Organiser une conférence

Organiser une conférence demande à penser à plusieurs aspects: logistique, intervenant·es, financement, communication, etc. Comme pour chaque évènement, il est important de séquencer le déroulement de l’organisation en 3 parties principales: l’avant, le pendant et l’après. Avoir toutes ces trois séquences en vues et les tâches dépendant de chacunes d’entre elle permet de mieux appréhender un évènement, et dans la mesure du possible, de prévenir des imprévus. Dans ce guide, nous passerons en revue les différentes aspects à prendre en compte en amont de l’évènement, étapes par étapes, selon ce plan:

1. Définir l’événement (objectifs, public, format)
2. Monter une équipe
3. Budget et financement
4. Trouver et contacter les intervenants
5. Chercher et réserver la salle
6. Bénévolat
7. Communication et promotion
8. Préparer la technique et la logistique
9. Timeline indicative

Il est capital de bien définir votre évènement lors des premières étapes de la réflexion. Parmis les questions principales, on peut se demander:

• Quels sont les objectifs de cette conférence?
  Que veut-on atteindre comme but? C’est en partie ce qui vous permettra de dresser un bilan et savoir si votre conférence a bien porté les fruits que vous souhaitez, et dans le cas contraire, ce qui serait à changer.
• Qui est le public cible de ma conférence?
  Qui aimerait-on atteindre? Par ex. est-ce que la conférence s’adresse à des expert·es du milieu abordé, ou s’adresse-t-on à des personnes novices? Cela permettra de définir la complexité des sujets abordés mais aussi les intervenants à inviter.
• Quel format aura ma conférence?
  Est-ce qu’il y a aura des tables rondes? Feront-nous participer le public? Y aura t’il des ateliers participatifs?

Les réponses à ces questions ne sont pas figés et peuvent évidemment évoluer avec le projet, mais elles permettent d’avoir un bonne base et ne pas s’éparpiller lors des premières étapes de l’organisation.

• Avoir une équipe solide

L’organisation d’une conférence ne peut pas reposer sur une seule personne. Il est donc capital d’avoir un noyau dur qui l’organise. ça peut être une commission d’organisation et un groupe de travail par exemple. Encore une fois, bien que non figé, il est très utile de définir qui fait partie de ce noyaux dur et de s’assurer avec elleux qu’iels ont bien compris le cadre de l’évènement, ainsi que du travail que cela peut représenter. Cela permet à ces personnes de s’approprier l’organisation, et évite en général les désistements ou les pertes d’intérêts au fil du temps.

• Répartir les rôles

De la même manière, une répartition des tâches est primordiale, afin d’éviter le travail en doublon ou à l’inverse, un flou artistique quant aux tâches attribuées qui mènerait au non-accomplissement desdites tâches.

Il est recommandé d’avoir une personne en charge de la coordination de l’équipe. Cette personne aura la vision globale sur tout ce qui se fait, se chargera d’organiser les séances de travail de l’équipe, et sera de cette manière un garde-fou pour l’évènement. 

Selon le nombre de personnes qui composent l’organisation, on peut avoir une personne par secteur principal (gestion des bénévoles, technique, intervenants, communication, etc.). Les rôles sont évidemment cumulables, mais il faut faire attention à ne pas avoir les yeux plus gros que le ventre. Aux abords d’un évènement, la charge de travail (et mentale!) augmente considérablement et il est parfois difficile de gérer plusieurs (ou trop) de secteurs. Vous pouvez consulter notre guide générale sur l’organisation d’une manifestation pour voir les différents rôles possibles et leurs cahiers des charges.

• Avoir un système de décision clair

Les décisions peuvent être prises conjointement, mais il est intéressant de se poser la question de que faire en cas de désaccord au sein de l’équipe par exemple. La répartition des rôles permet aussi une application plus efficace des décisions puisque les personnes seront relativement expertes de leur secteur et peuvent en général appliquer les décisions de manières éclairée.

Organiser une conférence peut générer divers frais : location de salle, défraiement des intervenant·es, technicien·nes, affiches, collation après l’événement, etc.

Deux grandes solutions existent pour couvrir ces coûts :

• Soutiens externes

Sollicitez des subventions ou des aides matérielles auprès de fondations, institutions publiques, associations partenaires ou sponsors privés. La plupart demanderont un dossier de présentation incluant une description du projet, un budget prévisionnel, et parfois vos statuts ou le dernier procès-verbal de votre association. Certaines exigeront une contrepartie (par exemple l’ajout de leur logo sur vos supports).

• Autofinancement 

Complétez ou remplacez ces soutiens par vos propres ressources : ventes de pâtisseries, buvette, billetterie d’entrée ou chapeau en fin de conférence.

Pour les soutiens externes, vous pouvez vous référer à notre canevas “Comment mener une recherche de fonds” pour plus d’informations.

Comment les identifier :

• Exploitez vos réseaux : contacts personnels, membres de l’association, partenaires, etc. C’est souvent la manière la plus efficace.
• Pensez aux ONG, associations, universités ou autres institutions : elles peuvent proposer des intervenant·es ou vous orienter vers des personnes pertinentes.
• N’hésitez pas à contacter directement les personnes ciblées si vous en avez déjà en tête.

Prise de contact :

• Privilégiez un premier contact écrit (mail ou message), même si une discussion orale précède ou suit cet échange. Cela permet de clarifier les informations, de garder une trace écrite et ainsi d’éviter les malentendus.
• Fournissez toutes les informations nécessaires : date et heure, lieu, type de public, thème de l’intervention, durée, rôle exact, possibilité d’utiliser un support (PowerPoint, vidéos, etc.), et conditions de défraiement éventuelles. Tous ces éléments doivent être couverts pour éviter des malentendus et permettre à l’intervenant·e de se préparer au mieux.

