Avertissement
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Chaque association est différente: dans ses activités, ses buts, ses membres et donc dans la structure et les moyens nécessaires à son existence et à l’accomplissement de ses objectifs.
Ce canevas n’est donc pas une recette miracle pour arriver à l’association de vos rêves, mais plutôt un ensemble de propositions pour nourrir votre réflexion et vous offrir des repères dans la réalisation de votre projet associatif. Les conseils qui suivent ne sont ni obligatoires, ni suffisants ou exhaustifs; ils n’engagent aucunement la responsabilité de LYOXA et nécessitent toujours une adaptation à votre contexte particulier. Dans cette idée, nous vous recommandons d’effectuer une demande de suivi afin d’identifier ensemble les solutions qui seront efficaces pour vous.
Introduction
Bien gérer l’argent de votre association est très important.
C’est aussi important que tout le monde puisse voir comment l’argent est utilisé.
Une bonne gestion aide votre association à continuer d’exister.
Une bonne gestion donne confiance aux membres de l’association.
Une bonne gestion donne confiance aux personnes
qui donnent de l’argent à votre association.
Une bonne gestion donne confiance aux autorités.
Une mauvaise gestion peut créer des problèmes.
Une mauvaise gestion peut détruire la crédibilité de votre association.
La crédibilité de votre association est ce qui fait qu’on peut lui faire confiance.
Ce guide vous explique ce que vous êtes obligés de faire
avec l’argent de votre association, en Suisse.
On parle alors d’obligations légales.
Ce guide vous explique les obligations spéciales pour le canton de Genève.
Ce guide vous explique les trois types de comptabilité possibles.
La comptabilité, c’est l’ensemble des choses à faire pour bien gérer l’argent.
Pour qui est ce guide :
- Ce guide est pour les associations en Suisse.
- Ce guide est surtout pour les associations du canton de Genève.
La Ville de Genève a des règles spéciales pour donner des subventions.
Les subventions sont les sommes d’argent données par la Ville pour aider l’association.
- Ce guide est pour les bénévoles qui s’occupent de l’argent.
Les bénévoles sont les personnes qui travaillent gratuitement pour l’association.
- Ce guide est pour les salariés de l’association qui s’occupent de l’argent.
- Ce guide est pour les membres du comité de l’association.
Le comité de l’association est le groupe de personnes qui dirigent l’association. - Ce guide est pour toute personne qui veut comprendre
comment gérer l’argent d’une association.
Ce guide ne parle pas des impôts.
Ce guide ne parle pas de la Taxe sur la Valeur Ajoutée.
On dit aussi TVA.
C’est une somme d’argent qui est retenue sur le prix des choses vendues.
Ce guide ne parle pas non plus des choses à faire pour ne pas payer d’impôt.
Quand une association ne doit pas payer d’impôts, on dit qu’elle est exonérée.
Pour lire des informations sur ces sujets, vous pouvez consulter notre guide dédié.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour lire le guide qui parle des impôts
1. La différence entre la trésorerie et la comptabilité
La trésorerie est l’argent de votre association,
que vous pouvez utiliser immédiatement.
C’est l’argent disponible pour payer les dépenses quotidiennes de l’association.
La trésorerie est importante dès la création de l’association.
La trésorerie est importante pendant toutes les activités de l’association.
La trésorerie permet d’éviter des problèmes pour payer certains services.
La trésorerie permet de rassurer les personnes qui travaillent avec l’association.
La trésorerie permet de rassurer les personnes qui donnent de l’argent à l’association.
La trésorerie montre si votre association est en bonne santé financière.
La bonne santé financière, c’est le fait d’avoir suffisamment d’argent disponible.
La trésorerie montre si votre association peut payer ce qu’elle doit payer
dans les semaines ou les mois qui arrivent.
Exemples de dépenses d’une association :
les loyers des locaux de l’association,
les salaires des personnes qui travaillent pour l’association.
Nous allons d’abord parler de la gestion de la trésorerie.
C’est le suivi de l’argent chaque jour.
Si vous gérez la trésorerie :
- Vous notez l’argent qui entre dans le compte de l’association.
- Vous notez l’argent qui sort du compte de l’association.
- Vous suivez l’argent dans la banque.
- Vous suivez l’argent dans la caisse.
- Vous suivez les dons reçus.
- Vous suivez les paiements faits.
Nous allons maintenant parler de la comptabilité.
C’est la partie réglementaire de la gestion de l’argent.
Cela veut dire qu’il faut respecter des règles pour gérer l’argent de l’association.
Vous devez par exemple noter tout ce que vous faites avec l’argent de l’association en suivant des règles.
Vous pourrez lire plus d’informations dans le chapitre de ce document qui s’appelle “Tenue de la trésorerie”.
Vous préparez alors des états financiers.
Ce sont les documents qui expliquent la situation de l’argent dans votre association.
Vous devez aussi écrire d’autres types de documents qui parlent de l’argent.
Il existe 3 types de comptabilité possibles
Type 1 :
La comptabilité de trésorerie
Cette comptabilité est aussi appelée comptabilité des recettes et dépenses.
C’est la forme la plus simple de comptabilité.
Les recettes, c’est l’argent gagné par l’association.
Les dépenses, c’est l’argent utilisé par l’association.
Type 2 :
La comptabilité commerciale
C’est la comptabilité qui respecte les règles d’un Code.
Ce code s’appelle le Code des obligations.
Ce code est une loi suisse.
Type 3 :
La comptabilité qui respecte une norme reconnue
En Suisse, cette norme s’appelle Swiss GAAP FER.
Cette norme s’appelle aussi RPC.
Important :
Plus votre association a de membres,
plus les documents de comptabilité de votre association doivent être détaillés.
Plus cette comptabilité est détaillée, plus elle est compliquée.
La suite de ce guide vous aide à savoir quel type de comptabilité vous devez faire.
Qui s’occupe de l’argent dans l’association :
Si votre association est une petite association, avec peu de membres :
- Une seule personne peut tout faire.
- Cette personne s’appelle le trésorier ou la trésorière.
- Cette personne gère la trésorerie.
- Cette personne fait la comptabilité.
- Cette personne est souvent membre du comité
c’est le groupe de personnes qui dirigent l’association
Si votre association est une grande association, avec beaucoup de membres :
- Il vaut mieux séparer les rôles.
- Une personne s’occupe de la trésorerie.
- Une autre personne fait la comptabilité.
Cela permet de répartir le travail.
Cela permet d’avoir un double contrôle.
Le tableau sous cette phrase explique le rôle du trésorier selon le type de comptabilité.
Il faut lire le tableau en regardant les différentes cases, sur chaque ligne.
