¿Qué es una asociación?
Una asociación es una estructura en la que las personas (dos como mínimo) ponen en común sus recursos, competencias y medios al servicio de un fin ideal. Una asociación tiene personalidad jurídica y se rige por los artículos 60 y siguientes del Código Civil suizo. Es un lugar de participación ciudadana y compromiso cívico para la sociedad, conforme a su o sus fines ideales, en la que los miembros se implican y colaboran para alcanzar esos fines.
Una asociación se compone de miembros que se reúnen en la Asamblea General, un órgano ejecutivo (a menudo denominado «comité») y un órgano de auditoría de cuentas.
Etapas de la creación de una asociación
- Tener un fin ideal que deben compartir al menos dos personas;
- Redactar los estatutos;
- Organizar una Asamblea General fundacional;
- Levantar el acta de la Asamblea General fundacional (en francés);
- Firmar los documentos de constitución (los estatutos y el acta de la Asamblea General fundacional);
- Abrir una cuenta bancaria o postal;
- Buscar nuevos socios y socias;
- Desarrollar su actividad.
Recomendamos crear la asociación con una buena base de socios y socias, aunque la ley permite crearla con solo dos personas. Las asociaciones requieren mucha energía e implicación desde el momento de la fundación, por eso es aconsejable reunir a un grupo inicial de personas que puedan contribuir a su desarrollo.
Estatutos
Los estatutos son la base jurídica de una asociación. Todo lo que se recoja en los estatutos debe seguirse para garantizar que la asociación cumpla las normas. Todo lo que no esté escrito en los estatutos queda abierto a interpretación. Por eso, y con vistas al futuro, recomendamos que los estatutos sean lo más completos posible.
Además, la redacción de los estatutos es una etapa fundamental del proceso de reflexión previa a la creación de una asociación. Esta reflexión es necesaria para los socios fundadores, porque permite plantearse el conjunto de la estructura, los socios y socias, las acciones y la consecución de los objetivos iniciales. Por eso recomendamos que este proceso se haga de forma colectiva. Si todos los miembros de la asociación y las futuras partes interesadas participan en la creación, se sentirán parte de ella.
Ofrecemos un servicio de ayuda para redactar los estatutos. Varios de nuestros socios y socias son juristas, por lo que podrán comprobar las implicaciones jurídicas de los estatutos. También se pueden descargar nuestros modelos de estatutos publicados en línea, como ayuda para la redacción.
Los estatutos se adoptan en la Asamblea General fundacional de la asociación, y deben constar en el acta de dicha asamblea. Una vez terminada la Asamblea fundacional y elegido el órgano ejecutivo, los Estatutos deben ser firmados por dicho órgano, al igual que el acta. Además, el acta y los estatutos deben mencionar, obligatoriamente, los nombres y cargos de los miembros del «Comité» (o del órgano ejecutivo elegido, con el nombre que tenga) que irán acompañados de sus firmas individuales.
Asamblea General fundacional
La creación de una asociación pasa por la celebración de su Asamblea General fundacional. Esta asamblea marca la constitución formal de la asociación. Los estatutos deberán haberse redactado previamente a tal efecto, para que se puedan aprobar y adoptar en la asamblea. Además de los estatutos, habrá que firmar el acta de esta Asamblea General.
Actas
Las actas deben incluir el orden del día, la lista de asistencia, y la fecha/lugar/hora de la reunión.
El orden del día debe aprobarse al inicio de la reunión. Todos los acuerdos deben constar en acta, junto con el método utilizado para aprobarlos (por consenso o por votación con el número de votos).
En el orden del día del acta de la Asamblea General fundacional deben aparecer estos puntos: aprobación del orden del día, aprobación de los estatutos/modificaciones de los estatutos, elección del comité o de la junta, elección de los auditores.
Lyoxa pone a disposición un modelo de acta de la Asamblea General constitutiva (en francés).
Tesorería y cuenta bancaria
Recomendamos leer nuestra guía «Llevanza de la tesorería de una asociación» para todos los aspectos relacionados con la gestión operativa..
No todas las asociaciones tienen las mismas necesidades bancarias, ya que dependen de sus recursos y actividades. Sean cuales sean las soluciones de pago que se adopten, hay que tener en cuenta que probablemente deberán adaptarse en función de la evolución de la asociación a lo largo del tiempo. Son varios los bancos que ofrecen a las asociaciones la posibilidad de abrir cuentas bancarias con gastos reducidos y varias tarjetas.
Los trámites administrativos en PostFinance son los más sencillos, a pesar de que quizá los gastos sean más elevados.
Para abrir una cuenta, basta con ir a la web del banco elegido y seguir el procedimiento en línea, o ir directamente a la sucursal.
Atención, para abrir una cuenta postal, se necesita el apellido, nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad y la firma de todas las personas apoderadas (tres como máximo). Estas personas pueden firmar de forma mancomunada (esto es, un documento debe llevar las tres firmas para ser legítimo) o individualmente (basta con una sola firma). Además, la asociación ya debe contar con los estatutos aprobados por la Asamblea fundacional y con el acta de dicha asamblea. Los dos documentos deben recoger los nombres, cargos y firmas de las personas apoderadas para confirmar su facultad de representación.
