse.
Elles retournent chez elles au moins 1 fois par semaine.
L’association doit demander une autorisation frontalière sur internet.
Cliquez sur cette phrase avec votre souris pour aller sur le site internet.
Cette autorisation s’appelle le permis G.

L’étudiant peut travailler.
Mais il y a des limites :

  • maximum 15 heures par semaine pendant les cours
  • temps plein pendant les vacances universitaires

L’association doit annoncer le travail de l’étudiant.
Elle doit remplir un formulaire qui s’appelle Formulaire L.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le formulaire.
Elle doit attendre l’autorisation.
L’association peut faire cette démarche sur internet.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le site internet concerné.

Cette règle concerne aussi les personnes du Royaume-Uni.
Attention :
C’est plus difficile d’embaucher une personne de ces pays.
La personne doit être qualifiée.
Qualifiée signifie que la personne a des compétences spéciales.
Par exemple :

  • la personne est cadre, elle dirige des gens qui travaillent
  • la personne est spécialiste
  • la personne a un diplôme universitaire et de l’expérience

Un permis de travail est toujours nécessaire.
Le nombre de permis est limité.

L’association doit prouver 2 choses :

  • que ce travail est bon pour l’économie suisse
  • qu’il n’y a pas de personne suisse ou européenne disponible pour ce travail

L’association doit faire les démarches auprès du canton.
Le canton a un office de migration et de l’emploi.
Cliquez sur cette phrase pour aller sur le site internet de l’office des migrations et de l’emploi.

Cette règle concerne aussi les étudiants du Royaume-Uni.
L’étudiant doit étudier dans une haute école suisse.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le site internet des hautes écoles suisses.
L’étudiant peut travailler après 6 mois d’études.

Les limites sont :

  • maximum 15 heures par semaine pendant les cours
  • temps plein pendant les vacances universitaires

L’association doit demander une autorisation de travail.
Elle doit remplir un formulaire qui s’appelle Formulaire E.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour voir le formulaire sur internet.
Elle doit aussi fournir une lettre de l’école de l’étudiant.
L’association peut faire cette démarche sur internet.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le site internet concerné.

L'impôt à la source

L’impôt à la source est l’argent des impôts qui est enlevé directement du salaire.
L’association enlève l’impôt du salaire avant de payer l’employé.

Pour les personnes qui habitent hors de Suisse

Ces personnes paient l’impôt à la source dans ces situations :

  • elles travaillent en Suisse mais habitent à l’étranger
  • elles ont un permis de travail de maximum 120 jours
  • elles travaillent à Genève sans autorisation de séjour en Suisse
  • elles sont des artistes, sportifs ou conférenciers qui se produisent dans le canton

Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur la page internet du canton de Genève et avoir plus d’informations.

 

Pour les personnes qui habitent en Suisse

Ces personnes paient l’impôt à la source dans ces situations :

  • elles sont de nationalité étrangère
  • elles n’ont pas de permis C

Permis C signifie l’autorisation de s’établir en Suisse.
C’est un permis permanent pour les étrangers qui vivent en Suisse depuis longtemps.
Cas spécial :
Les personnes mineures paient aussi l’impôt à la source.
Cela concerne les enfants et les jeunes de moins de 18 ans.
https://www.ge.ch/impot-source/qui-est-soumis-impot-source

Fiches salaires

Information importante :
Il est recommandé de faire des fiches de salaire tous les mois.
L’association doit donner la fiche de salaire à l’employé.

Ce que doit contenir la fiche de salaire

La fiche de salaire doit montrer :

  • le salaire brut : c’est le salaire avant les déductions
  • le salaire net : c’est le salaire que l’employé reçoit vraiment
  • toutes les déductions : c’est l’argent enlevé du salaire pour payer les assurances et les impôts
  • les suppléments s’il y en a
Remarques sur le supplément vacances

Certains contrats de travail sont payés à l’heure.
Dans ces contrats, l’employé n’est pas payé pendant les vacances.
Mais l’association doit ajouter un supplément vacances au salaire.

Le supplément vacances dépend du nombre de semaines de vacances :

  • 8,33 pour cent pour 4 semaines de vacances
  • 10,64 pour cent pour 5 semaines de vacances

Information importante :
Les employés de moins de 20 ans ont droit à 5 semaines de vacances.
Tous les autres employés ont droit au minimum à 4 semaines de vacances.