- La colonne de gauche dit de quel type de comptabilité il s’agit.
- La colonne du milieu dit quel est le rôle du trésorier.
- La colonne de droite dit quel est le rôle de la personne qui s’occupe des documents
de comptabilité.
| Type de comptabilité | Rôle du trésorier | Rôle de la personne qui prépare la comptabilité |
|---|---|---|
| Comptabilité de trésorerie | Le trésorier surveille l’argent que l’association gagne. Il surveille l’argent que l’association dépense. Il écrit un document pour expliquer cela. Ce document s’appelle un rapport financier. Il le présente aux membres de l’association pendant une réunion qui s’appelle AG. Cela veut dire Assemblée Générale. Il vérifie que les règles obligatoires sont respectées. | La personne écrit sur un document adapté les montants que l’association gagne. Elle écrit sur un document adapté les montants que l’association dépense. Elle complète un tableau qui s’appelle “tableau de trésorerie”. Elle s’occupe de faire une liste qui explique tout ce que l’association possède. Cela s’appelle le patrimoine de l’association. |
| Comptabilité commerciale (CO) | Le trésorier vérifie que les documents de comptabilité sont
Il vérifie chaque année que tous les documents de comptabilité existent. | La personne écrit les documents expliquant la gestion de l’argent. On parle alors d’écritures comptables. Elle prépare des documents appelés les états financiers. Ces documents donnent des informations sur l’argent qu’a l’association. Elle s’occupe de payer les montants que l’association doit donner à d’autres personnes ou organisations. Quand une association doit de l’argent, on dit qu’elle a des dettes. Elle s’occupe aussi de récupérer l’argent que d’autres personnes ou organisations doivent lui payer. Quand l’association doit récupérer de l’argent, on dit qu’elle a des créances. |
| Comptabilité selon normes reconnues (ex. Swiss GAAP FER) | Le trésorier vérifie que les normes sont respectées. Les normes sont des règles. Il vérifie que toutes les informations sont claires et que les gens peuvent les lire. Il organise les rendez-vous avec les personnes qui s’occupent de surveiller l’argent de l’association. Ces personnes ne font pas partie de l’association. | La personne applique les règles de la norme. Ces règles sont des consignes pour présenter les explications sur la gestion de l’argent. Ces règles sont aussi les consignes pour réfléchir à comment est géré l’argent. Elle prépare les documents qu’il faut obligatoirement écrire. Ces documents sont des rapports. Les rapports permettent de comprendre comment est géré tout l’argent de l’association. Elle prépare des documents qui expliquent comment l’association va récupérer l’argent qu’elle a dépensé. Elle explique aussi comment l’association peut faire des économies pour des dépenses à venir. |
Le rôle du trésorier est écrit dans les statuts.
Les statuts sont les documents qui expliquent comment est gérée l’association.
Si les statuts ne contiennent pas d’informations qui disent le contraire,
le trésorier doit :
- donner des informations sur l’argent qu’à l’association.
- donner des conseils à l’association.
Il peut aussi proposer de faire :
- certaines dépenses
- certains remboursements
- certaines économies
Il doit faire ces propositions en vérifiant que ce sont des idées
bien adaptées par rapport aux activités de l’association.
Nous vous rappelons que les statuts sont les documents
qui expliquent comment est gérée l’association.
Les statuts peuvent dire plusieurs choses importantes sur la trésorerie.
1. Les statuts disent qui a le droit de prendre des décisions
pour gérer l’argent de l’association :
- Les statuts disent qui peut signer des contrats.
- Les statuts disent qui peut payer des factures au nom de l’association.
- Les statuts disent si une personne peut décider seule.
- Les statuts disent si plusieurs personnes doivent signer ensemble.
- Les statuts peuvent fixer un montant de dépense maximum.
Par exemple : une personne peut signer seule jusqu’à 5 000 francs.
Au-delà de 5 000 francs, deux personnes doivent signer.
2. Les statuts expliquent la durée de l’exercice comptable
Un exercice comptable est une période de 12 mois.
En général, l’exercice comptable va du 1er janvier au 31 décembre.
L’exercice comptable, c’est tout ce qu’il s’est passé avec l’argent de l’association
sur cette période.
- Les statuts disent quand commence l’exercice comptable.
- Les statuts disent quand finit l’exercice comptable.
3. Les statuts expliquent qu’il est obligatoire de rendre compte
de la comptabilité de l’association
Rendre compte veut dire expliquer ce qu’on a fait.
- Les statuts disent si vous devez présenter vos comptes à l’Assemblée générale.
- Les statuts disent si vous devez faire vérifier vos comptes par un organe de contrôle.
L’Assemblée Générale est une réunion où tous les membres de l’association sont présents.
Un organe de contrôle est une organisation
qui contrôle la comptabilité d’une autre organisation.
4. Les statuts indiquent les montants des cotisations des membres
Les cotisations sont les montants d’argent que les membres payent chaque année
pour faire partie de l’association.
- Les statuts disent s’il y a des cotisations.
- Les statuts expliquent comment est décidé le montant des cotisations.
Ouvrir un compte en banque
Pour voir comment ouvrir un compte en banque, cliquez ici.
Toutes les associations n’ont pas besoin des mêmes services de la part de la banque.
Les besoins dépendent :
• de la quantité d’argent qu’a l’association
• des activités de l’association
Ces besoins peuvent changer avec le temps.
Votre association va évoluer.
Vos besoins de services bancaires vont peut-être évoluer aussi.
Plusieurs banques proposent des comptes spéciaux pour les associations.
Ces comptes coûtent moins cher.
Ces comptes permettent d’avoir plusieurs cartes bancaires.
Un service appelé PostFinance est souvent une solution simple
pour les démarches concernant l’argent des associations
Mais les frais peuvent être un peu plus élevés.
Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour voir le site internet de PostFinance
Les trois types de comptabilité
Toutes les associations installées en Suisse doivent expliquer
comment elles gèrent leur argent.
C’est la loi qui les oblige à le faire.
Cela s’appelle rendre des comptes.
Pour rendre des comptes, il faut rédiger des documents comptables.
Ces documents expliquent comment est géré l’argent de l’association.
Vous devez les présenter chaque année.
Cela est expliqué dans des textes de loi qui s’appellent :
- article. 69 et 69a du Code civil suisse (CS)
- article. 957 et suivants du Code des obligations (CO).
Vous devez présenter vos comptes à l’Assemblée générale.
C’est une réunion où tous les membres de l’association sont présents.
Vous devez présenter vos comptes aux autorités fiscales.
Ce sont les personnes qui travaillent dans les services des impôts.
