Créer un compte e-démarches

Avertissement

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Chaque association est différente: dans ses activités, ses buts, ses membres et donc dans la structure et les moyens nécessaires à son existence et à l’accomplissement de ses objectifs.
Ce canevas n’est donc pas une recette miracle pour arriver à l’association de vos rêves, mais plutôt un ensemble de propositions pour nourrir votre réflexion et vous offrir des repères dans la réalisation de votre projet associatif. Les conseils qui suivent ne sont ni obligatoires, ni suffisants ou exhaustifs; ils n’engagent aucunement la responsabilité de LYOXA et nécessitent toujours une adaptation à votre contexte particulier. Dans cette idée, nous vous recommandons d’effectuer une demande de suivi afin d’identifier ensemble les solutions qui seront efficaces pour vous.

Préambule

La procédure qui concerne les demandes de subventions
auprès de la Ville de Genève
a changé en septembre 2024.
Les subventions sont de l’argent donné par la ville à votre association.
La procédure, ce sont les choses qu’il faut faire étape par étape
pour faire une demande de subvention.
Ces choses s’appellent aussi des démarches.

Les nouvelles démarches doivent être faites sur internet.
Il faut se connecter à un portail en ligne.
C’est un site internet.
Cela s’appelle la plateforme e-démarches de l’État de Genève.
E-démarches signifie démarches électroniques, donc sur internet.

Chaque association qui veut faire une demande de subventions
à un service de la Ville de Genève
devra obligatoirement utiliser la plateforme en ligne.

C’est le cas si cette association veut demander une subvention :

  • au service de la culture
  • au service des sports
  • au service Agenda 21
  • au service social
  • au service de la jeunesse
  • à l’unité de la vie associative

Si vous envoyez une demande par lettre papier,
personne ne s’en occupera.
Si vous envoyez une demande par e-mail, donc avec un message sur internet,
personne ne s’en occupera.

Vous devez faire votre demande de subvention sur la plateforme internet
de l’Etat de Genève
Cela a plusieurs conséquences sur les démarches.
Cela a plusieurs conséquences sur les documents à envoyer
et sur les règles à suivre pour envoyer ces documents.
L’utilisation de cette plateforme a aussi des conséquences
sur l’argent donné aux associations.
Ces conséquences sont détaillées dans la partie numéro cinq de ce document.

Le portail en ligne de la Ville de Genève
est sur la plateforme e-démarches de l’État de Genève.
Vous devez obtenir un numéro IDE et un identifiant REG pour vous connecter.
Vous devez demander ces numéros auprès des organismes concernés.

Ce document explique les étapes à faire
avant de demander de l’argent à la Ville de Genève.

Étape 1 :
Vous inscrivez votre association au répertoire des entreprises et établissements
de l’Office fédéral de la statistique.
Un répertoire est une liste.
Ce répertoire s’appelle le REE.

Etape 2 :
Vous inscrivez votre association au répertoire des entreprises du Canton de Genève.
Ce répertoire s’appelle le REG.

Étape 3 :
Vous créez un compte sur la plateforme internet e-démarches,
c’est la plateforme de l’État de Genève.

Étape 4 :
Vous créez un compte sur le portail en ligne de la Ville de Genève.
Vous devez faire ces démarches au plus tard un mois avant la date limite.
La date limite est la date à laquelle
vous devez avoir fini d’envoyer votre demande de subvention.
Une subvention est une somme d’argent que vous demandez à un organisme
pour vous aider à faire des projets pour votre association.

Si votre association est inscrite au Registre du commerce de l’État de Genève,
vous avez déjà un numéro IDE.
Le Registre du commerce est une liste officielle
qui contient toutes les entreprises et associations importantes de Suisse.

Vous pouvez alors sauter les étapes 1 et 2 écrites au-dessus de cette phrase.

Des personnes peuvent vous aider à suivre les différentes étapes.
Ces personnes sont employées par la ville de Genève pour vous soutenir.
Ces personnes font partie d’une équipe qui s’appelle
Direction des systèmes d’information et de communication de la Ville de Genève.
On appelle cette équipe la DSIC.

