Introducción
La gestión de la tesorería y de la contabilidad es un todo un desafío para cualquier asociación, independientemente de su tamaño. Bien llevada, garantiza la transparencia para con los socios y socias, las autoridades y los proveedores de fondos, y contribuye a la duración de la organización. Por el contrario, mal organizada, puede debilitar a la asociación y socavar su credibilidad.
El objetivo de esta guía es:
- explicar de forma clara las distintas obligaciones jurídicas en Suiza y, más concretamente, en el cantón de Ginebra;
- presentar los tres regímenes contables posibles y sus implicaciones;
- sugerir métodos sencillos para una gestión adecuada.
Esta guía se dirige principalmente a las asociaciones activas en Suiza, y más concretamente a las del cantón de Ginebra, debido a los requisitos específicos de la ciudad para conceder subvenciones. Está pensada tanto para voluntarios y voluntarias como para personal asalariado encargado de la tesorería, miembros de los comités, y para cualquier persona que quiera entender las bases de la gestión financiera de una asociación
Para todas las cuestiones relativas a la fiscalidad de las asociaciones: impuestos, exenciones, IVA, etc., te invitamos a consultar nuestra guía dedicada a estos temas.
1. Tesorería frente a contabilidad
La tesorería es uno de los componentes fundamentales de la gestión de una asociación, tanto en el momento de su creación como durante el desarrollo de sus actividades.
Se refiere a todo el efectivo inmediatamente disponible, es decir, el dinero que la asociación puede utilizar en cualquier momento para pagar sus gastos corrientes. Es vital para garantizar el buen funcionamiento diario de la asociación, anticiparse a las dificultades financieras, tomar decisiones estratégicas informadas y tranquilizar a colaboradores, socios y socias y posibles organismos de financiación. Representa la capacidad de la asociación para cumplir con sus compromisos financieros a corto plazo (como alquileres, salarios, etc.) y debe entenderse como un indicador clave de la salud financiera y la sostenibilidad de una asociación.
La tesorería abarca generalmente dos aspectos:
- La gestión de la tesorería en sentido estricto, es decir, el seguimiento y la planificación de los flujos financieros a corto plazo (liquidez en el banco y/o flujo de caja, ingresos, desembolsos, donaciones, etc.). En pocas palabras, es el seguimiento de las entradas y salidas de dinero de la asociación.
- La contabilidad, por su parte, es el aspecto administrativo y reglamentario: registra y procesa las operaciones financieras, elabora los estados contables y gestiona la documentación relacionada.
En esta guía, presentamos los 3 tipos de contabilidad posibles:
- La contabilidad de caja o contabilidad de entradas y salidas: es la forma más sencilla de contabilidad.
- La contabilidad comercial: contabilidad «estándar» según el Código de Obligaciones suizo.
- La contabilidad según una norma reconocida: Las recomendaciones suizas de contabilidad conocidas como Swiss GAAP FER (RPC) para las asociaciones domiciliadas en Suiza.
Cuando mayor sea las asociación, más completa (y compleja) deberá ser su contabilidad. El siguiente apartado de esta guía te permitirá saber a qué régimen contable está sujeta tu asociación.
La gestión de la tesorería y la contabilidad pueden estar a cargo de la misma persona dentro de la asociación. En el caso de las asociaciones pequeñas que utilicen la contabilidad de caja, a menudo el tesorero desempeña, implícitamente, las funciones de contable y de responsable de tesorería, y suele ser miembro del órgano de dirección de la asociación. En el caso de la contabilidad comercial o la contabilidad según normas reconocidas, lo recomendable es separar estas dos funciones para repartir la carga de trabajo y contar con una perspectiva doble.
| Tipo de contabilidad | Función del tesorero | Función de la persona que se encarga de la contabilidad |
|---|---|---|
| Contabilidad de caja | Supervisa el flujo de entradas y salidas, presenta el informe financiero a la Asamblea General y garantiza el cumplimiento de los requisitos legales mínimos. | Registra los ingresos y gastos, actualiza el estado de tesorería y lleva el registro del patrimonio de la asociación. |
| Contabilidad comercial (CO) | Garantiza que todos los asientos contables se registren correctamente y se archiven en el lugar adecuado, comprueba las cuentas anuales y presenta el balance y la cuenta de resultados de conformidad con el Código de Obligaciones (CO). | Realiza asientos contables, prepara estados financieros, concilia cuentas bancarias y cuentas por cobrar/por pagar. |
| Contabilidad según normas reconocidas (como Swiss GAAP FER) | Vela por la aplicación de las normas elegidas, garantiza la transparencia ante los miembros y financiadores, se coordina con el auditor externo si la auditoría es obligatoria. | Aplica las reglas de la norma (presentación, valoraciones), elabora las memorias y los informes requeridos, gestiona los asientos complejos (amortizaciones, provisiones). |
Salvo disposición en sentido contrario en los estatutos, el tesorero asume ante todo un papel ejecutivo: ofrece información y asesoramiento a la asociación sobre el estado de su patrimonio y trabaja para alcanzar los objetivos de la asociación. Sin embargo, para garantizar una visión objetiva del estado de las finanzas, hace propuestas de gastos, reembolsos, inversiones y ahorro de forma coherente con los fines de la asociación a largo plazo.
