Défraiements et indémnistations

Avertissement

Chaque association est différente: dans ses activités, ses buts, ses membres et donc dans la structure et les moyens nécessaires à son existence et à l’accomplissement de ses objectifs.
Ce canevas n’est donc pas une recette miracle pour arriver à l’association de vos rêves, mais plutôt un ensemble de propositions pour nourrir votre réflexion et vous offrir des repères dans la réalisation de votre projet associatif. Les conseils qui suivent ne sont ni obligatoires, ni suffisants ou exhaustifs; ils n’engagent aucunement la responsabilité de LYOXA et nécessitent toujours une adaptation à votre contexte particulier. Dans cette idée, nous vous recommandons d’effectuer une demande de suivi afin d’identifier ensemble les solutions qui seront efficaces pour vous.

Introduction

Il est essentiel pour toute association de reconnaître le travail réalisé par ses membres bénévoles. De nombreux chercheurs soulignent en effet le rôle central du bénévolat : il constitue un pilier du fonctionnement associatif, contribue à la vitalité du tissu social, renforce les liens communautaires et encourage la participation citoyenne.

Ce sujet contient de nombreuses complexités,  pour de multiples raisons. Les associations utilisent en général une terminologie très variable pour qualifier les avantages qu’elles procurent à leurs membres. Le paysage associatif est vaste et les situations particulièrement variées. Si certaines associations fonctionnent avec des tâches salariées (avec des % en EPT), d’autres fonctionnent avec un salaire horaire, voire une compensation annuelle forfaitaire ou des défraiements.

La majorité des associations reposent sur le bénévolat, c’est-à-dire l’investissement de personnes sans rapport de contre-prestation. Les associations employant des bénévoles peuvent décider de valoriser cet engagement et remercier ces personnes de manière non monétaire, en organisant des évènements internes de reconnaissance, ou en prenant en charge certaines dépenses liées à l’engagement bénévole. 

Pourquoi parler de défraiement et de salariat dans les associations?

Certaines associations peuvent décider, pour certaines tâches qui dépassent les capacités de leurs bénévoles,  de prévoir des compensations financières. Cet aide-mémoire vise à clarifier la terminologie et les bases des obligations liées à de telles indemnisations.

Défraiement

Les associations choisissent souvent de défrayer l’ensemble des dépenses en lien avec leur investissement dans l’association des bénévoles. De même, des associations peuvent choisir de dépenser de l’argent au profit des bénévoles (en repas, évènements, vêtements, déplacement, etc.). Ces dépenses peuvent être traitées de manières différentes selon les situations, c’est pourquoi nous proposons ici une présentation juridique simplifiée afin de clarifier les notions principales.

Le défraiement, c’est uniquement le remboursement des frais que la personne a engagé au profit de son activité. Par exemple, la nourriture, le trajet, l’hébergement peuvent être des frais qui seront défrayés/remboursés. Par principe, chaque demande de remboursement de frais doit être prouvée par une quittance. Notons qu’il est parfois possible de rembourser forfaitairement certains frais. Pour un bon descriptif sur le sujet, voir par exemple le document récapitulatif proposé par Vitamine B. 

Salariat

Le salariat n’est pas incompatible avec la forme associative. Il est en effet parfois nécessaire pour des associations de rémunérer des personnes pour atteindre leur but (voir par exemple cette présentation par Bénévolat Vaud). Lorsqu’elle atteint une certaine taille, une association peut faire le choix de rémunérer certaines tâches. Les raisons de ces choix dépendent de chaque association. Parmi celles-ci, les plus courantes sont de décharger les bénévoles dont la charge de travail devient trop importante pour être effectuée bénévolement, ou dans une volonté de clarifier les responsabilités ou d’implémenter des standards de qualité qu’une activité salariée est mieux à même de garantir.

Le salaire, c’est la rémunération que touche une personne physique en échange de son temps ou de ses efforts. Peu importe les montants touchés, tout salaire doit être déclaré fiscalement comme tel par les personnes physiques qui le reçoivent comme par les personnes qui le paient dès le premier franc. Pour désigner un salaire, les associations utilisent parfois les mots « indemnisation », « indemnités », ou encore « gratification ». Il est capital de retenir que ces sommes resteront considérées comme du salaire par les autorités.

Une association étant une personne morale de droit privé, elle se voit appliquer par principe les mêmes règles que les entreprises. L’administration fiscale cantonale (AFC) peut donc effectuer un contrôle de la comptabilité des associations et de leurs pratiques lors de l’analyse d’une demande d’exonération fiscale d’une association, lors du contrôle périodique des associations exonérées ou lors de la déclaration fiscale ordinaire d’une association, en contrôlant les comptes de celle-ci.