Vous pouvez demander de l’aide à cette équipe :
· par téléphone au 022 418 62 60
· par email à l’adresse suivante : portail-demarches.dsic@ville-ge.ch

La permanence téléphonique est ouverte :

· le mardi de 13h30 à 17h
· le jeudi de 9h à 12h et de 13h30 à 17h
· le vendredi de 9h à 12h et de 13h30 à 17h

Une permanence téléphonique, ce sont plusieurs jours et horaires
pendant lesquels vous pouvez joindre des personnes par téléphone.

Ces personnes vous reçoivent aussi sur place.
Vous devez prendre rendez-vous.

Nous pouvons aussi vous conseiller
pour vous aider à faire ces différentes démarches.
Nous vous aidons en fonction de ce que nous savons faire.

1. Inscription au Répertoire des Entreprises et Établissements de l'Office fédéral de la statistique

Ce répertoire s’appelle le REE.
Ce sont les premières lettres de Répertoire des Entreprises et Établissements.
L’Office fédéral de la statistique est un service de l’administration suisse.
Cet office s’appelle l’OFS, ce sont les premières lettres de l’Office fédéral de la statistique
Le répertoire REE est la liste de toutes les entreprises et tous les établissements.
Ces entreprises et établissements sont de droit privé et public.
Cela veut dire qu’ils appartiennent à des personnes,
ou à des villes ou des cantons, par exemple.
Ces entreprises et établissements sont en Suisse.
Ils réalisent des activités économiques en Suisse.
Cela signifie qu’ils ont des activités qui concernent l’argent et le travail.

Certains cantons, comme Genève, utilisent ce répertoire.
Ils l’utilisent pour faire des statistiques.
Une statistique est un calcul pour compter des choses.
Ils l’utilisent aussi pour faire la gestion administrative des entreprises et établissements.
Faire la gestion administrative,
c’est s’occuper des documents, des règles et de l’organisation
d’une association ou d’une entreprise.
Vous pouvez trouver et ouvrir le répertoire REE sur internet.

>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le registre en ligne

Vous vous inscrivez en remplissant les cases du formulaire.
Ce formulaire s’appelle « formulaire destiné à interroger les données d’une entreprise ».
Les données sont les informations qui concernent l’entreprise.
Vous devez télécharger ce formulaire.
Attention : le titre du formulaire peut vous tromper.

Le formulaire dit que les associations ne peuvent pas obtenir un IDE
directement de l’Office fédéral de la statistique.
Mais c’est quand même le bon formulaire à utiliser lors de l’inscription.

Vous devez remplir le formulaire complètement.
Vous devez le renvoyer à uid@bfs.admin.ch
Vous devez joindre les statuts de votre association avec le formulaire.
Les statuts sont les documents qui expliquent comment fonctionne votre association.

Normalement, vous recevez la confirmation d’inscription au REE après 3 jours.
Vous recevez aussi le numéro IDE après 3 jours.

2. Inscription au répertoire des Entreprises du canton de Genève

Ce répertoire s’appelle aussi le REG.
Le REG recense l’activité économique du canton de Genève.
Recenser signifie compter, et noter.
L’activité économique concerne l’argent et le travail.

Le REG s’occupe de l’activité du secteur privé :
ce sont par exemple les entreprises qui appartiennent à une personne.
Il s’occupe aussi de l’activité du secteur public :
ce sont par exemple les organismes qui appartiennent à une ville ou à un canton.
Il s’occupe aussi de l’activité du secteur international.
ce sont par exemple les organismes qui ont des activités dans plusieurs pays.

Tout le monde peut trouver les informations qui sont écrites dans le REG.
Ce sont des informations publiques.
Si votre association est inscrite au Registre du commerce,
elle a automatiquement un identifiant REG.
Un identifiant REG est un code le REG la reconnaisse.
Vous pouvez alors passer à l’étape suivante.

Après l’inscription au REG, vous vous inscrivez automatiquement au REE.

Cela signifie que vous n’avez rien à faire de plus.
L’inscription prend une dizaine de jours.
Personne ne vous enverra de confirmation d’inscription.
Pour vérifier si votre association figure déjà au REG,
vous devez effectuer une recherche.

>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur la page internet du REG,
et voir si votre association est inscrite

Si des informations manquent,
vous devrez vous rendre sur la plateforme e-démarches de l’État de Genève.

