Crear una cuenta “e-démarches”

Preámbulo

A mediados de septiembre de 2024, cambió el procedimiento para pedir subvenciones económicas a la Ciudad de Ginebra. Los nuevos procedimientos centralizan las solicitudes de subvenciones en un portal en línea que utiliza la plataforma de trámites en línea «e-démarches» del Estado de Ginebra. Cualquier asociación que quiera solicitar subvenciones a un servicio de la Ciudad de Ginebra (por ejemplo, Servicio de Cultura, Servicio de Deportes, Servicio Agenda 21, Servicio Social, Servicio de la Juventud, Unidad de la vida asociativa, etc.) deberá utilizar el portal en línea habilitado a estos efectos. Ya no se aceptará ninguna solicitud en papel ni por e-mail.

El uso de esta plataforma tiene una serie de consecuencias administrativas y financieras para las asociaciones, que se detallarán en el punto 5 de este documento.

Como el portal en línea de la Ciudad de Ginebra utiliza el entorno informático de la plataforma «e-démarches» del Estado de Ginebra, hay que obtener un número de identificación de empresas (IDE) y un identificador del Registro de Empresas de Ginebra (REG), en las entidades en cuestión.

Esta guía detalla los pasos que hay que seguir antes de solicitar financiación a la Ciudad de Ginebra, que son:

  1. Inscripción en el Registro de empresas y establecimientos de la Oficina Federal de Estadística (REE);
  2. Inscripción en el Registro de Empresas del Cantón de Ginebra (REG);
  3. Creación de una cuenta «e-démarches» para trámites en la plataforma del Estado de Ginebra;
  4. Creación de una cuenta en el portal en línea de la Ciudad de Ginebra.

Estos trámites deben realizarse como muy tarde un mes antes de la fecha fijada para la presentación de una solicitud de subvención.

Si la asociación está inscrita en el Registro Mercantil (RC) del Estado de Ginebra, ya dispondrá de un número IDE. En ese caso, pueden omitirse los pasos 1 y 2.

La Ciudad de Ginebra ha creado un equipo de ayuda dentro de la Dirección de Sistemas de Información y Comunicación de la Ciudad de Ginebra (DSIC). Se puede pedir ayuda:

La atención telefónica está abierta los

  • martes de 13:30 a 17:00
  • los jueves de 9:00 a 12:00 y de 13:30 a 17:00
  • los viernes de 9:00 a 12:00 y de 13:30 a 17:00

También hay atención en persona, con cita previa.

Dentro de los límites de nuestra competencia, nosotros también ofrecemos asesoramiento sobre los distintos trámites.

1. Inscripción en el Registro de Empresas y Establecimientos (REE) de la Oficina Federal de Estadística (OFS)

El REE recoge todas las empresas y establecimientos de carácter público y privado establecidos y que generan actividad económica en territorio suizo. Algunos cantones, como el de Ginebra, lo utilizan con fines estadísticos y administrativos.

Se puede acceder al registro en línea. 

La inscripción se realiza cumplimentando el formulario descargable «para solicitar datos de una empresa». Contrariamente a lo que indica título del formulario y a la mención que dice que las estructuras no pueden conseguir un IDE directamente en la OFS, este es el formulario que se debe utilizar para inscribirse.

Hay que enviar el formulario cumplimentado a uid@bfs.admin.ch, acompañado de los estatutos de la asociación.

En principio, la confirmación de inscripción en el REE y el número IDE se reciben al cabo de 3 días. 

2. Inscripción en el Registro de Empresas del Cantón de Ginebra (REG)

El REG registra la actividad económica del sector privado, público e internacional del cancón de Ginebra. Sus datos son de acceso público.

Si una asociación está inscrita en el Registro Mercantil, habrá recibido automáticamente un número de identificación del REG. En ese caso, se puede pasar a la siguiente etapa.

La inscripción en el REG sigue automáticamente a la inscripción en el REE. Tarda unos diez días y no se envía ninguna confirmación de inscripción.

Para poder comprobar si la asociación ya está inscrita en el REG, hay que hacer una búsqueda en el motor de búsqueda del REG.

Para completar la información que falte, hay que ir a la plataforma «e-démarches» del Estado de Ginebra. Si tu asociación aún no tiene una cuenta, puedes enviar la información necesaria y cualquier documento pertinente a reg.geneve@etat.ge.ch.

Recuerda actualizar los datos si se produce algún cambio en la dirección o en los datos de contacto.

3. Creación de una cuenta «e-démarches» del Estado de Ginebra

La creación de una cuenta «e-démarches» es un proceso poco intuitivo para las asociaciones, porque hay que repetir varias veces que se es una empresa hasta el momento de indicar la verdadera naturaleza jurídica.