Attention :
La révision des comptes est différente.
La révision des comptes est le contrôle de la comptabilité de votre association.
Nous expliquons la révision des comptes plus loin dans ce guide.
La révision des comptes est une chose différente de la comptabilité.
Connaître les différents types de comptabilité
En fonction de certaines informations,
vous pourrez savoir quel type de comptabilité choisir.
Il y en a trois.
A chaque type de comptabilité correspond des obligations légales.
Une obligation légale est une tâche à faire obligatoirement,
car c’est écrit dans une loi.
Vous allez lire le tableau ci-dessous.
Il vous aidera à trouver le type de comptabilité qui correspond à votre association.
Le tableau contient le nom des types de comptabilité dans la colonne de gauche,
et une liste de critères dans la colonne de droite.
Les critères sont des caractéristiques.
Règle importante :
Si votre association correspond à 1 seul critère important,
vous devez faire le type de comptabilité qui lui correspond.
Voici le tableau qui vous aide à choisir :
Pour voir si vous avez l'obligation de vous inscrire au Registre du Commerce, cliquez-ici.
L’inscription au Registre du Commerce est obligatoire dans 3 cas :
L’inscription au Registre du Commerce est obligatoire en cas
d’activité commerciale
Votre association a une activité qui lui rapporte de l’argent.
Par exemple :
- vous vendez souvent des services,
ce sont des choses que des gens font pour d’autres personnes - vous vendez souvent des objets
- vous vendez souvent des activités organisées
Attention :
Ce n’est pas la quantité d’argent que gagne votre association
qui fait que vous avez une activité considérée comme commerciale.
Ce sont les activités que propose votre association
qui font que vous avez une activité commerciale ou pas.
L’inscription au Registre du Commerce est obligatoire en cas
de révision ordinaire des comptes
La révision ordinaire des comptes est la vérification
de la gestion des comptes de votre association
par un spécialiste extérieur à votre association.
Votre association doit s’inscrire au Registre du Commerce si elle dépasse deux niveaux
parmi les trois niveaux existants
pendant deux années de suite.
Les trois niveaux sont :
- Votre association a un bilan de 10 millions de francs
- Votre association a un chiffre d’affaires de 20 millions de francs
- Votre association a 50 employés à plein temps
Le bilan est un document qui montre ce que possède l’association et ce qu’elle doit.
Le chiffre d’affaires est tout l’argent que l’association gagne en une année.
>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour lire l’article de loi numéro 69b CC qui explique la révision ordinaire des comptes
L’inscription au Registre du Commerce est obligatoire
en cas de collecte ou distribution de fonds à l’étranger
Votre association gagne peut-être de l’argent à l’étranger.
Votre association distribue peut-être de l’argent à l’étranger.
Si c’est l’activité principale de votre association,
vous devez vous inscrire au Registre du Commerce.
Cette obligation concerne les associations qui travaillent dans les domaines :
- caritatif, pour aider les personnes qui n’ont presque rien
- éducatif
- religieux
- social
- culturel
Dans certain cas, les associations qui ont des activités dans ces domaines
peuvent quand même ne pas avoir à s’inscrire au Registre du Commerce.
Cette obligation est liée aux lois contre le blanchiment d’argent.
Le blanchiment d’argent est le fait de cacher l’origine illégale d’une somme d’argent.
Dans certain cas, les associations concernées par ces activités
peuvent quand même ne pas avoir à s’inscrire au Registre du Commerce
| Type de comptabilité | Critères |
|---|---|
| 1. Comptabilité de trésorerie Cela s’appelle aussi comptabilité de recettes et dépenses Les recettes sont les sommes d’argent que l’association gagne. Les dépenses sont les sommes d’argent que l’association utilise. | Ce type de trésorerie est pour une association qui: n’est pas obligée de s’inscrire au Registre du commerce Ce type de trésorerie est aussi pour une association qui n’est pas obligée de s’inscrire au Registre du commerce Ce type de trésorerie est aussi pour une association si elle reçoit de l’argent de la Ville de Genève et qu’elle n’a pas de salariés ou qu’elle a peu de salariés et qu’elle demande à recevoir de l’argent pour réaliser des activités qui se répètent ou qui n’ont lieu qu’une fois. Le montant de cette aide est de maximum 49 999 francs. Ce type de trésorerie est aussi fait pour une association qui reçoit de l’argent de la ville de Genève exceptionnellement pour réaliser un projet qui lui coûtera maximum 199 999 francs. |
| 2. Comptabilité commerciale On dit aussi comptabilité en partie double | Ce type de trésorerie est fait pour une association qui est inscrite au Registre du commerce car elle exerce une activité commerciale pour atteindre son but. Cela veut dire qu’elle vend des objets ou des services. Le registre du commerce est une liste des organisations qui vendent des biens ou des services pour gagner de l’argent. Ce type de trésorerie est fait pour une association qui, si elle reçoit de l’argent de la ville de Genève, doit employer « quelques » salariés et/ou demander une aide, qui serait un montant entre 50 000 francs et 199 999 francs Ce type de trésorerie est fait pour une association qui reçoit de l’argent de la ville de Genève, et qui doit valider les statuts de l’association et les Assemblées Générales par des décisions prises au sein de l’association. Les statuts sont les documents qui expliquent comment fonctionne l’association. L’assemblée générale est une réunion à laquelle tous les membres participent. Ce type de trésorerie est pour une association qui reçoit de l’argent de la ville de Genève, et qui doit respecter les obligations que lui donnent d’autres organisations comme celles qui paient pour elle, les autorités, ou d’autres. |
| 3. Comptabilité selon une norme reconnue par le Conseil fédéral (Swiss GAAP FER (RPC) pour les associations) | Ce type de trésorerie est fait pour une association dont un membre sur cinq veut utiliser ce type de trésorerie, ou si un membre qui rembourse l’argent que doit rendre l’association, ou qui doit payer pour l’association, décide d’utiliser ce type de trésorerie. Cela est expliqué dans un texte appelé Article 957, al 2 par. 2 CO Ce type de trésorerie est fait pour une association qui reçoit plus de 200 000 francs de la ville de Genève Ce type de trésorerie est fait pour une association qui reçoit au moins 1 000 000 de francs de la ville de Genève pour réaliser un projet Ce type de trésorerie est fait pour une association qui, si elle reçoit de l’argent de la ville de Genève, doit valider les statuts de l’association et les Assemblées Générales par des décisions prises au sein de l’association. Les statuts sont les documents qui expliquent comment fonctionne l’association. L’assemblée générale est une réunion à laquelle tous les membres participent. Ce type de trésorerie est pour une association qui reçoit de l’argent de la ville de Genève, et qui doit respecter les obligations que lui donnent d’autres organisations comme celles qui paient pour elle, les autorités, ou d’autres. |
For criteria related to subsidies from the city of Geneva, please refer to the documents « L’essentiel de la présentation des comptes pour les organismes à but non lucratif et les personnes physiques subventionnées » and « Annexe 1 du Règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales (Etat au 1er août 2023)« .