Si vous n’avez pas encore de compte,
vous pouvez transmettre les informations manquantes par email.

Vous pouvez envoyer tout document utile à cette adresse email : reg.geneve@etat.ge.ch
Attention : si vous changez d’adresse dans le futur,
vous devrez écrire votre nouvelle adresse sur la plateforme.

Si vous changez de numéro de téléphone,
vous devrez aussi écrire votre nouveau numéro de téléphone sur la plateforme.

3. Création d’un compte e-démarches de l’État de Genève

La création d’un compte e-démarches est contre-intuitive pour les associations, car vous devrez à plusieurs reprises dire que vous êtes une entreprise jusqu’au moment de renseigner votre nature juridique.

Le compte e-démarches pour entreprises, qui s’adresse donc également aux associations, est différent du compte e-démarches pour les individus.

L’inscription de son association passe via le formulaire en ligne “Inscription pour les entreprises”, en sélectionnant la catégorie “entreprise genevoise” et en renseignant l’identifiant REG de l’association.

Le formulaire et l’ensemble des justificatifs indiqués doivent être imprimés, signés et envoyés par courrier postal. Le délai d’inscription peut prendre jusqu’à 21 jours.

La confirmation d’inscription sera envoyée avec l’identifiant e-démarches de l’association, puis une clé de sécurité et un lien d’activation du compte sur lequel un certain nombre d’informations sont à remplir. Passée cette étape, il est possible d’ajouter d’autres gestionnaires de compte pour l’association via le gestionnaire de compte.

Il est important que le numéro IDE et l’identifiant REG soient rattachés au compte e-démarches de l’association. Cette vérification s’effectue sur le gestionnaire de compte, sous « Gérer mon organisation », puis « identité ».

Si l’un ou les deux numéros manquent, ils doivent être communiqués à portail-demarches.dsic@ville-ge.ch avec l’identifiant e-démarches de l’association (GE-0000000), le numéro REG et/ou l’identifiant IDE.

4. Création d'un compte sur le portail des démarches de la Ville de Genève

Toutes les associations ou entreprises peuvent utiliser ce portail.
Ces associations ou entreprises ont des relations avec la Ville de Genève.

>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le portail des démarches

Le portail héberge notamment des demandes de subventions.
Héberger signifie contenir, et permettre d’accéder.

Ces demandes concernent plusieurs domaines :

· les sports
· la culture
· le développement durable

Ces demandes sont faites auprès des différents services de la Ville de Genève.

Par exemple :

  • le service de la culture
  • le service des sports
  • le service Agenda 21
  • le service social
  • le service de la jeunesse
  • l’unité de la vie associative

Quand votre association a un compte e-démarches,
Vous pouvez vous connecter au portail sur internet.

Vous devez accepter les conditions générales d’utilisation.
Cela veut dire que vous acceptez le fonctionnement du portail internet.
Vous finissez d’inscrire votre association,
quand vous acceptez les conditions générales d’utilisation.

Tous les formulaires de demande d’argent sont disponibles
dans la liste des démarches.

Vous pouvez les remplir individuellement.
Vous pouvez remplir une demande en plusieurs fois.
Vous pouvez la sauvegarder, cela veut dire l’enregistrer.
Vous pouvez la récupérer dans l’onglet brouillons.

Pour rappel, vous devez remplir les informations en français.

Les formulaires de demande de subvention disponibles
sur cette plateforme concernent les demandes de subvention
pour un projet culturel qui a lieu une seule fois
Vous faites ces demandes auprès du service culturel

Les formulaires concernent aussi les demandes de subvention nominatives
auprès du service culturel.
Une subvention nominative est une subvention donnée
à une association précise pour son fonctionnement général

Les formulaires concernent aussi certaines bourses de la Ville de Genève
pour les artistes.
Ces bourses concernent les arts plastiques et les arts appliqués

Les formulaires concernent aussi les demandes de subvention
dans le domaine de la solidarité internationale
La solidarité internationale concerne l’aide à d’autres pays

Les formulaires concernent aussi les demandes de subvention nominatives
pour les associations qui travaillent pour la cohésion sociale.
La cohésion sociale concerne les liens entre les habitants

Les formulaires concernent aussi les demandes de subvention ponctuelle
au service Agenda 21 – Ville durable.
Ponctuelle signifie qui a lieu une seule fois.
Le service Agenda 21 concerne les activités
qui servent à protéger l’environnement et le climat.