Le défraiement

Il n’y a juridiquement pas de limite de montants dans les frais qui peuvent être remboursés (hors système forfaitaire, voir plus bas). La question de la proportionnalité de la dépense en fonction de la tâche effectuée est une question laissée à la discrétion de la direction et de l’assemblée générale de l’association. Cependant, si une association rembourse des dépenses jugées excessives ou inutiles par rapport à la tâche accomplie, ces dépenses peuvent être considérées comme un salaire par les autorités fiscales – ce qui peut entraîner des conséquences pour l’association et pour la personne concernée (Cf. la partie sur le salariat).

D’un point de vue comptable, les exigences peuvent différer selon la taille et les montants au bilan de l’association. Les principes comptables demandent de ne rembourser que les dépenses établies sur pièce comptable (donc avec une quittance « légitime »). Rappel: une pièce comptable est au sens de la loi “tout document écrit, établi sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, qui permet la vérification de la transaction ou du fait qui est l’objet de l’enregistrement”(selon l’art. 957a al. 3 CO) Les associations sont en droit d’édicter des règles spécifiques encadrant les dépenses acceptées pour le remboursement (par exemple en prévoyant un montant payé par km parcouru avec un véhicule privé (env. 70cts/km au maximum, selon la Conférence Suisse des impôts), ou à l’interdiction de se faire rembourser des achats d’alcool). En général, ces règles spécifiques sont consignées dans un règlement financier interne.

Les remboursements forfaitaires

Afin de faciliter la tenue des comptes associatifs et de simplifier le calcul et le paiement des frais des bénévoles pour l’utilisation de leurs ressources “personnelles”  mises à disposition et difficiles à chiffrer (p.ex. forfait de téléphone, utilisation d’un logement privé, ordinateur, logiciels, imprimante, internet), les autorités fiscales considèrent que les associations sont en droit de procéder à un remboursement forfaitaire des frais. Pour le détail voir le Règlement-Modèle de règlement des remboursements de frais pour les entreprises et les organisations à but non lucratif du 1er février 2024.

Selon l’administration fédérale des contributions, il faut différencier le remboursement forfaitaire de frais pour des personnes salariées (p. 3-9 du règlement susmentionné) et pour des personnes bénévoles (p. 10-12 du règlement susmentionné). Il faut impérativement qu’un règlement financier spécifiant ces dispositions ait été adopté pour pouvoir procéder à un tel remboursement forfaitaire. La conférence Suisse des Impôts met à disposition un modèle de règlement pour les organisations à but non lucratif.

Remboursement forfaitaire de frais pour les bénévoles

Pour des personnes agissant bénévolement, il est possible d’adopter un règlement des frais / financier permettant un remboursement forfaitaire des frais jusqu’à 1’000.- / an au max. (Art. 5, p.12 du règlement susmentionné).

Les frais ne doivent en principe pas être annoncés dans la déclaration fiscale des personnes bénévoles. Il n’y a pas d’attestation de salaire, donc pas de déclaration du forfait à effectuer par les particuliers (les dépenses sont déjà considérées comme des charges pour les associations et il ne s’agit a priori pas de revenus pour les particuliers). Le remboursement de frais n’a en principe pas d’influence sur les assurances sociales des personnes.

Remboursement forfaitaire de frais pour les salarié-es

Pour les personnes salariées par les associations, en particulier pour les personnes salariées exerçant des fonctions dirigeantes dans l’association, ce modèle forfaitaire prévoit des montants plus élevés (si « plus de 6’000 CHF par an, ils ne doivent pas dépasser 5% du salaire brut (rémunérations variables comprises) » avec un « maximum de 24’000 CHF par an », selon l’art.2, p.2 du règlement susmentionné).

L’indemnisation et le salariat

En principe, dès qu’une personne effectue une tâche et reçoit une somme en retour, les autorités fiscales considèrent ce versement comme un salaire. Pour l’administration fiscale, recevoir de l’argent en échange d’un travail est en principe considéré comme une indemnisation soumise à l’obligation de déclaration, indépendamment de la qualification du contrat.

Pour la personne physique, une obligation d’annoncer les sommes reçues aux autorités fiscales existe en principe dès le premier franc. Notons que certaines lois fiscales cantonales peuvent prévoir des exonérations pour certains montants ou les revenus tirés de certaines activités (l’implication d’une personne dans certaines associations liées à l’état – comme les pompiers – pourraient en particulier être exonérées). Si la personne renonce à toucher l’argent qui lui est dû, ou décide de le donner à l’association, tant l’association que la personne ne doivent pas déclarer ces versements fiscalement (l’argent n’ayant au final pas transité entre les acteurs économiques).

Lorsqu’une association verse de l’argent à une personne physique, plusieurs seuils peuvent s’appliquer avec des obligations différentes pour la personne morale :

Attention, le salaire minimum en vigueur à Genève peut soulever des questions juridiques pour certaines associations qui versent des indemnités en échange du temps mis à disposition.

Qu’avez-vous pensé de ce canevas ?

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