Cliquez sur le type de trésorerie que vous souhaitez voir en détail
La comptabilité de trésorerie en détail
Ce type de comptabilité est fait pour les petites associations.
C’est adapté aux associations avec peu de recettes.
Une recette est l’argent que l’association reçoit.
Ce type de comptabilité est utile pour les associations
qui gagnent moins de 500 000 francs par an.
Il est adapté aux associations qui ne reçoivent pas
de grosses subventions de la Ville de Genève.
Les subventions sont des sommes d’argent qui aident les associations.
La majorité des associations font ce type de comptabilité.
On dit que c’est un régime de comptabilité.
Il est plus simple que les autres.
Dans la comptabilité de trésorerie :
- vous notez seulement l’argent qui bouge vraiment
- vous notez l’argent quand il entre dans le compte de l’association
- vous notez l’argent quand il sort du compte de votre association
- vous ne notez pas les factures que votre association n’a pas encore payées
- vous ne notez pas les factures que votre association n’a pas encore reçues.
Votre trésorerie comprend l’argent en espèces dans la caisse.
Votre trésorerie comprend l’argent sur votre compte bancaire.
Votre trésorerie comprend l’argent sur votre compte postal.
Votre trésorerie comprend les placements à court terme que vous pouvez utiliser facilement.
C’est l’argent que vous avez mis de côté et qui doit permettre à votre association de gagner de l’argent.
Votre trésorerie comprend aussi les dettes éventuelles de l’association.
Les 2 documents principaux de ce type de comptabilité sont décrits
dans un document appelé article 957 al. 2 du Code des Obligations :
Document 1 : le flux de trésorerie
C’est un tableau où vous notez tout ce qu’il se passe avec l’argent de votre association, dans l’ordre chronologique.
Chronologique veut dire en suivant l’ordre des dates.
À la fin de l’année, ce tableau vous permet de faire le compte de l’argent qui est entré,
et de celui qui est sorti des comptes de l’association.
Document 2 : l’état du patrimoine
C’est une liste de tout ce que possède votre association à une date précise.
Cette date est en général le 31 décembre.
Ce type de comptabilité ne demande pas de connaissances spéciales.
Il vise simplement à refléter les flux réels d’argent,
c’est à dire comment l’argent entre et sort de votre association.
Les flux de trésorerie et le compte des recettes et des dépenses
Un flux est un mouvement, comme un mouvement d’argent d’un compte vers un autre.
Le compte des recettes et des dépenses
est la liste des évènements qui ont fait entrer et sortir de l’argent de l’association,
avec les montants indiqués.
Gérer une trésorerie ne demande pas de compétences comptables particulières.
Mais elle exige du sérieux et de l’organisation.
Vous devez enregistrer l’historique des encaissements et décaissements.
L’historique, c’est la liste de tout ce qu’il s’est passé sur les comptes en banque ou dans la caisse de l’association.
Les encaissements sont les montants que votre association a reçus.
Les décaissements sont les montants que votre association a dépensés.
Vous pouvez utiliser un tableur Excel.
Vous pouvez utiliser un logiciel.
Par exemple : Bexio, Banana pour les associations.
Chaque fois que de l’argent entre ou sort de votre association,
il faut l’écrire en répondant à quatre questions :
Question 1 : Quand l’argent est-il arrivé ou sorti ?
Notez la date exacte.
C’est la date où l’argent entre vraiment dans votre compte.
C’est la date où l’argent sort vraiment de votre compte.
Ce n’est pas la date de la facture.
Question 2 : Combien d‘argent est arrivé ou sorti ?
Notez le montant en francs.
Question 3 : à qui a été payé l’argent, ou qui a payé cet argent à l’association ?
Notez le nom de la personne ou de l’organisation qui a donné ou reçu l’argent.
Question 4 : Pourquoi l’argent est-il arrivé ou sorti ?
Notez la raison de l’entrée ou de la sortie de l’argent.
Par exemple : paiement du loyer, cotisation de membre, don.
Il faut aussi garder des preuves de ces mouvements d’argent vers l’association,
ou depuis l’association.
Cela s’appelle des pièces comptables
Par exemple : une facture, un reçu, un relevé bancaire.
Important : chaque dépense doit avoir une pièce comptable.
Chaque entrée d’argent doit avoir une pièce comptable.
Cela permet de prouver que l’opération a bien eu lieu.
Cela permet d’éviter les conflits d’intérêts :
c’est une situation dans laquelle une personne a un intérêt personnel
à payer de l’argent à une autre.
Cela permet d’éviter les détournements d’argent :
c’est par exemple le cas si un membre de l’association utilise l’argent de l’association
pour payer des choses pour lui-même.
Il faut bien ranger les pièces comptables
Vous pouvez scanner vos documents.
Mais nous vous conseillons de garder les originaux.
C’est encore plus important si vous recevez des subventions,
c’est à dire de l’argent pour vous aider, de la part de votre ville ou du canton par exemple.
Si vous gardez des copies numériques, sur un ordinateur,
les documents scannés doivent être lisibles.
Les documents scannés doivent aussi être complets, avec toutes les pages.
Vous devez les garder de manière sécurisée.
Vous devez faire des sauvegardes, c’est à dire avoir plusieurs copies de ces documents,
sur plusieurs ordinateurs différents, ou plusieurs feuilles de papier.
Vous devez pouvoir les montrer en cas de contrôle.
Le classement des documents :
- Classez vos documents dans l’ordre.
- Classez-les de façon que vous puissiez les retrouver facilement.
La durée de conservation :
Vous devez garder vos documents pendant 10 ans.
C’est la loi qui l’oblige.
Pour les opérations en espèces :
Pour les entrées d’argent en espèces, vous pouvez les regrouper.
Cela veut dire que vous indiquez le montant total gagné sur une journée pour une même activité.
Ecrivez par exemple : vente de pâtisseries du 15 mars = 50 francs.
Pour les sorties d’argent en espèces, gardez toujours les reçus.
Vous devez vérifier régulièrement que ce que vous notez correspond à la réalité.
Pour cela, comparez votre tableau avec vos relevés bancaires, ce sont les documents que vous envoie la banque.