Les formulaires concernent aussi les demandes de soutien
auprès du programme G’innove.
Ce programme est fait pour soutenir des projets nouveaux et créatifs.
Ces projets permettent d’améliorer la société, et l’économie,
et de protéger l’environnement.

Vous pouvez transmettre les documents
qui décrivent comment est géré l’argent de votre association
et les rapports d’activités de votre association
grâce à un formulaire disponible sur le portail internet.
Ces documents concernent un projet mené avec une subvention
obtenue de la Ville de Genève.
Ces documents sont ceux qui expliquent
comment vous avez utilisé l’argent donné par la ville
et quelles activités vous avez fait avec.

5. Conséquences fiscales

Quand vous suivez ces étapes pour inscrire votre association,
vous le faites sur la plateforme e-démarches de l’État de Genève.
Quand vous écrivez des informations sur votre association,
vous les envoyez automatiquement à l’Administration fiscale cantonale.
On appelle cette administration l’AFC.

L’AFC pourra donc identifier toutes les associations genevoises.
L’AFC pourra vérifier leur statut fiscal.
Le statut fiscal explique si votre association doit payer des impôts
et combien elle doit payer.

Rappel : toutes les associations sont obligées de dire à l’Administration Fiscale Cantonale qu’elles existent.
Toutes les associations sont obligées de remplir leur déclaration fiscale chaque année.
La déclaration fiscale est un document que tout le monde doit compléter
et donner au service des impôts.

Si votre association n’est pas connue de l’Administration Fiscale Cantonale,
elle le sera automatiquement par cette procédure.

Vous devrez alors mettre votre situation fiscale en ordre.
Vous devrez probablement payer des impôts de manière rétroactive.
Rétroactive signifie pour les années passées.

Concernant les impôts, les administrations peuvent demander
les montants non payés de manière rétroactive sur 10 ans.

Sur le plan pénal, votre association peut être poursuivie si elle n’a pas payé ses impôts
pendant plusieurs années.
Dans le cas où une association n’a pas payé d’impôts sur plusieurs années,
elle risque une poursuite pour soustraction d’impôt.
Une soustraction d’impôt signifie ne pas avoir payé ses impôts volontairement.
L’association risque aussi une amende.
Cette amende peut être 1/3 à 3 fois le montant de l’impôt non payé.

Si elle est concernée,
votre association peut demander une amnistie fiscale.
Une amnistie fiscale signifie que l’État pardonne le fait qu’elle n’ait pas payé ses impôts
et que votre association ne sera pas punie.

Pour obtenir cette amnistie, votre association doit s’auto-dénoncer.
S’auto-dénoncer signifie dire vous-même à l’Administration Fiscale Cantonale
que vous n’avez pas payé vos impôts.

Il est aussi possible de faire une demande d’exonération fiscale.
Une exonération fiscale signifie ne pas payer d’impôts.
Vous pouvez faire cette demande en même temps
que les démarches décrites ci-dessus.
Vous pouvez aussi la faire après.

Attention : seulement un petit nombre d’associations
peuvent bénéficier de l’exonération fiscale.
C’est l’Administration Fiscale Cantonale qui décide des critères
pour ne pas avoir à payer d’impôts.
Ces critères sont appelés des critères d’éligibilité à l’exonération fiscale.
Les critères d’éligibilité sont les conditions à respecter
pour avoir droit à l’exonération.

Vous voulez mieux comprendre la fiscalité et la comptabilité associatives.
La fiscalité est ce qui concerne les impôts.
La comptabilité est ce qui concerne la gestion de l’argent.
Deux documents sont disponibles pour vous donner plus d’informations sur ce sujet.


>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour lire les documents sur la fiscalité et la comptabilité associative

A garder en tête :
il est très rare qu’une association soit exonérée des impôts,
c’est à dire qu’elle n’ait pas à payer d’impôts.

6. Ressources utilisées