Los estatutos pueden especificar una serie de aspectos relacionados con la tesorería, en concreto:
- Las modalidades de compromiso jurídico de la asociación especifican quién tiene derecho a firmar contratos o pagar facturas en nombre de la asociación. Indican, además, si estas decisiones pueden adoptarse en solitario o si deben estar firmadas por varios miembros del comité. Se puede fijar una cantidad máxima por la cual una persona puede firmar sola, y por encima de dicha cantidad, será necesaria la firma mancomunada de varias personas.
- Las modalidades del ejercicio contable (fecha de inicio y de fin, duración, si coincide o no con el año natural).
- La obligación de rendir cuentas ante un órgano de supervisión o ante la Asamblea General.
- La existencia o no de cuotas para socios y socias, así como los métodos utilizados para calcular el importe.
Apertura de una cuenta bancaria
Si aún no tiene una cuenta bancaria, haga clic aquí
No todas las asociaciones tienen las mismas necesidades bancarias, ya que dependen de sus recursos y actividades. Sean cuales sean las soluciones de pago que se adopten, hay que tener en cuenta que probablemente deberán adaptarse en función de la evolución de la asociación a lo largo del tiempo. Son varios los bancos que ofrecen a las asociaciones la posibilidad de abrir cuentas bancarias con gastos reducidos y varias tarjetas.
Los trámites administrativos en PostFinance son los más sencillos, a pesar de que quizá los gastos sean más elevados.
Para abrir una cuenta, basta con ir a la web del banco elegido y seguir el procedimiento en línea, o ir directamente a la sucursal.
Atención, para abrir una cuenta postal, se necesita el apellido, nombre, fecha de nacimiento, nacionalidad y la firma de todas las personas apoderadas (tres como máximo). Estas personas pueden firmar de forma mancomunada (esto es, un documento debe llevar las tres firmas para ser legítimo) o individualmente (basta con una sola firma). Además, la asociación ya debe contar con los estatutos aprobados por la Asamblea fundacional y con el acta de dicha asamblea. Los dos documentos deben recoger los nombres, cargos y firmas de las personas apoderadas para confirmar su facultad de representación.
Para poder llevar la contabilidad, se pueden pedir talones de abono con los datos de la cuenta.
Tipos de contabilidad
Todas las asociaciones domiciliadas en Suiza deben rendir cuentas, es decir, llevar y presentar documentos contables al final de cada ejercicio. El deber de rendir cuentas de las asociaciones domiciliadas en Suiza se deriva, principalmente, de los artículos 69 y 69a del Código Civil suizo (CC) y del artículo 957 y siguientes del Código de Obligaciones (CO).
Estas cuentas deben presentarse a la Asamblea General, de conformidad con los estatutos y obligaciones internas de la asociación, además de tener que declararse ante las autoridades fiscales.
Atención: la auditoría de cuentas es un proceso diferente, que no tiene nada que ver con la forma de contabilidad elegida por la asociación, y se explicará más adelante en esta guía.
Los distintos tipos de contabilidad
Como se ha explicado más arriba, existen tres tipos principales de contabilidad. Cada tipo depende de criterios propios de la asociación, y la someten a obligaciones legales concretas. Por lo tanto, los requisitos de presentación de cuentas están condicionados por el tipo de contabilidad aplicable.
La siguiente tabla te ayudará determinar, de un vistazo, el régimen aplicable a tu asociación. Si uno solo de los criterios del tipo de contabilidad superior corresponde a la asociación, habrá que aplicar ese régimen.
Para ver los criterios que obligan a la inscripción en el Registro Mercantil, haga clic aqui
Estos son los criterios que obligan la inscripción en el Registro Mercantil:
1. Ejercer una actividad comercial
La asociación persigue sus fines estatutarios mediante el ejercicio de una actividad económica estable y estructurada, por ejemplo, vendiendo prestaciones o bienes de forma habitual (talleres, servicios, objetos, etc.).