L’association peut donner plus de 4 semaines de vacances si elle le souhaite.
Le supplément doit être indiqué sur la fiche de salaire :

  • en pourcentage
  • en francs

Certificat de salaire

Information importante :
L’association doit faire un certificat de salaire chaque année.
C’est obligatoire.
Le certificat de salaire montre toutes les rémunérations de l’année.
Les rémunérations sont les paiements faits à l’employé pendant l’année.

Comment faire le certificat de salaire

Il existe des documents sur le site internet de l’administration fiscale fédérale.
L’association peut :

  • télécharger sur un ordinateur un document PDF à remplir
  • utiliser une plateforme internet qui fabrique le certificat automatiquement

Il existe aussi un guide pour aider à remplir le certificat.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le site internet de l’administration fiscale fédérale.

À qui donner le certificat de salaire

L’association doit donner le certificat de salaire à l’employé.
À Genève, l’association peut aussi l’envoyer à l’administration fiscale.
Mais ce n’est pas obligatoire.
Cliquez avec votre souris sur cette page pour lire les instructions de l’administration fiscale cantonale. 

Quand faire le certificat de salaire

L’association doit faire le certificat de salaire avant le 30 janvier.
Le certificat concerne l’année passée : celle qui vient de se terminer.

Assurances sociales

Information importante :
L’association doit payer des cotisations pour les assurances sociales.
Les cotisations sont des montants d’argent.

Ces assurances protègent l’employé dans différentes situations :

  • en cas d’arrêt de travail
  • en cas de maladie
  • en cas de chômage
  • pour la retraite

Cas particuliers

Si l’employé gagne maximum 2 500 francs par année
l’association n’est pas obligée de prendre les assurances.

Certains domaines doivent annoncer tous les employés.
Ces domaines sont :

  • la danse
  • le théâtre
  • les orchestres
  • la production musicale
  • la production audiovisuelle
  • les radios et les télévisions
  • les écoles artistiques

L’employé doit prendre lui-même son assurance maladie.
Ce n’est pas le rôle de l’association.

a. Le premier pilier d’assurances

Le premier pilier regroupe plusieurs assurances importantes.

Les assurances du premier pilier:

Comment payer les cotisations
L’association paie toutes ces cotisations à la caisse de compensation.
Elle paie toutes les cotisations en même temps.

La caisse de compensation
Il existe plusieurs caisses de compensation différentes.
Certaines caisses sont des structures privées, qui n’appartiennent pas à l’Etat.
Certaines caisses sont des structures publiques, qui appartiennent au Canton.
À Genève, la caisse s’appelle l’OCAS.
OCAS signifie Office cantonal des assurances sociales.
Il est recommandé de travailler avec l’OCAS pour payer les cotisations.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour avoir plus d’information sur l’OCAS.
Les taux de cotisation changent chaque année.
Les taux sont la part du salaire qui doit être versée à l’OCAS.
L’OCAS communique les nouveaux taux chaque année.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour connaître les taux de cotisation 2023.

Les démarches auprès de l'OCAS

1. S’inscrire comme employeur

L’association doit s’inscrire auprès de l’OCAS.
Elle doit envoyer un email à l’adresse employeurs@ocas.ch

L’association doit donner ces informations :

  • le nom et prénom d’une personne de contact
  • la date de naissance de cette personne
  • le numéro AVS de cette personne : c’est le numéro d’Assurance Vieillesse et Survivants.
  • l’adresse de l’association
  • les statuts signés de l’association

Les statuts sont les documents donnant des informations sur l’association depuis sa création.
La personne de contact doit être un membre du comité de l’association.

2. Annoncer les employés

L’association doit annoncer tous ses employés chaque année.
Elle doit le faire avant le 30 janvier.
L’annonce concerne l’année passée.
L’association doit remplir un document.
Ce document s’appelle l’attestation des salaires.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour avoir plus d’informations sur l’attestation des salaires.

L’association peut faire cette annonce sur internet.
Il existe une plateforme qui s’appelle AVSeasy.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur la plateforme.

Après l’annonce, l’OCAS envoie des factures.
L’association doit payer ces factures.

3. Annoncer les départs

Quand un employé arrête de travailler, l’association doit l’annoncer.
Il existe une démarche en ligne pour cela.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le site internet où vous pourrez faire la démarche.

4. Se radier

Si l’association arrête son activité, elle doit se radier.
Se radier signifie annoncer qu’elle ne sera plus employeuse.
Il existe une démarche en ligne pour cela.Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le site internet où vous pourrez faire cette démarche.

b. L'assurance accidents

Information importante :
L’association doit prendre une assurance accidents pour ses employés.
Cette assurance s’appelle la LAA.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour avoir plus d’informations sur cette assurance.
Elle est obligatoire si l’employé travaille 8 heures ou plus par semaine.

