Avertissement
Vous consultez la version de ce document en Français simplifié. Pour la version originale, choisissez le français dans le menu en haut à droite.
Chaque association est différente: dans ses activités, ses buts, ses membres et donc dans la structure et les moyens nécessaires à son existence et à l’accomplissement de ses objectifs.
Ce canevas n’est donc pas une recette miracle pour arriver à l’association de vos rêves, mais plutôt un ensemble de propositions pour nourrir votre réflexion et vous offrir des repères dans la réalisation de votre projet associatif. Les conseils qui suivent ne sont ni obligatoires, ni suffisants ou exhaustifs; ils n’engagent aucunement la responsabilité de LYOXA et nécessitent toujours une adaptation à votre contexte particulier. Dans cette idée, nous vous recommandons d’effectuer une demande de suivi afin d’identifier ensemble les solutions qui seront efficaces pour vous.
Comprendre ce qu’est une association
Une association est un groupe de deux personnes minimum.
Ces personnes ont un but commun.
Ces personnes mettent en commun :
• ce qu’elles savent faire
• leur temps
• leurs moyens : de l’argent ou du matériel
Une association a une personnalité juridique.
Cela veut dire que l’association existe officiellement aux yeux de la loi.
La loi suisse définit les règles des associations.
Ces règles sont dans le Code civil suisse.
Les articles numéro 60 et les suivants expliquent ces règles.
Le Code civil suisse est un livre qui réunit des textes de lois et des règlements.
Le but d’une association doit être idéal.
Cela veut dire que l’association ne cherche pas à gagner de l’argent pour ses membres. L’association travaille pour améliorer la société.
Une association a 3 organes importants.
Un organe est un groupe de personnes qui joue un rôle précis dans l’association.
L’Assemblée générale
L’Assemblée générale regroupe tous les membres de l’association.
C’est l’organe le plus important.
L’Assemblée générale est la réunion pendant laquelle les personnes présentes
prennent les décisions importantes pour l’association.
Le Comité
Le Comité est l’organe exécutif.
C’est le groupe de personnes qui dirige l’association au quotidien.
Le Comité fait exécuter, c’est-à-dire réaliser ce qui est décidé par l’Assemblée générale.
L’organe de vérification des comptes
Cet organe vérifie la comptabilité de l’association.
Il vérifie que l’argent est bien géré.
Les étapes à suivre pour créer une association
Voici les étapes à suivre pour créer une association :
Étape 1 : Avoir un but commun
Vous devez être minimum 2 personnes. Vous devez avoir un but idéal commun.
Étape 2 : Écrire les statuts
Les statuts sont les règles de fonctionnement de l’association.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour voir notre modèle de statuts.
C’est un modèle de document que vous pouvez utiliser.
Étape 3 : Organiser l’Assemblée générale constitutive
Une assemblée générale constitutive est la première réunion officielle de l’association.
Cette réunion marque la création officielle de l’association.
Étape 4 : Écrire le procès-verbal de l’Assemblée générale
Le procès-verbal est le document qui raconte ce qui s’est passé pendant la réunion.
>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour recevoir notre modèle de procès-verbal sur votre ordinateur ou votre téléphone.
Étape 5 : Signer les documents
Vous devez signer :
- les statuts : les documents qui expliquent comment est organisée votre association
- le procès-verbal de l’Assemblée générale constitutive
Les personnes élues au Comité doivent signer ces documents.
Étape 6 : Ouvrir un compte bancaire
L’association doit avoir un compte bancaire ou postal.
Étape 7 : Chercher de nouveaux membres
Continuez à chercher de nouvelles personnes pour rejoindre votre association.
Étape 8 : Développer vos activités
Commencez à réaliser les activités de votre association.
Il faut aussi les poursuivre dans le temps.
Nous vous conseillons de créer l’association avec plus de deux personnes.
Parce que créer une association demande beaucoup de travail.
Avec plus de personnes, vous pouvez partager le travail.
Une liste de toutes ces étapes est disponible à la fin de ce document.
Les statuts de l’association
Les statuts sont les documents qui expliquent comment fonctionne l’association.