Atención: Este criterio es cualitativo y no depende únicamente del volumen de negocios. Una asociación puede tener un volumen de negocios importante sin que esto implique que su actividad se considere «una actividad comercial», y viceversa.
2. Obligación de auditorías ordinarias (art. 69b CC)
Una asociación está sujeta a una auditoría obligatoria si durante dos ejercicios seguidos supera al menos dos de los tres umbrales siguientes:
- Resultado: 10 millones de CHF
- Volumen de negocios: 20 millones de CHF
- Personal: 50 ETP (equivalentes a tiempo completo de media anual)
3. Recaudación o distribución de fondos en el extranjero
Si el objetivo principal de la asociación es recaudar o distribuir fondos en el extranjero con fines benéficos, educativos, religiosos, sociales o culturales, la inscripción en el Registro Mercantil también es obligatoria (art. 61 párr. 2 cap. 3 CC), en relación con la normativa de prevención del blanqueo de capitales. Puede haber excepciones para este último criterio, bajo ciertas condiciones muy concretas (art. 90 párr. 2 Ordenanza del Registro Mercantil (ORC)).
| Tipo de contabilidad | Criterios | |
|---|---|---|
| Contabilidad de caja (o de ingresos y gastos) |
Si está subvencionada por la Ciudad de Ginebra:
| |
| Contabilidad comercial (o contabilidad por partida doble) |
| |
| Contabilidad según una norma reconocida por el Consejo Federal (Swiss GAAP FER (RPC) para las asociaciones) |
Si está subvencionada por la Ciudad de Ginebra:
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Para los criterios relacionados con las subvenciones de la ciudad de Ginebra véase “L’essentiel de la présentation des comptes pour les organismes à but non lucratif et les personnes physiques subventionnées” y “Annexe 1 du Règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales (Etat au 1er août 2023)“.
Seleccione el régimen al que está sujeto
Income and expenditure accounting (or cash accounting)
Como se ha explicado más arriba, este régimen será el aplicable a las asociaciones pequeñas con pocos ingresos (menos de 500 000 CHF/año) y sin subvenciones importantes concedidas por la Ciudad de Ginebra (según los importes indicados en el cuadro anterior). Así, la mayoría de las asociaciones están sujetas a este régimen simplificado.
En la contabilidad de entradas y salidas, la tesorería es el aspecto principal para la gestión y organización de las actividades de la asociación.
La contabilidad de entradas y salidas incluye, principalmente:
- El efectivo en caja (metálico);
- Los saldos bancarios y/o postales positivos;
- Las posibles inversiones a corto plazo, fácilmente movilizables/realizables;
- las posibles deudas.
En referencia al artículo 957 párr. 2 del CO, las elementos fundamentales de esta contabilidad son:
- Un flujo de caja que registra de forma cronológica todas las entradas y salidas de efectivo durante el ejercicio contable, y que se utilizará para elaborar la cuenta de ingresos y gastos al final del ejercicio contable.
- Un balance general que enumera el activo y las deudas de la asociación en un momento dado (normalmente el final del ejercicio contable).
Flujos de efectivo y cuenta de ingresos y gastos
La llevanza de la tesorería no requiere conocimientos específicos de contabilidad, pero sí rigor y organización. Consiste en registrar el historial de entradas y salidas de efectivo (cuenta bancaria y/o postal y caja) en una hoja de cálculo Excel o un programa informático (por ejemplo, Bexio o Banana para asociaciones). Cada transacción debe indicar la fecha exacta en la que el dinero entra o sale de la cuenta o de la caja. Es importante señalar que cada gasto debe estar justificado con un documento contable (factura, recibo, etc.), para garantizar la trazabilidad de los fondos y evitar posibles conflictos de intereses o malversaciones.
Cada transacción debe responder a cuatro preguntas:
- Cuándo
- Cuánto
- A quién
- Por qué
Los registros contables se pueden conservar en formato digital. Sin embargo, se recomienda encarecidamente guardar los originales, especialmente si la asociación recibe alguna subvención.
Se permite la conservación en formato digital siempre y cuando los documentos escaneados sean legibles, estén completos y se archiven de forma segura y duradera, con copias de seguridad adecuadas. Deben estar disponibles para presentación en cualquier momento, en caso de inspección.
Por ello, los documentos contables deben archivarse de forma ordenada y fácilmente accesible.
La contabilidad y todos los justificantes deben conservarse durante diez años.