Comparez aussi votre tableau avec l’argent qu’il y a dans la caisse.
Vérifiez que les montants sont les mêmes.
Faites cela régulièrement, par exemple une fois par mois.
Vous trouverez ci-dessous un exemple de tableau de flux de trésorerie.
Détails sur les colonnes :
- Colonne “date de l’opération” : indiquez la date à laquelle l’argent entre ou sort.
Pas la date de la facture. - Colonne “description” : décrivez brièvement l’opération.
- Colonnes “recettes et dépenses” : indiquez les montants qui sont entrés ou sortis
des comptes de l’association. - Colonne “solde cumulé” : c’est l’argent que votre association a vraiment après chaque entrée ou sortie d’argent sur ses comptes.
- Colonne “catégorie” : c’est ce qui a provoqué l’entrée ou la sortie de l’argent.
Cela sert pour le compte de recettes et dépenses de fin d’année.
Le compte de recettes et dépenses de fin d'année
À la fin de l’année, vous regroupez toutes les entrées et sorties d’argent
des comptes de l’association, par catégorie.
Ces entrées et sorties d’argent s’appellent des opérations.
Vous calculez le total de chaque catégorie.
Vous n’indiquez pas les dates.
Vous n’indiquez pas le détail de chaque entrée ou sortie d’argent.
Vous indiquez seulement les principales catégories et le total.
L'état du patrimoine
L’état du patrimoine est un résumé de la situation de votre association vis-à-vis de l’argent.
En général, le résumé concerne la situation de l’association au 31 décembre de l’année.
Vous devez indiquer le montant total de l’argent dans la caisse de l’association.
Vous devez indiquer le montant total de l’argent sur le compte postal de l’association.
Vous devez indiquer le montant total de l’argent sur le compte bancaire de l’association.
Les montants doivent être ceux qui sont réellement présents sur ces comptes à une date choisie.
Le plus souvent, c’est la date de clôture de l’exercice comptable.
L’exercice comptable est une période d’un an pendant laquelle on observe la comptabilité.
En général, on utilise la date du 31 décembre de l’année en cours.
Important :
Vous devez aussi noter les factures que vous n’avez pas encore payées.
Ces factures s’appellent des passifs.
Si vous ne notez pas les factures à payer, vous croyez avoir plus d’argent que la réalité.
Cela peut mettre votre association en danger.
Concernant le choix de la date :
Vous pouvez choisir une autre date que le 31 décembre
si cela est plus logique pour la situation de votre association.
La durée d’un exercice comptable est de 12 mois.
Sauf le premier exercice, quand votre association vient d’être créée,
qui peut être plus court ou plus long.
Mais pas plus long que 23 mois.
Une fois que vous avez choisi une date, vous devez garder la même date chaque année.
Cela permet de comparer les années entre elles.
Vous pouvez télécharger un modèle de ce document.
Vous pouvez télécharger un exemple rempli.
Quand vous avez fini de remplir les documents
qui décrivent la comptabilité de votre association sur l’année qui se termine,
vous devez les faire signer.
En général, le président ou la présidente doit signer.
En général, le trésorier ou la trésorière doit signer.
On dit qu’ils signent les comptes annuels.
Cette signature veut dire que les comptes sont terminés.
Cette signature veut dire que les comptes sont validés par le comité.
Cette signature veut dire que les comptes sont prêts pour être présentés
à l’Assemblée générale.
L’Assemblée Générale est une réunion où participent tous les membres de l’association.
En général, il faut les présenter dans les 3 à 6 mois après la fin de l’exercice comptable, sauf si vos statuts disent autre chose.
L’Assemblée générale approuve les comptes.
Cela veut dire qu’elle les valide, qu’elle est d’accord avec ce qu’il y a d’écrit
dans les documents.
Ou elle ne les approuve pas si elle trouve qu’il y a des problèmes.
Quand l’Assemblée générale approuve les comptes, donc qu’elle les valide,
on dit que l’exercice comptable est clos.
Quand l’Assemblée générale approuve les comptes, le trésorier a fini son travail.
On dit qu’il est déchargé de son mandat.
Cela veut dire qu’il n’a plus la responsabilité d’être trésorier.
Quand l’Assemblée générale approuve les comptes, un nouvel exercice comptable commence.
A propos de la vérification des comptes :
Si votre association est petite,
vous n’êtes pas obligé de faire vérifier vos comptes par un professionnel.
Mais nous recommandons quand même de le faire.
Cela garantit que vous êtes honnête, et que vous gérez bien l’association.
Cela donne confiance aux membres de l’association.
Cela donne confiance aux personnes qui donnent de l’argent.
La comptabilité commerciale, qui est aussi appelée comptabilité en partie double
Il existe trois systèmes de comptabilité.
Un système de comptabilité est une manière de noter ce qu’il se passe
avec l’argent de votre association.
Ces trois systèmes sont différents.
La différence se trouve surtout dans la manière de noter les opérations.
Une opération est un mouvement d’argent.
Par exemple : votre association paie le loyer.
Ou votre association reçoit une cotisation d’un membre.
Une cotisation est une somme d’argent que chaque membre paie régulièrement.
La différence se trouve aussi dans la manière de présenter ces opérations.
Cette différence change les états financiers.
Les états financiers sont des documents.
Ces documents montrent la situation de l’argent de votre association.
La comptabilité commerciale comprend plusieurs éléments.
Élément 1 : une trésorerie
La trésorerie est l’argent dont dispose votre association.
C’est l’argent sur le compte bancaire.
C’est aussi l’argent en espèces dans la caisse.
Élément 2 : un bilan
Le bilan est un document.
Ce document montre ce que possède votre association.
Par exemple : de l’argent, du matériel, des meubles.
Le bilan montre aussi ce que votre association doit payer.
Par exemple : des factures pas encore payées.
Élément 3 : un compte de résultat
Le compte de résultat est un document.
Ce document montre si votre association gagne de l’argent.
Il montre aussi si votre association perd de l’argent.
Élément 4 : des notes annexes si nécessaire
Les notes annexes sont des documents supplémentaires.
Ces documents donnent des explications.
Ils expliquent les chiffres du bilan.
Ils expliquent aussi les chiffres du compte de résultat.
Le but de la comptabilité commerciale
La comptabilité commerciale a un but précis.
Ce but est de présenter la situation de l’argent de votre association.
Cette présentation doit être claire.
Elle doit permettre à une personne extérieure de comprendre.
Une personne extérieure est quelqu’un qui ne fait pas partie de votre association.
Par exemple : une banque, ou un bailleur de fonds.
Un bailleur de fonds est une personne ou une organisation
qui donne de l’argent à votre association.