Ces documents permettent à l’association d’exister officiellement.
Tout ce qui est écrit dans les statuts doit être respecté.
Si certaines informations ne sont pas écrites clairement,
cela peut créer des doutes et des désaccords entre les membres de l’association.
Nous vous conseillons d’écrire des statuts très complets et très précis
Écrire les statuts est une étape très importante.
Cette étape vous fait réfléchir à :
- comment l’association va fonctionner
- qui seront les membres
- quelles seront les activités de l’association
- comment vous allez réaliser vos buts
Nous conseillons d’écrire les statuts tous ensemble.
Toutes les personnes qui créent l’association doivent participer.
Parce que si tout le monde participe, tout le monde se sentira impliqué.
Lyoxa peut vous aider à écrire vos statuts.
Plusieurs membres de Lyoxa sont juristes.
Les juristes sont des personnes spécialistes du droit.
Ces personnes peuvent vérifier que les documents appelés les statuts
respectent la loi.
Vous pouvez aussi télécharger nos modèles de statuts.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour mettre ces modèles
sur votre ordinateur ou votre téléphone
Les statuts sont adoptés lors de l’Assemblée générale constitutive.
Cela veut dire que les documents sont lus et acceptés par les personnes qui participent à l’Assemblée générale.
Les statuts doivent être recopiés dans le procès-verbal de cette assemblée.
Le procès-verbal est le texte qui explique ce que les personnes disent
pendant l’Assemblée générale
Après l’Assemblée constitutive, les personnes élues au Comité doivent signer :
- les statuts : les documents qui expliquent comment s’organise l’association
- le procès-verbal : le texte qui raconte ce que les gens ont dit pendant l’Assemblée générale
Le procès-verbal et les statuts doivent contenir :
- les noms des membres du Comité
- les fonctions des membres du Comité : c’est à dire leur rôle dans l’association
- les signatures de chaque membre du Comité
Assemblée générale constitutive
L’Assemblée générale constitutive est la première réunion officielle de l’association.
Cette réunion est le moment de la création officielle de l’association.
Vous devez avoir déjà écrit les statuts avant cette réunion,
pour que les statuts puissent être acceptés à ce moment-là.
Après cette réunion :
Vous devez signer le procès-verbal de l’Assemblée générale constitutive.
Vous devez aussi signer les statuts.
Le procès-verbal
Un procès-verbal est un document qui raconte ce qui s’est passé pendant une réunion.
Un procès-verbal doit contenir :
- un ordre du jour : c’est la liste des sujets dont il faut parler pendant la réunion
- la liste des personnes présentes à cette réunion
- la date de la réunion
- le lieu de la réunion
- l’heure de la réunion
L’ordre du jour doit être adopté au début de la réunion.
Toutes les décisions doivent être écrites dans le procès-verbal.
Vous devez indiquer comment la décision a été prise :
- par consensus : c’est à dire que les personnes présentes se sont mises d’accord
- par vote : dans ce cas, il faut indiquer le nombre de voix.
Informations sur le procès-verbal de l’Assemblée générale constitutive
Pour l’Assemblée générale constitutive, l’ordre du jour doit contenir :
- l’adoption de l’ordre du jour : cela signifie que la liste des sujets à aborder est acceptée
- l’adoption des statuts : cela signifie que les documents qui expliquent
le fonctionnement de l’association sont acceptés - l’élection du Comité : c’est l’organisation du vote
pour désigner les personnes qui feront partie du Comité - l’élection de l’organe de vérification des comptes :
c’est l’organisation du vote pour désigner les personnes
qui contrôlent la gestion de l’argent de l’association
Cliquez sur cette phrase pour voir un modèle de PV d’Assemblée générale constitutive
Trésorerie et Compte bancaire
La comptabilité
La comptabilité est l’activité qui consiste à noter tout l’argent qui entre et qui sort.
Lyoxa a créé un document qui explique comment faire la comptabilité d’une association.
Ce document s’appelle “Tenue de trésorerie associative”.
La trésorerie, c’est l’argent disponible pour l’association.
Cliquez ici avec votre souris pour voir le guide.