Según la ley, cada asiento debe estar justificado (entrada y salida). En el caso de las entradas de dinero, las operaciones bancarias deberán indicar los datos de la persona que haya transferido el dinero, y recomendamos que se especifique el motivo del pago (cuota, donación, pago…). En el caso de las operaciones en efectivo, se pueden agrupar las operaciones (por ejemplo, venta de pasteles del xx.xx, entrada 50).
Por último, es importante comprobar periódicamente que los asientos de tesorería y el saldo coinciden con la información de los extractos bancarios/postales y de caja. Esto requiere una conciliación frecuente: solo hay que compara el cuadro de seguimiento del estado de tesorería con los extractos bancarios o postales, para asegurarse de que los importes coinciden.
A continuación encontrarás un ejemplo de cómo se presenta del flujo de caja en la mayoría de los casos.
Detalles de las columnas:
- Fechas de las operaciones: indicar la fecha en que se produjo la entrada o el desembolso real (flujo financiero real), no la fecha de la factura o del compromiso.
- Concepto: breve descripción de la entrada o la salida.
- Entradas y salidas: indicar los importes realmente recibidos o desembolsados.
- Saldo acumulado: indicar la situación financiera una vez contabilizados los ingresos y los gastos.
- Categoría: especificar la partida principal en la que se registra el ingreso o el gasto; esta información se utilizará para calcular el total en la cuenta de pérdidas y ganancias.
Presentación de la cuenta de ingresos y gastos:
Al cierre del ejercicio contable, a efectos de la presentación de las cuentas anuales, los ingresos y los gastos se agrupan y totalizan según distintas categorías (véase más arriba) para elaborar la cuenta de pérdidas y ganancias. Por lo tanto, no es necesario indicar las fechas ni el desglose de cada transacción, sino únicamente las principales categorías y el total del ejercicio. A continuación figura un ejemplo de presentación de una cuenta de pérdidas y ganancias.
Balance general
Como se ha mencionado, en la contabilidad de caja, el segundo documento que se debe presentar al final del ejercicio contable es el balance general de la asociación. En resumen, es una instantánea de la situación financiera de la asociación al final del ejercicio contable.
Por eso hay que indicar los importes presentes en las cajas y en las cuentas bancarias y/o postales. A continuación, se presenta un ejemplo del balance general:
Atención: hay que incluir el posible pasivo (por ejemplo, facturas recibidas pero pendientes de pagar). De lo contrario, el balance general podría arrojar un saldo positivo al cierre del año, aunque la asociación lleve varios meses sin pagar sus gastos, lo que distorsionaría la visión de su situación financiera y pondría en peligro su supervivencia.
Los importes y/o saldos deben trasladarse a la fecha elegida (que, en la mayoría de los casos, será el cierre del ejercicio contable). En general, a 31 de diciembre del año en curso.
Sin embargo, la asociación puede elegir otra fecha si está justificado. Un ejercicio contable dura 12 meses, salvo el primer ejercicio, que puede ser más corto o más largo (23 meses como máximo). La fecha de cierre suele fijarse en los estatutos de la asociación o mediante acuerdo de la Asamblea General o del Comité. Una vez fijada, la fecha debe ser constante (para que poder comparar los períodos contables de año en año).
Una vez cerrado el ejercicio, las personas autorizadas para representar a la asociación —normalmente el presidente y el tesorero—, firman la cuentas anuales, elaboradas según el régimen de contabilidad de caja. Con esta firma se certifica que las cuentas han sido elaboradas, validadas y aprobadas por el Comité antes de ser presentadas a la Asamblea General.
Una vez aprobadas por la Asamblea General, se cierra el ejercicio contable, se aprueba la gestión del tesorero, y comienza un nuevo ejercicio contable.
[Excel para descargar: hoja de plantilla, hoja de ejemplo]
A continuación, se deben someter las cuentas a la aprobación de la Asamblea General, normalmente en un plazo de entre tres y seis meses después del cierre del ejercicio, salvo que los estatutos dispongan otra cosa.
Si la asociación es pequeña y no ejerce ninguna actividad comercial, no está obligada legalmente a someterse a auditorías. Sin embargo, se recomienda a todas las asociaciones, independientemente de su tamaño o actividad, que sometan sus cuentas a una auditoría independiente, para garantizar la transparencia y el buen gobierno.
Contabilidad comercial (o contabilidad por partida doble)
La diferencia entre los 3 sistemas de contabilidad radica principalmente en la manera en que se registran y presentan las operaciones en la contabilidad y, por tanto, en los estados financieros.
Además del flujo de caja, la contabilidad comercial incluye un balance, una cuenta de resultados y, si es necesario, una memoria. Su objetivo es presentar la situación económica de la organización de forma que un tercero pueda formarse una opinión con conocimiento de causa.