Une personne extérieure peut aussi être une autorité publique.
Une autorité publique est une administration de l’État, du canton ou de la ville.
Cette personne doit pouvoir comprendre comment va votre association.
Elle doit pouvoir se faire un avis.
Cet avis doit être basé sur des informations complètes.
Ces informations doivent être sûres, on doit pouvoir y croire.
Il est important de bien comprendre la différence.
Car il y a une différence entre la comptabilité commerciale et le simple suivi de trésorerie.
Le simple suivi de trésorerie note seulement 2 choses.
Première chose : le solde banque.
Le solde banque est l’argent disponible sur le compte bancaire.
Deuxième chose : le solde caisse.
Le solde caisse est l’argent disponible en espèces.
La trésorerie montre seulement l’argent qui bouge vraiment.
Elle montre les encaissements.
Les encaissements sont l’argent qui entre vraiment dans votre association.
C’est l’argent qui arrive sur le compte bancaire. Ou l’argent qui arrive dans la caisse.
Elle montre aussi les décaissements.
Les décaissements sont l’argent qui sort vraiment de votre association.
C’est l’argent qui part du compte bancaire.
Ou l’argent qui sort de la caisse.
La comptabilité commerciale va plus loin. Elle montre plus de choses.
Première chose en plus : les factures émises
Elle montre les factures émises mais pas encore encaissées.
Émises signifie envoyées.
Votre association a envoyé une facture à quelqu’un.
Cette personne doit payer cette facture.
Mais l’argent n’est pas encore arrivé sur le compte bancaire.
Cette facture représente de l’argent que quelqu’un doit à votre association.
Mais cet argent n’est pas encore arrivé.
Deuxième chose en plus : les factures reçues
Elle montre aussi les factures reçues mais pas encore payées.
Votre association a reçu une facture.
Votre association doit payer cette facture.
Mais votre association n’a pas encore payé.
L’argent n’est pas encore sorti du compte bancaire.
Cette facture représente de l’argent que votre association doit payer.
Mais votre association n’a pas encore payé cet argent.
La comptabilité commerciale est importante car elle donne une vision plus complète.
Une vision plus complète signifie que vous voyez plus de choses.
Vous voyez mieux la situation de l’argent de votre association.
Vous voyez aussi mieux les engagements de votre association.
Les engagements sont ce que votre association s’est engagée à faire.
Par exemple : votre association s’est engagée à payer une facture dans 30 jours.
Ou quelqu’un s’est engagé à payer de l’argent à votre association.
La comptabilité commerciale suit un principe.
Ce principe s’appelle la partie double.
Un principe est une règle de base.
Selon ce principe, chaque opération est notée deux fois.
Notée signifie enregistrée dans les comptes.
Chaque opération est d’abord notée une fois au débit.
Le débit est un côté du compte.
C’est une colonne dans le tableau des comptes.
On note au débit certains types d’opérations.
Par exemple : l’argent qui entre sur le compte bancaire.
Ou l’achat de matériel.
Ensuite, la même opération est notée une fois au crédit.
Le crédit est l’autre côté du compte.
C’est une autre colonne dans le tableau des comptes.
On note au crédit d’autres types d’opérations.
Par exemple : l’argent qui sort du compte bancaire.
Ou une dette que votre association doit payer.
Ces 2 enregistrements se font dans 2 comptes différents.
Un compte est une catégorie pour classer les opérations.
Par exemple : un compte pour le loyer.
Un autre compte pour les cotisations.
Noter deux fois permet de garder l’équilibre du bilan.
L’équilibre, en comptabilité, signifie que le total des débits est égal au total des crédits.
Si vous additionnez tous les débits, vous obtenez un total.
Si vous additionnez tous les crédits,
vous obtenez le même total.
Cela permet de vérifier que tout est correct.
Si les deux totaux ne sont pas égaux, il y a une erreur.
Votre association doit suivre des règles.
Les normes sont des règles à suivre pour faire la comptabilité.
Les exigences légales sont ce que la loi oblige votre association à faire.
Ces règles se trouvent dans 2 textes.
Premier texte : le Code des obligations
Le Code des obligations est un livre de lois suisses.
On utilise souvent les lettres CO pour dire Code des obligations.
Ces règles se trouvent dans les articles 958 à 962 du Code des obligations.
Deuxième texte : l’Olico
Ces règles sont aussi dans l’Olico.
L’Olico est un nom court.
Le nom complet est Ordonnance sur la tenue et la conservation des livres de comptes.
Une ordonnance est un texte qui donne des règles précises.
Ces règles précises servent à appliquer la loi.
L’Olico a été publiée officiellement pour appliquer le Code des obligations.
Cette information est écrite dans les articles 957 à 962 du Code des obligations.
L’Olico s’applique à toutes les personnes et organisations.
Mais seulement si ces personnes et organisations
doivent tenir une comptabilité commerciale complète.
Le Code des obligations dit qui doit tenir une comptabilité commerciale complète.
Tenir une comptabilité commerciale peut être très difficile.
Il faut beaucoup de connaissances.
Il faut aussi beaucoup de temps.
C’est pourquoi nous recommandons de demander de l’aide.
Vous pouvez demander de l’aide à des personnes
qui ont beaucoup d’expérience en comptabilité.
Avoir de l’expérience signifie avoir fait de la comptabilité pendant longtemps.
Ces personnes connaissent bien la comptabilité.
Vous pouvez aussi demander de l’aide à des professionnels.
Un professionnel est une personne dont c’est le métier.
Par exemple : un comptable CFC.
CFC veut dire Certificat Fédéral de Capacité.
C’est un diplôme professionnel suisse.
Un comptable CFC a suivi une formation professionnelle en comptabilité.
Cette personne a passé des examens.
Cette personne sait faire de la comptabilité.
Ces personnes peuvent aider votre association à faire plusieurs choses.
Première chose : mettre en place le plan comptable
Le plan comptable est une liste organisée.
Cette liste contient tous les comptes que votre association utilise.
Un compte est une catégorie pour classer les opérations.
Par exemple : un compte pour les cotisations.
Un autre compte pour le loyer.
Un autre compte pour les salaires.
Deuxième chose : régler le logiciel
Régler le logiciel signifie le configurer.
Configurer signifie préparer le logiciel pour votre association.
Il faut dire au logiciel quels comptes utiliser.
Il faut aussi dire au logiciel comment vous voulez présenter les documents.
Troisième chose : préparer les documents de fin d’année
Préparer les documents de fin d’année signifie faire le bilan et le compte de résultat.
Ces documents montrent la situation de votre association à la fin de l’année.