Accueil et suivi des intervenant·es pendant la conférence

• Confort et attention : Prévoyez des bouteilles d’eau et éventuellement des petits cadeaux pour les intervenant·es, surtout s’ils/elles participent bénévolement.
• Accompagnement : Veillez à ce que les intervenant·es ne soient pas laissés seuls. Ils/elles doivent être bien accueillis et pris en charge, idéalement par quelqu’un d’autre que les organisateurs principaux afin que ceux-ci puissent se concentrer sur le déroulement général de la conférence.
• Gestion du temps : Assurez-vous que chaque intervention respecte le temps imparti. Pour les conférences avec plusieurs intervenant·es, n’hésitez pas à indiquer clairement le temps restant et à intervenir si nécessaire pour éviter tout dépassement.

• Accès et coût : Vérifiez s’il est possible d’obtenir une salle gratuitement, en fonction des objectifs, du public et du thème de la conférence. La location peut être coûteuse. Des plateformes telles que Lieu Idéal sont utiles pour prendre connaissance des salles dans votre région.
• Taille adaptée : Ne choisissez pas une salle trop grande si vous n’êtes pas sûr de la remplir. Une salle plus petite, pleine à craquer, crée une meilleure ambiance qu’une grande salle à moitié vide.
• Accessibilité : Privilégiez une salle facile d’accès, surtout si l’événement est gratuit ou ouvert au public. La distance peut décourager une partie de votre audience.
• Frais annexes : Renseignez-vous sur les coûts supplémentaires éventuels (technicien, équipement technique, nettoyage, etc.). Dans certaines salles, la présence d’un technicien est obligatoire (tarif indicatif : 65 CHF/h).
• Disponibilité et préparation : Assurez-vous que la salle soit disponible avant et après l’événement pour l’installation et le rangement.
• Orientation du public : Si nécessaire, indiquez le chemin jusqu’à la salle (panneaux aux arrêts de bus, flèches, signalétique sur place).

• Vous aurez certainement besoin d’une équipe plus large qu’uniquement le noyau d’organisation. Pour cela, vous aurez besoin de bénévoles. Plusieurs points sont à prendre en compte:
  • Team-building : Ne négligez pas la cohésion de votre équipe bénévole, elle facilite la collaboration et l’efficacité le jour de l’événement. S’il y a des nouveaux·elles membres ou des personnes qui ne connaissent pas l’association, prévoyez un moment informel (en amont de l’évènement) pour que toutes les personnes qui seront présentes se rencontrent, rencontrent l’équipe organisatrice, etc. Il ne s’agit pas d’un briefing formel mais plutôt d’un moment convivial pour créer un esprit de cohésion.
  • Disponibilité : Prévoyez des plages horaires larges (on ne peut jamais prévoir les imprévus!), et faites en sorte que vos bénévoles soient planifiés selon des horaires réalistes. Il vaut mieux libérer un·e bénévole 30min en avance que de lui demander de rester 30min de plus.
  • Répartition des tâches : Attribuez à chacun des missions plus ou moins précises, tout en laissant une marge d’adaptation selon les situations.
  • Délégation : Savoir déléguer est essentiel car il est impossible de tout superviser soi-même. Si possible, déléguez certaines responsabilités aux bénévoles qui sont prêt·es à les recevoir, et faites leur confiance (par ex. un·e responsable accueil public ou un·e responsable loges). Il est important de bien les guider et les cadrer, mais il est surtout capital de les laisser gérer une fois la délégation faite. Restez disponible pour elleux, et prévoyez des points de situation pour vous assurer que tout se passe bien.
  • Briefing : Organisez un briefing avant l’événement. Plus il sera clair et concis, mieux ce sera. Si vous utilisez des applications de messagerie pour vos groupes de bénévoles, mettez par écrit les rôles, tâches, contacts importants, etc. Avoir ces informations par écrit et sous la main permettra aux bénévoles de s’y référer et d’être plus autonomes.
  • Reconnaissance et sérieux : Rappelez-vous que vos bénévoles donnent de leur temps. Ils méritent votre reconnaissance. Ça ne les libère pas de la responsabilité de réaliser avec sérieux les tâches pour lesquelles iels se sont engagées, mais soyez conscient·es du temps et de l’énergie que ces personnes mettent à disposition gratuitement.

• Adapter au public : Définissez les canaux de communication en fonction de votre audience. Pour un public jeune, privilégiez les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, Snapchat, etc.), mais limitez-vous à deux plateformes principales pour rester efficace. Pour un public plus âgé, complétez par des supports physiques : flyers, affiches, programmes distribués localement, etc.
• Clarté des informations : Vos affiches et publications doivent indiquer clairement : où, quand, quoi, pour qui et dans quel but.
• Mention des partenaires : Vérifiez si vos soutiens financiers exigent la présence de leur logo sur les supports.
• Fréquence et pertinence : Communiquez de manière progressive pour ne pas saturer votre public. Une publication par semaine est souvent suffisante pour maintenir l’intérêt et toucher de nouvelles personnes, à condition que chaque message apporte une information utile.
• Valorisation des intervenant·es : Pensez à présenter les intervenant·es à votre public avant l’événement (via posts ou affiches) pour susciter l’intérêt et donner de la visibilité.