Es importante distinguir este tipo de contabilidad del seguimiento del flujo de caja (saldo bancario/en caja). Mientras que el flujo de caja solo refleja las entradas y salidas de efectivo, la contabilidad comercial también incluye las facturas emitidas pendientes de cobro, así como las facturas recibidas pendientes de pago. Por lo tanto, ofrece una imagen más completa de la situación financiera y los compromisos de la asociación.
La contabilidad comercial se basa entonces en el principio de partida doble, según el cual cada operación se anota dos veces: una vez en el debe y otra en el haber, en dos cuentas diferentes, de forma que se mantenga siempre un equilibrio en el balance.
Las normas y requisitos legales aplicables son los del CO (artículos 958 a 962) y los de la Olico (Ordenanza sobre la conservación y retención de registros contables).
Llevar una contabilidad comercial puede ser especialmente difícil. Por eso, recomendamos contar con la ayuda de personas con experiencia en la llevanza de contabilidad o de profesionales (por ejemplo, contables con certificado CFC) para establecer el plan contable, configurar el software e incluso elaborar las cuentas. Para llevar este tipo de contabilidad, es necesario utilizar un software especializado que genere de forma automáticamente los balances y las cuentas de ingresos y gastos a partir de los asientos contables.
Dada la complejidad de la contabilidad comercial, recomendamos que se encargue la revisión de las cuentas a un contable profesional. Aunque en Suiza no existe una obligación legal de certificación oficial, la complejidad, las exigencias legales o el deseo de transparencia pueden justificar recurrir a un profesional cualificado u autorizado (por ejemplo, una asesoría contable o un auditor autorizado por la LSR). Habida cuenta del coste de esta opción, es aconsejable convocar una licitación. Remitimos a las consideraciones sobre la auditoría ordinaria o la revisión limitada, que puede hacer las veces de esta revisión. Si en la asociación se decide que la contabilidad comercial sea revisada por personas no profesionales, puede ser conveniente una revisión previa hecha por profesionales.
Se puede encontrar un ejemplo detallada de este tipo de contabilidad en el documento titulado «L’essentiel de la présentation des comptes pour les organisations à but non lucratif et les personnes physiques subventionnées» publicado por la Ciudad de Ginebra.
Balance
El balance refleja el patrimonio y la situación financiera de la asociación en la fecha de cierre del ejercicio contable. Comprende el activo y el pasivo de la asociación. Este es el aspecto que suele tener un balance en la mayoría de los casos.
Puedes consultar el glosario del Anexo 3 para ver las explicaciones de los términos utilizados en esta tabla.
Cuenta de resultados (o de pérdidas y ganancias)
La cuenta de resultados (también conocida como cuenta de pérdidas y ganancias) refleja los ingresos y los gastos de la asociación durante el ejercicio.
La memoria completa y comenta la información facilitada en las cuentas.
La contabilidad según normas reconocidas
La diferencia entre los 3 sistemas de contabilidad reside principalmente en la manera en que se registran y presentan las operaciones en la contabilidad y, por tanto, en los estados financieros.
La contabilidad llevada según una norma reconocida se basa en la misma lógica que la contabilidad comercial: no se limita al seguimiento de la tesorería (saldo del banco/postal y de caja), sino que también incluye las facturas emitidas pendientes de cobro, así como las facturas recibidas pendientes de pago. Sin embargo, va aún más lejos, porque exige mayor transparencia y una presentación más completa, así como el registro de ajustes adicionales como provisiones, amortizaciones o valoraciones. Este enfoque permite presentar estados financieros comparables y conformes a las normas, que ofrecen una visión completa de la situación financiera y de los compromisos de la asociación, pero, a cambio, requiere competencias contables más amplias y rigurosas.
En el caso de las estructuras más grandes, cuando una asociación controla una o varias entidades (grupo), puede estar sujeta a la obligación de elaborar cuentas consolidadas (art. 963 párr. 4 CO). En ese caso, cuando está sujeta a una auditoría ordinaria (art. 69b CC y 727 y ss CO), debe presentar las cuentas consolidadas según una norma contable reconocida por el Consejo Federal (art. 963a CO).
Es el tipo de contabilidad más exigente. Son aplicables varias normas, pero la que mejor se adapta al modelo asociativo suizo es Swiss GAAP FER (https://www.fer.ch/fr/) publicada por el Colegio Suizo de Contables y reconocida por el Consejo Federal.
La norma RPC 21 trata específicamente de la elaboración de las cuentas de las organizaciones sin ánimo de lucro (principios básicos que deben utilizarse, presentación y normas de atribución).