Pour tenir une comptabilité commerciale, vous avez besoin d’un logiciel spécialisé.
Un logiciel est un programme informatique.
Un logiciel spécialisé est un programme fait spécialement pour la comptabilité.
Ce logiciel crée automatiquement les bilans et comptes de résultat.
Le logiciel fait cela à partir des entrées comptables.
Les entrées comptables sont les opérations que vous notez dans le logiciel.
Par exemple : vous notez que votre association a payé le loyer.
Le logiciel va mettre cette information au bon endroit.
Nous recommandons de faire relire votre comptabilité commerciale.
Faire relire signifie demander à quelqu’un de vérifier.
Cette personne regarde si tout est correct.
Nous recommandons de faire relire par un comptable confirmé.
Un comptable confirmé est un comptable qui a beaucoup d’expérience.
Cette personne fait de la comptabilité depuis longtemps.
Cette personne connaît bien toutes les règles.
Cette relecture est importante.
La relecture permet de trouver les erreurs.
La relecture permet aussi de vérifier que tout est bien fait.
En Suisse, la loi ne vous oblige pas à faire certifier vos comptes.
Faire certifier signifie faire vérifier par un professionnel autorisé.
Ce professionnel dit officiellement que vos comptes sont corrects.
Cela signifie que votre association peut choisir.
Votre association n’est pas obligée de faire certifier ses comptes.
Sauf si votre association est très grande.
Ou sauf si la loi l’exige pour d’autres raisons.
Même si la loi ne vous oblige pas,
plusieurs raisons peuvent vous pousser à faire appel à un professionnel autorisé.
Raison 1 : la comptabilité est très compliquée
Si votre comptabilité est très compliquée, un professionnel peut vous aider.
Ce professionnel connaît toutes les règles.
Il sait comment faire même quand c’est difficile.
Raison 2 : la loi impose des règles strictes
Si la loi impose des règles strictes, un professionnel connaît ces règles.
Strictes signifie précises et sévères.
Le professionnel sait comment appliquer ces règles.
Raison 3 : votre association veut être transparente
Si votre association veut être transparente, un professionnel peut aider.
Être transparent signifie montrer clairement comment l’argent est géré.
Un professionnel peut certifier que tout est correct.
Certifier signifie dire officiellement que les comptes sont bien faits.
Cela donne confiance aux personnes extérieures.
Un professionnel autorisé peut être différentes personnes.
Possibilité 1 : une fiduciaire
Une fiduciaire est une entreprise spécialisée.
Cette entreprise fait de la comptabilité pour d’autres associations ou entreprises.
Les personnes qui travaillent dans une fiduciaire sont des experts en comptabilité.
Un expert est une personne qui connaît très bien un sujet.
Possibilité 2 : un expert-réviseur agréé
Un expert-réviseur agréé est un professionnel autorisé officiellement.
La loi sur l’agrément et la surveillance des réviseurs donne cette autorisation.
On utilise les lettres LSR pour dire cette loi.
Ce professionnel a le droit de vérifier les comptes.
Il peut dire officiellement si les comptes sont corrects.
Faire appel à un professionnel coûte de l’argent.
Il est recommandé de faire un appel d’offres.
Un appel d’offres fonctionne comme cela :
vous contactez plusieurs professionnels.
vous demandez à chacun un devis.
Un devis est un document qui dit combien coûte le service.
ensuite vous comparez les devis.
vous regardez les prix.
vous regardez aussi ce qui est proposé.
vous choisissez le meilleur devis.
Cela permet de ne pas payer trop cher.
Cela permet aussi de choisir le meilleur professionnel pour votre association.
Il existe 2 types de contrôle pour les associations.
Le contrôle ordinaire est le contrôle le plus complet.
Ce contrôle vérifie tout en détail.
C’est aussi le contrôle le plus strict.
Strict signifie précis et sévère.
Le contrôle restreint est un contrôle moins détaillé.
Ce contrôle vérifie les points importants.
Mais il ne vérifie pas tout.
Ces contrôles peuvent jouer le rôle de la relecture.
Si votre association doit faire un contrôle ordinaire ou restreint,
ce contrôle vérifie la comptabilité.
Vous n’avez alors peut-être pas besoin d’une relecture en plus.
Vous pouvez décider de faire relire votre comptabilité
par des personnes non professionnelles.
Des personnes non professionnelles sont des personnes dont ce n’est pas le métier.
Par exemple : des membres de votre association.
Ces personnes ont des connaissances de base en comptabilité.
Mais ce ne sont pas des experts.
Dans ce cas, il peut être utile de faire d’abord relire par un professionnel.
Cette relecture par un professionnel se fait avant la relecture par les personnes non professionnelles.
Cela permet de vérifier que tout est correct.
Ensuite, les personnes non professionnelles peuvent faire une relecture supplémentaire.
Cela donne plus de sécurité.
Cela permet de trouver plus d’erreurs possibles.
Exemple détaillé
Vous pouvez trouver un exemple détaillé de comptabilité commerciale dans un document.
Ce document a été publié par la ville de Genève.
Le titre de ce document est : « L’essentiel de la présentation des comptes pour les organisations à but non lucratif et les personnes physiques subventionnées ».
Explication du titre
Une organisation à but non lucratif est une association
qui ne cherche pas à gagner de l’argent.
Votre association veut aider les gens ou faire des activités.
Votre association ne veut pas devenir riche.
Les personnes physiques subventionnées
sont des personnes qui reçoivent une subvention.
Une subvention est de l’argent donné par la ville, le canton ou l’État.
Le bilan
Le bilan est un document important.
Le bilan montre l’état du patrimoine de votre association.
Le patrimoine est tout ce que possède votre association.
Par exemple : de l’argent, du matériel, des meubles, un local.
Le bilan montre aussi la situation de l’argent de votre association.
Le bilan est fait à la date de clôture de l’exercice comptable.
La date de clôture est la fin de la période.
C’est le dernier jour de l’année comptable.
Un exercice comptable est une période de 12 mois.
Pendant cette période, votre association note toutes les opérations d’argent.
À la fin de cette période, votre association fait les comptes.
Le bilan contient 2 parties.
Vous pouvez regarder l’exemple de bilan ci-dessous :
Première partie : les actifs
Les actifs sont ce que possède votre association.
Par exemple :
- de l’argent sur le compte bancaire.
- de l’argent en espèces dans la caisse.
- du matériel comme des ordinateurs.
Deuxième partie : les passifs
Les passifs sont ce que votre association doit payer.
Par exemple :
- des factures à payer.
- des dettes : c’est de l’argent que votre association a emprunté
et qu’elle doit rembourser.