Toutes les associations n’ont pas besoin des mêmes services de la part de la banque.
Les besoins dépendent :
• de la quantité d’argent qu’a l’association
• des activités de l’association
Ces besoins peuvent changer avec le temps.
Votre association va évoluer.
Vos besoins de services bancaires vont peut-être évoluer aussi.
Plusieurs banques proposent des comptes spéciaux pour les associations.
Ces comptes coûtent moins cher.
Ces comptes permettent d’avoir plusieurs cartes bancaires.
Un service appelé PostFinance est souvent une solution simple
pour les démarches concernant l’argent des associations
Mais les frais peuvent être un peu plus élevés.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour voir le site internet de PostFinance
Les informations pour ouvrir un compte bancaire
Pour ouvrir un compte bancaire vous pouvez :
- aller sur le site internet de la banque
et suivre la procédure en ligne - aller directement dans une agence de la banque
Vous devez fournir certaines informations pour toutes les personnes
qui auront le droit de gérer le compte.
Avoir le droit de gérer le compte s’appelle avec procuration.
Les informations à donner sont :
• leur nom
• leur prénom
• leur date de naissance
• leur nationalité
• leur signature
Vous pouvez donner une procuration à maximum trois personnes.
Cela signifie que trois personnes maximums auront le droit de gérer le compte.
Il existe 2 types de signature :
- La signature collective.
Cela veut dire qu’un document doit être signé par toutes les personnes qui ont une procuration.
Par exemple : si trois personnes ont une procuration, les trois doivent signer. - La signature individuelle
Cela veut dire qu’une seule signature suffit.
N’importe quelle personne avec une procuration peut signer seule.
Pour ouvrir un compte vous devrez aussi montrer à la banque :
- les statuts acceptés adoptés par l’Assemblée constitutive
Ce sont les documents qui expliquent comment s’organise l’association - le procès-verbal de l’Assemblée constitutive
C’est le texte qui raconte ce que les personnes présentes ont dit pendant la réunion.
Ces 2 documents doivent contenir :
- les noms des personnes qui ont procuration
- les fonctions des personnes qui ont procuration
- les signatures des personnes qui ont procuration
Les informations sur les cartes bancaires
et les moyens de paiement :
Vous pouvez demander une carte de retrait d’argent.
Vous pouvez demander des cartes d’accès pour faire des démarches
avec la banque sur internet.
Vous devez faire ces demandes :
• quand vous ouvrez votre compte
• après, par téléphone
Si vous les demandez à l’ouverture du compte
ces cartes sont gratuites.
Les cartes de retrait supplémentaires sont payantes.
Vous pouvez aussi commander des bulletins de versement
pour le compte que vous ouvrez.
Ce sont des documents qui vous permettent de bien suivre l’argent qui arrive
sur le compte de votre association.
L'adresse postale de l'association
Votre association a besoin d’une adresse postale pour recevoir du courrier.
Souvent, c’est l’adresse personnelle du Président de l’association.
Souvent, c’est aussi l’adresse personnelle du trésorier de l’association.
Dans tous les cas, l’adresse postale doit obligatoirement être celle
d’une des personnes membres du Comité.
Vous pouvez consulter le site de la Poste pour plus d’informations.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour voir le site de la Poste
Pour créer une adresse postale d’association, vous devez fournir
les statuts signés et adoptés.
Ce sont les documents qui expliquent comment s’organise l’association.
Adoptés veut dire que les membres de l’association sont d’accord
avec ce qu’il y a dans ces documents
Pour créer une adresse postale d’association, vous devez aussi fournir
le procès-verbal qui prouve que l’adresse de l’association
est bien celle d’un membre du Comité.
Pour créer une adresse postale d’association
vous devez aussi fournir la carte d’identité
de la personne qui donne son adresse à l’association.
Cette adresse s’appelle l’adresse de redirection de l’association.
L'adresse email de l'association
Vous pouvez créer une adresse email pour votre association.
Cela peut être gratuit pour les associations.
Les démarches sont longues mais c’est possible.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour lire d’autres informations sur ces démarches.