Dada la complejidad de este tipo de contabilidad, recomendamos encarecidamente recurrir a los servicios de un asesor contable especializado o de un auditor autorizado por la ASR.
En este tipo de contabilidad, los documentos que deben presentarse al final del ejercicio contable son los siguientes:
- Balance (RPC2)
- Cuenta de resultados (RPC3)
- Tabla de flujo de caja (RPC4)
- Memoria (RPC8)
- Informe de resultados (recomendado para las OSAL)
- Informe del órgano de revisión si así lo exigen el CCS o el CO (art. 69b CC, art. 727 CO)
El objetivo es proporcionar a terceros información útil sobre el patrimonio, la situación financiera y los resultados de una asociación de forma estructurada, a través de los estados financieros (término utilizado en los GAAP FER suizos para referirse a las cuentas anuales aprobadas formalmente por la Asamblea General).
Para obtener más información, consulta el documento titulado «L’essentiel de la présentation des comptes pour les organisations à but non lucratif et les personnes physiques subventionnées» publicado por la Ciudad de Ginebra. [ajouter lien]
Auditoría/órgano de revisión y comprobación de cuentas
En Suiza, la auditoría de las cuentas de una asociación puede tener 3 formas distintas, definidas por la normativa federal (art. 69b CS y art. 727 y siguientes CO) y completadas, en algunos cantones como el de Ginebra, por disposiciones particulares, en concreto en cuanto a los umbrales de obligación y las posibilidades de auditoría por parte de no profesionales. (Según los documentos Aspectos básicos de la presentación de cuentas de las organizaciones sin ánimo de lucro y de las personas físicas beneficiarias de subvenciones y el Anexo 1 del Reglamento por el que se regulan las condiciones para la concesión de subvenciones municipales (Situación a 1 de agosto de 2023).
Los distintos tipos de control
En primer lugar, hay que determinar a qué tipo de control está sujeta la asociación:
Si uno solo de los criterios del tipo de control superior corresponde a la asociación, habrá que aplicar ese régimen.
| Typo de control | Crierios | |
|---|---|---|
| Control no profesional |
Si está subvencionada por la Ciudad de Ginebra:
| |
| Revisión limitada 727a CO |
Si está subvencionada por la Ciudad de Ginebra:
| |
| Auditoría ordinaria 727 CO | Asociación que haya superado, durante dos ejercicios consecutivos, al menos dos de estos tres umbrales:
|
Seleccione el régimen al que está sujeto
Auditoría realizada por no profesionales
Según la Directiva transversal relativa a la presentación y auditoría de los estados financieros de las entidades subvencionadas (EGE 02 04), Anexo 1 del Reglamento por el que se regulan las condiciones para la concesión de subvenciones municipales (Situación a 1 de agosto de 2023) y Aspectos básicos de la presentación de cuentas de las organizaciones sin ánimo de lucro y de las personas físicas beneficiarias de subvenciones.
Este tipo de revisión consiste en confiar el examen de las cuentas anuales de la asociación a una o varias personas que no son auditores autorizados (profesionales), sino voluntarios (a menudo miembros de la asociación). Se les llama verificadores de cuentas. A la vista de los criterios necesarios, la mayoría de las asociaciones están sujetas a este régimen.
A continuación exponemos con más detalle cómo debe preverse y cómo puede ejercerse este tipo de control.
Solicitar una revisión de cuentas a personas no profesionales
Una asociación que no esté sujeta a una revisión limitada o auditoría ordinaria puede limitarse a una contabilidad adecuada a su situación (contabilidad de caja o comercial) y optar voluntariamente por una revisión voluntaria.
El mandato, la duración y el contenido se establecen en los estatutos o en la Asamblea General.
Incluso en los casos en los que la revisión esté realizada por no profesionales (personas que no sean auditores (profesionales) autorizados por la LSR), estas personas deben ser independientes y competentes, y demostrar tener un buen conocimiento básico de contabilidad. Pueden ser socios o socias de la asociación o personas externas de confianza.
Recomendamos que no tengan intereses personales en la organización ni vínculos estrechos (familia, amigos) con la dirección de la organización. Con el fin de limitar su responsabilidad, tampoco deben revisar su propio trabajo. Pensamos que, para ser verdaderamente independiente, esta persona no debe formar parte del Comité, del Consejo ni de la Dirección, ni llevar la contabilidad, ni ser empleado de la organización. Tampoco debe tener vínculos familiares con el tesorero ni con el contable. Sin embargo, puede ser un socio o socia de la asociación, aunque hay que tener en cuenta que algunos proveedores de fondos exigen que no haya ningún tipo de vínculo (por ejemplo, la Ciudad de Ginebra). Siempre es preferible evitar cualquier conflicto de intereses, porque, en caso de que se haya cometido alguna falta, el revisor que tenga un conflicto de intereses corre el riesgo de que el error se interprete como un acto ilícito intencionado.