L’assurance couvre 2 types d’accidents :

  • les accidents professionnels
  • les accidents non professionnels

Cas particulier :
Si l’employé a 2 employeurs différents, c’est le dernier employeur qui paie l’assurance.

Par exemple :
L’employé travaille le mardi après-midi pour l’employeur 1.
L’employé travaille le mercredi matin pour l’employeur 2.
L’employé a un accident le mardi soir.
C’est l’assurance de l’employeur 1 qui paie.

c. Le deuxième pilier d’assurance

Le deuxième pilier s’appelle la prévoyance professionnelle.
On dit aussi la LPP.
Cette assurance aide l’employé à préparer sa retraite.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour avoir plus d’informations sur cette assurance.

Quand l’assurance est obligatoire

  • L’association doit prendre cette assurance si l’employé :
    est déjà inscrit à l’AVS, qui veut dire Assurance Vieillesse et Survivants
  • gagne 22 680 francs ou plus par année
    Ce montant peut changer chaque année.

Exception importante :
Certains domaines doivent prendre cette assurance dès le premier franc de salaire versé à l’employé.

Ces domaines sont :

  • la danse
  • le théâtre
  • les orchestres
  • la production musicale
  • la production audiovisuelle
  • les radios et les télévisions
  • les écoles artistiques

Comment choisir une assurance

Il existe différentes entreprises qui proposent l’assurance accidents et la LPP.
L’association choisit l’entreprise qu’elle préfère.
Certaines entreprises proposent les 2 assurances ensemble.
Par exemple, la Fondation Artes&Comoedia propose les 2 assurances.
Elle est spécialisée pour les professionnels de la culture et du spectacle.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour avoir plus d’information sur cette fondation.

Cette fondation a une particularité :
Elle accepte de prendre l’assurance LPP dès le premier franc de salaire payé aux employés.
Chaque entreprise a ses propres démarches et ses propres tarifs.

Autre obligations

  • L’attestation de gain intermédiaire

Cas particulier :
Si l’employé est inscrit au chômage, l’association a une obligation spéciale.
L’association doit remplir un formulaire chaque mois.
Ce formulaire s’appelle l’attestation de gain intermédiaire.
Cliquez avec votre souris pour voir le formulaire à remplir par l’association.
Le formulaire indique les heures de travail effectuées.
L’association doit donner ce formulaire à l’employé.

Informations supplémentaires liées au calcul du salaire

La répartition des cotisations

Les cotisations sociales sont payées par 2 parties :

  • une partie est payée par l’employé
  • une partie est payée par l’association

La partie de l’employé est enlevée du salaire brut.

Les différents types de salaire

La masse salariale : c’est le coût total de l’employé pour l’association.

Le montant de la masse salariale est l’addition :

  • du salaire brut de l’employé
  • de la part que paye l’employeur pour les cotisations sociales

Le salaire brut : c’est le montant du salaire avant ce qui est retiré pour les cotisations sociales.

Le salaire net : c’est l’argent que l’employé reçoit vraiment.

Le salaire net est calculé comme cela :
Salaire brut moins cotisations sociales égale le salaire net.

Les taux de cotisation

Les taux de cotisation changent chaque année.
Les caisses de compensation communiquent les nouveaux taux.

Information importante :
Quand l’association calcule la masse salariale, elle doit utiliser les taux de l’année en cours.

Comment calculer le salaire horaire

L’association peut calculer le salaire horaire à partir du salaire mensuel.

La formule est :
Salaire mensuel multiplié par le nombre de mois.
Ce calcul donne un montant précis.
Diviser ce montant par : le nombre d’heures de travail par semaine multiplié par 52.

Exemple :
Imaginons qu’un employé gagne 4000 francs par mois.
1 année a 52 semaines.
52 multiplié par 42 heures égale 2 184 heures par année.
2184 divisé par 12 mois égale 182 heures par mois.
4 000 francs divisé par 182 heures égale 21,97 francs par heure.

Le salaire minimum

Information importante :
À Genève, il existe un salaire minimum.
Depuis le premier novembre 2020, toutes les associations doivent respecter le salaire minimum.

Depuis le 1er janvier 2026, le salaire minimum est :

  • 24,59 francs bruts par heure
  • 4 262,27 francs bruts par mois pour 40 heures par semaine
  • 4 368,82 francs bruts par mois pour 41 heures par semaine