Avec Gmail, vous pouvez créer une adresse qui contient :
@votre_association
Pour cela, vous devez créer un compte GSuite
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le site où vous pourrez créer un compte
Lyoxa peut vous mettre en contact avec un informaticien.
Cet informaticien peut vous aider à installer et entretenir vos adresses email.
Le registre des associations
Un registre est un document qui doit lister des informations.
Il n’existe pas de registre officiel des associations à Genève.
Le Registre du commerce existe.
Mais le Registre du commerce n’est pas un registre des associations.
Ce sont 2 choses différentes.
Inscrire son association au registre du commerce n’est pas obligatoire.
Sauf dans certains cas, qui sont expliqués en dessous de cette phrase.
La Fondation Éthique et Valeurs a créé un registre alternatif.
Il est alternatif parce qu’il remplace celui qui pourrait exister dans le canton de Genève
mais qui n’existe pas.
Ce registre est sur une plateforme qui s’appelle “À nous de jouer”.
Vous pouvez inscrire votre association sur cette plateforme.
Trois cas dans lesquels l'inscription au Registre du Commerce est obligatoire
L’inscription au Registre du Commerce est obligatoire dans 3 cas :
L’inscription au Registre du Commerce est obligatoire en cas
d’activité commerciale
Votre association a une activité qui lui rapporte de l’argent.
Par exemple :
- vous vendez souvent des services,
ce sont des choses que des gens font pour d’autres personnes - vous vendez souvent des objets
- vous vendez souvent des activités organisées
Attention :
Ce n’est pas la quantité d’argent que gagne votre association
qui fait que vous avez une activité considérée comme commerciale.
Ce sont les activités que propose votre association
qui font que vous avez une activité commerciale ou pas.
L’inscription au Registre du Commerce est obligatoire en cas
de révision ordinaire des comptes
La révision ordinaire des comptes est la vérification
de la gestion des comptes de votre association
par un spécialiste extérieur à votre association.
Votre association doit s’inscrire au Registre du Commerce si elle dépasse deux niveaux
parmi les trois niveaux existants
pendant deux années de suite.
Les trois niveaux sont :
- Votre association a un bilan de 10 millions de francs
- Votre association a un chiffre d’affaires de 20 millions de francs
- Votre association a 50 employés à plein temps
Le bilan est un document qui montre ce que possède l’association et ce qu’elle doit.
Le chiffre d’affaires est tout l’argent que l’association gagne en une année.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour lire l’article de loi numéro 69b CC qui explique la révision ordinaire des comptes
L’inscription au Registre du Commerce est obligatoire
en cas de collecte ou distribution de fonds à l’étranger
Votre association gagne peut-être de l’argent à l’étranger.
Votre association distribue peut-être de l’argent à l’étranger.
Si c’est l’activité principale de votre association,
vous devez vous inscrire au Registre du Commerce.
Cette obligation concerne les associations qui travaillent dans les domaines :
- caritatif, pour aider les personnes qui n’ont presque rien
- éducatif
- religieux
- social
- culturel
Dans certain cas, les associations qui ont des activités dans ces domaines
peuvent quand même ne pas avoir à s’inscrire au Registre du Commerce.
Cette obligation est liée aux lois contre le blanchiment d’argent.
Le blanchiment d’argent est le fait de cacher l’origine illégale d’une somme d’argent.
Dans certain cas, les associations concernées par ces activités
peuvent quand même ne pas avoir à s’inscrire au Registre du Commerce
La liste de vérification des choses à faire pour créer une association
Cliquez ici pour dérouler la liste!
Vous pouvez utiliser cette liste pour vérifier que vous avez suivi toutes les étapes
qu’il faut accomplir pour créer une association.
Préparer la création de l’association
- Définir un but idéal : le but doit être commun à minimum 2 personnes
- Réunir un groupe fondateur : ce sont les personnes qui vont fonder l’association
Nous recommandons qu’il y ait plus de 2 personnes pour partager le travail
Rédiger et adopter des statuts
- Rédiger les statuts de l’association : ce sont les documents qui expliquent comment l’association s‘organise.
Les statuts doivent être complets et clairs.