Asimismo, es recomendable contar con dos revisores, para garantizar al máximo la independencia de la revisión y evitar los posibles errores o imprecisiones.
Hay que tener en cuenta que, en tal caso, no se aplica ninguna norma legal o profesional específica a la revisión de cuentas, salvo que lo exija la ley en los términos del art. 69b CC. Su trabajo se basa en la confianza y las buenas prácticas asociativas. La Ciudad de Ginebra ha publicado un protocolo en el documento titulado «Aspectos básicos de la presentación de cuentas de las organizaciones sin ánimo de lucro y de las personas físicas beneficiarias de subvenciones» que sirve de base a este capítulo. En concreto, explica que el revisor se encarga de comprobar, principalmente:
- que les cuentas anuales reflejen la información de la contabilidad;
- que la contabilidad se lleve con regularidad;
- que cumplan las normas y principios contables a los que está sujeta la organización;
- que las cuentas anuales no contienen anomalías ni errores significativos que puedan inducir a error al lector a la hora de formarse una opinión general sobre la situación financiera de la organización;
- que se respeten las normas legales en materia de impuestos y cotizaciones a la seguridad social;
- que la organización no esté sobreendeudada ni vaya a cesar su actividad a corto plazo (1 año).
Una vez hechas estas comprobaciones, el revisor o revisores redactarán un informe sencillo que se presentará a la Asamblea General para la aprobación o de las cuentas o no (Los puntos que se deben mencionar en ese informe están recogidos en el documento «L’essentiel de la présentation des comptes pour les organisations à but non lucratif et les personnes physiques subventionnées», página 53). Si observa algún problema, el revisor puede formular una reserva en su informe o incluso recomendar a la Asamblea General que no se aprueben las cuentas.
Si no se aprueban las cuentas, el comité deberá hacer las modificaciones correspondientes solicitadas por la AG y convocar otra AG extraordinaria para aprobarlas. Los socios y socias también pueden emprender acciones contra el comité si consideran que ha gestionado mal los asuntos de la asociación.
Si el revisor o revisores tienen dudas sobre la continuidad de la asociación (supervivencia de más de un año) o sobre su sobreendeudamiento, se deberá evaluar el activo y el pasivo junto a su valor de liquidación (en el mercado) y la posibilidad de un cese se deberá indicar en el informe presentado a la Asamblea General. Por su parte, el sobreendeudamiento se rige por el artículo 725a, b y c del Código de Obligaciones suizo.
Aunque solo una pequeña parte de las personas jurídicas está obligada a contar con un órgano de revisión, se recomienda a todas las asociaciones que sometan sus cuentas a revisión de forma periódica. Como ya se ha dicho más arriba, no es una obligación legal para las asociaciones que no cumplan las condiciones del art. 69b CC, pero es una práctica recomendable que contribuye a su buen funcionamiento. También puede ser positivo para la recaudación de fondos o la solicitud de subvenciones, ya que la existencia de un órgano de revisión puede ser una prueba de transparencia y de buen control de las finanzas de la asociación.
Revisión limitada
Un órgano de revisión externo, (por ejemplo, una asesoría contable) realiza la revisión limitada, y actúa como auditor autorizado en el sentido de la ley federal de autorización y supervisión de auditores (LSR). La auditoría (limitada u ordinaria) debe ser llevada a cabo por una persona o empresa inscrita en el registro público que lleva la ASR (Autoridad federal suiza de supervisión en materia de auditorías) en virtud de la LSR (ley sobre la supervisión de auditorías).
El auditor debe seguir las normas de aprobación previstas en la sección 2 de la LSR. Por otro lado, es fundamental garantizar la independencia del órgano de revisión (art. 729 CO).
Aunque una asociación esté legalmente sujeta a la revisión limitada, puede optar por que dicha revisión sea realizada por personas no profesionales, un opting-out (renuncia voluntaria a la revisión limitada), solo si tiene una media anual inferior a 10 ETC (equivalentes a tiempo completo) y cuenta con el acuerdo unánime de la Asamblea General (art. 69b párr. 3 CC).