La cuenta de «e-démarches» para empresas, es decir, que se dirige también a las asociaciones, es distinta de la cuenta «e-démarches» para particulares.

Hay que registrar la asociación a través del formulario en línea «Registro de empresas», seleccionando la categoría «entreprise genevoise» (empresa ginebrina) e indicando el identificador REG de la asociación.

A continuación, habrá que imprimir, firmar y enviar por correo postal el formulario y todos los documentos indicados. La inscripción puede tardar hasta 21 días.

La confirmación de inscripción se enviará junto con el identificador de «e-démarches» de la asociación, además de una clave de seguridad y un enlace de activación de la cuenta, que a su vez llevará a cumplimentar una serie de datos. Una vez completada esta etapa, se pueden añadir otros gestores de la cuenta de la asociación a través del gestor de cuentas.

Es importante que el número IDE y el identificador REG estén vinculados a la cuenta «e-démarches» de la asociación. Esta comprobación se hace desde el gestor de cuentas, en el apartado «Gérer mon organisation» (Gestionar mi organización), y a continuación en «identité» (identidad).Si falta alguno de los dos números, se deberán enviar a portail-demarches.dsic@ville-ge.ch junto con el identificador «e-démarches» de la asociación (GE-0000000), el número REG y/o el identificador IDE.

4. Creación de una cuenta en el portal de trámites de la Ciudad de Ginebra

Este portal en línea está dirigido a cualquier asociación o empresa que tenga relación con la Ciudad de Ginebra. En particular, recibe las solicitudes de subvenciones en los ámbitos del deporte, la cultura o el desarrollo sostenible, en los distintos servicios de la Ciudad de Ginebra (por ejemplo, Servicio de Cultura, Servicio de Deportes, Servicio Agenda 21, Servicio Social, Servicio de la Juventud, Unidad de la vida asociativa, etc.).

Una vez que la asociación disponga de una cuenta «e-démarches», basta con acceder al portal y aceptar las condiciones generales de uso para finalizar la inscripción de la asociación.

Todos los formularios de solicitud de fondos están disponibles en la lista de trámites y pueden cumplimentarse individualmente. El sistema permite cumplimentar una solicitud en varias veces guardándola y recuperándola desde la pestaña de borradores.

Recuerda que la información debe cumplimentarse en francés. 

Los formularios de solicitud de subvención disponibles en esta plataforma se refieren, principalmente a:

  • las solicitudes de subvención para proyectos culturales puntuales, ante el Servicio Cultural
  • las solicitudes de subvención nominativas ante el Servicio Cultural
  • ciertas becas de la Ciudad de Ginebra destinadas a artistas del campo de las artes plásticas y las artes aplicadas
  • las solicitudes de subvención en el ámbito de la solidaridad internacional
  • las solicitudes de subvención nominativas para asociaciones que trabajan en favor de la cohesión social
  • las solicitudes puntuales de subvención al Servicio de la Agenda 21 — Ciudad Sostenible
  • las solicitudes de ayuda del programa G’innove para proyectos innovadores con impacto social, medioambiental y económico

Además, las cuentas e informes de actividad relativos a un proyecto realizado con una subvención de la Ciudad de Ginebra también se pueden presentar a través del formulario disponible en el portal.

5. Consecuencias fiscales

Como este nuevo procedimiento utiliza la plataforma «e-démarches» del Estado de Ginebra, la información sobre las asociaciones se comparte automáticamente con la Administración Fiscal Cantonal (AFC).

Esto permite a la AFC identificar a todas las asociaciones de Ginebra y comprobar su situación fiscal. Recordamos que todas las asociaciones están obligadas a registrarse en la AFC y a cumplimentar su declaración fiscal cada año. Si tu asociación no estaba registrada en la AFC, se registrará de forma automática con este trámite. En ese caso, deberéis regularizar la situación fiscal y, posiblemente, pagar impuestos con carácter retroactivo. Desde el punto de vista fiscal, las autoridades pueden reclamar los pagos pendientes con carácter retroactivo durante 10 años. Desde el punto de vista penal, en caso de que una asociación no haya pagado impuestos durante varios años, se expone a ser procesada por evasión fiscal y a una multa de entre un tercio y tres veces el importe del impuesto, además del pago de dicho importe. Para evitar complicaciones, la asociación puede autodenunciarse para acogerse a una amnistía fiscal.

También puede solicitar la exención fiscal al mismo tiempo, o después de haber hecho los trámites anteriores. Sin embargo, solo un pequeño número de asociaciones se beneficia de la exención fiscal, según los criterios de aceptación aplicados por la AFC.

Para las cuestiones relacionadas con la fiscalidad y la contabilidad de las asociaciones, aquí encontrarás dos guías temáticas (lien hypertexte). Es importante tener en cuenta que la concesión de la exención fiscal es una excepción, y no la norma.

6. Recursos utilizados