Vous pouvez utiliser le modèle de Lyoxa si cela vous aide
Cliquez sur cette phrase avec votre souris pour télécharger le modèle de statuts. - Prévoir les mentions obligatoires.
Les mentions obligatoires sont les phrases qui expliquent des détails sur l’association comme :
- le but de l’association
- les organes de l’association : ce sont les différents groupes de personnes qui l’organisent
- les membres de l’association
- les personnes qui sont présentes à l’Assemblée générale,
ce sont tous les membres de l’association - le Comité :
ce sont les personnes qui font réaliser les activités de l’association - les finances
- Préparer les documents pour l’Assemblée constitutive
L’assemblée générale constitutive est la première réunion officielle de l’association.
Cette réunion marque la création officielle de l’association.
L’assemblée générale constitutive
- Fixer la date de l’Assemblée générale constitutive
- Fixer l’heure de l’Assemblée générale constitutive
- Fixer le lieu de l’Assemblée générale constitutive
- Établir l’ordre du jour obligatoire, c’est la liste des sujets desquels il faut parler pendant l’assemblée générale constitutive :
- valider de l’ordre du jour
- adopter les statuts : cela veut dire valider les documents qui expliquent comment s’organise l’association
- voter pour choisir les membres du Comité :
ce sont les personnes qui font réaliser les activités de l’association
- fixer la cotisation : c’est le montant à payer par les membres de l’association
- voter pour l’organe de vérification des comptes :
ce sont les personnes qui contrôlent l’argent de l’association - Tenir l’Assemblée générale constitutive :
cela veut dire l’organiser et l’animer - Rédiger le procès-verbal : c’est le document où décrire
ce qu’il s’est passé pendant la réunion - Faire signer le procès-verbal par les personnes élues au Comité
- Faire signer les statuts par les personnes élues au Comité
Les documents constitutifs
Ce sont les documents qui permettent de créer l’association
- Ranger les statuts signés
- Ranger le procès-verbal signé
- Vérifier que les documents contiennent :
- les noms des membres du Comité
- les rôles précis des membres du Comité
- les signatures des membres du Comité
L’organisation pratique de l’association
- Choisir une adresse postale officielle
L’adresse doit être celle d’un membre du Comité - Ou créer une adresse qui sera celle de l’association
- Créer une adresse email dédiée à l’association
La comptabilité et le compte bancaire
- Choisir une banque adaptée aux besoins de l’association
- Préparer les documents nécessaires :
- les statuts
- le procès-verbal
- les identités des personnes qui ont une procuration,
ce sont les personnes qui ont le droit de signer les documents de la banque - les signatures des personnes avec une procuration
- Choisir si les signatures sont collectives ou individuelles,
c’est-à-dire choisir si les signatures de toutes les personnes
qui ont une procuration sont nécessaire
ou si une signature suffit.
- Commander les moyens de paiement :
- les cartes bancaires
- les bulletins de versement
Les obligations et l’inscription de l’association
sur le Registre du Commerce
- Vérifier si l’association doit s’inscrire au Registre du Commerce
- Si ce n’est pas obligatoire, réfléchir pour savoir s’il est utile
d’inscrire l’association sur le registre alternatif.
Cela peut se faire sur la plateforme qui s’appelle À nous de jouer
Le développement
- Embaucher de nouveaux employés pour l’association
- Commencer à réaliser les activités de l’association.
Ces activités doivent correspondre à ce qui est écrit dans les statuts de l’association - Vérifier et contrôler les activités administratives de l’association.
Cela veut dire s’assurer que les documents de l’association sont signés et à jour.
Cela veut aussi dire vérifier que les procès-verbaux sont écrits.
Ce sont les documents qui expliquent ce que les personnes disent et décident pendant les réunions de l’association par les personnes concernées.
Cela veut aussi dire de vérifier que les membres de l’association paient leurs cotisations.
Ce sont les montants que les membres doivent verser à l’association.
Cela veut aussi dire vérifier que la comptabilité est faite.
La comptabilité est le fait de contrôler l’argent qui rentre et qui sort
des comptes de l’association.