Auditoría ordinaria
Este tipo de revisión debe correr a cargo de un órgano de revisión externo, (por ejemplo, una asesoría contable), que actúe en calidad de auditor-revisor en el sentido de la ley de 16 de diciembre de 2005 relativa a la autorización y supervisión de auditores (LSR) (art. 727b CO). El auditor debe seguir las normas de aprobación previstas en la sección 2 de la LSR. Por otro lado, es fundamental garantizar la independencia del órgano de revisión (art. 728 CO).
Glosario
Para consultar el glosario, haga clic aquí
Volumen de negocios: Importe total de las ventas o servicios prestados por una asociación o empresa durante un período determinado, antes de deducir los gastos o costes. Dicho de otro modo, es la suma de todo lo facturado a beneficiarios, clientes o colaboradores.
Ingresos y gastos (entradas y salidas)
Ingresos: Todas las cantidades percibidas por la asociación (por ejemplo, cuotas de los socios y socias, donaciones y legados, subvenciones públicas, ingresos procedentes de eventos: venta de entradas, bar, etc., venta de bienes o servicios: artesanía, productos alimenticios, servicios culturales, formación, etc., ingresos financieros como intereses).
Gastos: Todos los pagos efectuados por la asociación (por ejemplo, alquiler, electricidad, seguros, material, suministros, honorarios y salarios, gastos de viaje, comunicaciones, reembolso de gastos, compras de bienes y servicios).
Activos
Activos transitorios: Corresponde a los gastos anticipados o ingresos pendientes que se registran en el activo del balance para el período siguiente.
Ejemplo: El alquiler pagado en diciembre para el mes de enero siguiente se registra como gasto imputado por adelantado al activo.
Caja: Metálico (efectivo) disponible al cierre del ejercicio contable.
Cuenta(s) bancaria(s) y/o postal(es): Suma de los saldos (en CHF) al cierre de ejercicio contable.
Cuenta bancaria del(de los) proyecto(s) (asignada): Cuenta separada abierta a nombre de la asociación para gestionar exclusivamente los ingresos y gastos de un proyecto específico, garantizando la transparencia y la trazabilidad. Estos fondos, procedentes de donaciones o subvenciones condicionadas, no se pueden destinar a gastos generales (alquiler, electricidad, etc.).
Subvenciones por cobrar: Donaciones y/o subvenciones prometidas oficialmente pendientes de cobro en la fecha del cierre. Se trata de determinadas deudas (idealmente documentadas mediante un compromiso escrito y jurídicamente exigible).
Material: Inventario de bienes y equipos físicos propiedad de la asociación, de valor significativo y destinados a un uso a largo plazo (como ordenadores, mobiliario, iluminación de escenarios, vestuario, carpas).
Existencias: Bienes consumibles o revendibles que se poseen temporalmente (como camisetas, libros, artesanía, productos de alimentación, material escolar). Su valoración debe ser prudente, documentada y coherente de un año para otro.
Métodos de valoración
- Material: Valor actual estimado (o valor residual) en la fecha del cierre.
- Existencias: Valor de adquisición (precio pagado) o valor de realización probable más bajo.
En ambos casos, se debe seguir el principio de prudencia.
Pasivos
Pasivos transitorios: Corresponde a los ingresos recibidos con antelación o a gastos pendientes de pago relativos al ejercicio en curso pero que se facturarán o pagarán en el ejercicio siguiente.
Ejemplo: Los honorarios por un servicio prestado en diciembre pero sin facturar, se registran como ingresos pendientes (pasivo transitorio).
Facturas pendientes de proveedores: Importes debidos a prestadores de servicios o proveedores, pendientes de liquidar en la fecha del cierre. Estas deudas, aunque no sean visibles en el flujo de caja, deben constar en la cuenta del activo y del pasivo.
Compromisos de proyectos (gastos futuros). Gastos previstos y aprobados (por ejemplo, contratos firmados a 31 de diciembre, financiación ya reservada), cuyo pago se hará en el ejercicio siguiente.
Patrimonio neto de la asociación
Definición: Valor patrimonial de la asociación en la fecha de cierre.
Fórmula:
Patrimonio neto = Activo – Pasivo = Lo que queda después de pagar todas las deudas.
Composición típica del patrimonio neto de una asociación (en función del tamaño y la naturaleza de la asociación):
- Capital de salida/fondos de dotación
- Resultado arrastrado (acumulación de resultados anteriores)
- Resultado del ejercicio en curso
- Fondos asignados
- Fondos libres (no asignados a un fin concreto = ofrecen un margen de maniobra a la asociación)
En la medida de lo posible, recomendamos que se siga esta presentación, que garantiza la transparencia exigida para las subvenciones públicas, y más concretamente las de la Ciudad de Ginebra. Se trata de «prácticas recomendadas en Ginebra»