Es posible disponer de una tarjeta de retirada de efectivo además de las tarjetas de E-Finance de acceso a la banca virtual. Hay que pedirla al abrir la cuenta o por teléfono en cualquier momento. La apertura de una cuenta de asociación incluye dos tarjetas de acceso y una tarjeta de retirada de efectivo. Si se piden más tarjetas habrá que pagarlas.
Para poder llevar la contabilidad, se pueden pedir talones de abono con los datos de la cuenta.
Dirección postal de la asociación
Para que la asociación tenga una dirección postal, debe estar creada. La dirección de reenvío de correspondencia se rige generalmente por los estatutos de la asociación. A menudo se utilizan las direcciones personales del presidente o del tesorero a estos efectos. La dirección de reenvío debe ser obligatoriamente la de un miembro del Comité o de la junta de la asociación. Consulta la web de La Poste para obtener más información.
Al presentar la solicitud, habrá que aportar los estatutos firmados y aprobados, el acta que certifique que la persona a la que pertenece la dirección de reenvío es miembro de la mesa de la Asamblea y presentar su documento de identidad.
Dirección de e-mail de la asociación
Se puede crear una cuenta de la asociación para obtener acceso gratuito. El procedimiento es largo, pero factible. Se puede crear una dirección con la extensión @tu_asociacion con Gmail. Para ello, hay que crear una cuenta GSuite. En Lyoxa tenemos el contacto de un informático que puede encargarse del mantenimiento y la configuración de las dirección de e-mail de Google.
Registro de asociaciones
No existe un registro oficial de asociaciones en el Cantón de Ginebra.
La inscripción en el Registro Mercantil solo es obligatoria si se cumplen determinados criterios muy concretos (que se explican en el siguiente apartado). No debe confundirse con un registro de asociaciones.
La Fondation Ethique et Valeurs ha creado un registro alternativo de asociaciones en su plataforma À nous de jouer. Allí puedes crear un perfil de tu asociación.
Criterios que obligan a la inscripción en el Registro Mercantil
Estos son los criterios que obligan la inscripción en el Registro Mercantil:
1. Ejercer una actividad comercial
La asociación persigue sus fines estatutarios mediante el ejercicio de una actividad económica estable y estructurada, por ejemplo, vendiendo prestaciones o bienes de forma habitual (talleres, servicios, objetos, etc.).
Atención: Este criterio es cualitativo y no depende únicamente del volumen de negocios. Una asociación puede tener un volumen de negocios importante sin que esto implique que su actividad se considere «una actividad comercial», y viceversa.
2. Obligación de auditorías ordinarias (art. 69b CC)
Una asociación está sujeta a una auditoría obligatoria si durante dos ejercicios seguidos supera al menos dos de los tres umbrales siguientes:
- Resultado: 10 millones de CHF
- Volumen de negocios: 20 millones de CHF
- Personal: 50 ETP (equivalentes a tiempo completo de media anual)
3. Recaudación o distribución de fondos en el extranjero
Si el objetivo principal de la asociación es recaudar o distribuir fondos en el extranjero con fines benéficos, educativos, religiosos, sociales o culturales, la inscripción en el Registro Mercantil también es obligatoria (art. 61 párr. 2 cap. 3 CC), en relación con la normativa de prevención del blanqueo de capitales. Puede haber excepciones para este último criterio, bajo ciertas condiciones muy concretas (art. 90 párr. 2 Ordenanza del Registro Mercantil (ORC)).
Checklist – Crear una asociación
¡Haz clic aquí para desplegar la check-list!
Preparación
- Definir un fin ideal (común a al menos 2 personas).
- Reunir a un grupo fundador (recomendado: más de 2 personas para compartir la carga de trabajo).
Redacción y adopción de los estatutos
- Redactar los estatutos de la asociación (contenido completo y claro). ¡Recuerda que puedes utilizar el modelo elaborado por Lyoxa!
- Prever la información obligatoria: fines, órganos, socios, asamblea general, comité, finanzas.
- Preparar los documentos para la Asamblea fundacional.
Asamblea General fundacional
- Fijar la fecha, hora y lugar de celebración de la Asamblea General fundacional.
- Establecer el orden del día obligatorio (aprobación del orden del día, aprobación de los estatutos, elección del comité, fijación de las cuotas, elección de los auditores de cuentas).
- Celebrar la Asamblea General fundacional y levantar el acta.
- Recabar la firma en el acta y los estatutos de las personas elegidas para el comité.
Documentos fundacionales
- Conservar los estatutos firmados.
- Conservar el acta firmada.
- Indicar claramente los nombres, cargos y firmas de los miembros del comité.
Organización práctica
- Decidir una dirección postal oficial (de un miembro del comité o dirección de reenvío).
- Crear una dirección de correo electrónico propia de la asociación.
Tesorería y cuenta bancaria
- Elegir un banco adaptado a las necesidades de la asociación.
- Preparar los documentos necesarios: estatutos, acta, documentos de identidad y firmas de las personas autorizadas.
- Decidir si las firmas serán mancomunadas o individuales.
- Solicitar las formas de pago (tarjetas, talones de abono, etc.).
Obligaciones y registro
- Comprobar si la asociación debe inscribirse en el Registro Mercantil.
- Si no es obligatorio, plantear la posibilidad de inscribirla en un registro alternativo (por ejemplo, en la plataforma À nous de jouer).
Desarrollo
- Buscar nuevos socios y socias.
- Hacer actividades acordes con los estatutos.
- Garantizar un seguimiento administrativo y financiero (actas, cuotas, contabilidad).