Vous pouvez regarder le glossaire en annexe 3 pour avoir plus d’informations.
Un glossaire est une liste de mots avec leurs explications.
Ce glossaire explique les termes utilisés dans le tableau du bilan.
Le compte de résultat ou compte de pertes et profits
Le compte de résultat est un document important.
On peut aussi appeler ce document compte de pertes et profits.
C’est le même document avec un nom différent.
Le compte de résultat montre les produits de votre association.
Les produits sont l’argent gagné par votre association.
Par exemple :
- les cotisations des membres ;
- les dons reçus. Les subventions reçues de la ville ou du canton ;
- l’argent gagné lors d’événements.
Le compte de résultat montre aussi les charges de votre association.
Les charges sont les dépenses de votre association.
Par exemple :
- le loyer du local ;
- les salaires des employés ;
- l’’électricité.
Le compte de résultat montre ces produits et charges durant l’exercice.
Durant l’exercice signifie pendant toute l’année comptable,
du premier jour au dernier jour de l’année comptable.
Voici un exemple de compte de résultat :
L’annexe
L’annexe est un document supplémentaire
qui complète les informations données dans les comptes.
La comptabilité selon des normes reconnues
Il existe 3 systèmes de comptabilité.
Un système de comptabilité est une manière de noter l’argent de votre association.
Ces 3 systèmes sont différents.
La différence se trouve surtout dans la manière de noter les opérations.
Une opération est un mouvement d’argent.
Par exemple : votre association paie le loyer,
ou votre association reçoit une cotisation d’un membre.
La différence se trouve aussi dans la manière de présenter ces opérations.
Cette différence change les états financiers.
Les états financiers sont des documents.
Ces documents montrent la situation de l’argent de votre association.
La comptabilité selon une norme reconnue
suit la même logique que la comptabilité commerciale.
Logique signifie manière de faire.
Certaines caractéristiques de cette comptabilité
ressemblent à celle de la comptabilité commerciale
Cette comptabilité ne se limite pas au suivi de la trésorerie.
Le suivi de la trésorerie note seulement trois choses:
- le solde de la banque : c’est l’argent disponible sur le compte bancaire ;
- le solde du compte postal : c’est l’argent disponible sur le compte postal ;
- le solde de la caisse : c’est l’argent disponible en espèces.
Cette comptabilité prend aussi en compte les factures envoyées
mais pas encore encaissées.
Votre association a envoyé une facture à quelqu’un.
Mais l’argent n’est pas encore arrivé sur le compte bancaire.
Elle prend aussi en compte les factures reçues mais pas encore payées.
Votre association a reçu une facture : votre association doit payer cette facture.
Mais votre association n’a pas encore payé.
Cette comptabilité va plus loin que la comptabilité commerciale.
Elle exige une transparence et une présentation accrues.
Accrues signifie augmentées, plus importantes.
La transparence signifie montrer clairement comment l’argent est géré.
Tout doit être clair et facile à comprendre.
La présentation signifie la manière de montrer les informations.
Les informations doivent être présentées de manière très organisée.
Elle exige aussi l’enregistrement de retraitements supplémentaires.
Un retraitement est une modification des comptes.
Une modification signifie un changement.
On change ou on ajuste certains montants dans les comptes.
Ces retraitements incluent plusieurs choses.
- Premier type de retraitement : les provisions
Une provision est de l’argent mis de côté.
Votre association met cet argent de côté pour payer une dépense future. - Deuxième type de retraitement : les amortissements
Un amortissement est la diminution de la valeur d’un bien avec le temps.
Par exemple : votre association achète un ordinateur pour 2 000 francs.
Au bout de 3 ans, cet ordinateur vaut moins cher.
Il vaut peut-être seulement 500 francs.
Cette diminution de valeur est un amortissement. - Troisième type de retraitement : les valorisations
Une valorisation est l’évaluation de la valeur d’un bien ou d’un actif.
L’évaluation, c’est le calcul de la valeur.
Un actif est quelque chose que possède votre association.
Par exemple : votre association possède du matériel.
Vous devez calculer combien vaut ce matériel aujourd’hui.
Ce calcul est une valorisation.
Cette approche permet de présenter des états financiers
comparables et conformes aux standards.
Comparables signifie que l’on peut comparer.
Vous pouvez comparer les résultats de votre association avec d’autres associations.
Vous pouvez aussi comparer les résultats d’une année avec une autre année.
Conformes aux standards signifie que les comptes respectent des règles communes.
Un standard est une règle que tout le monde suit.
Si tout le monde suit les mêmes règles, c’est plus facile de comparer.
Cette approche offre une vision complète.
Complète signifie que vous voyez tout.
Vous voyez la situation de l’argent de votre association.
Vous voyez aussi les engagements de votre association.
Les engagements sont ce que votre association s’est engagée à faire.
Par exemple : payer une facture, ou recevoir de l’argent de quelqu’un.
Cette comptabilité nécessite, en échange, plus de compétences comptables.
Les compétences comptables sont
les connaissances et les capacités pour faire de la comptabilité.
Il faut savoir faire des calculs compliqués.
Cette comptabilité nécessite aussi d’être précis et régulier dans son travail.
Il faut faire très attention.
Il faut vérifier les informations plusieurs fois.
Il ne faut pas faire d’erreurs.
Les comptes consolidés pour les grandes structures
Pour les plus grandes structures, comme les grandes associations par exemple,
des règles particulières s’appliquent.
Parfois, une association contrôle une ou plusieurs entités.
Une entité est une organisation séparée.
Par exemple : une autre association ou une entreprise.
Quand une association contrôle une ou plusieurs entités, on appelle cela un groupe.
Dans ce cas, votre association peut être obligée
de faire et de décrire des comptes consolidés.
Les comptes consolidés regroupent les comptes de toutes les entités du groupe.
On fait un seul document pour tout le groupe.
Cette obligation est écrite dans la loi.
Cette information se trouve dans l’article 963 alinéa 4 du Code des obligations.
Ce Code est aussi appelé CO.
Si votre association est soumise à un contrôle ordinaire,
elle doit présenter ses comptes consolidés
selon une norme comptable reconnue par le Conseil fédéral.
Le contrôle ordinaire est le contrôle le plus complet.
Ce contrôle vérifie tout en détail.
C’est aussi le contrôle le plus strict.
Une norme comptable est un ensemble de règles pour faire la comptabilité.
Si elle est reconnue par le Conseil fédéral,
cela signifie que le gouvernement suisse accepte cette norme.
Cette obligation est écrite dans plusieurs articles de loi.
Cette information se trouve dans l’article 69b du Code Civil.
Cette information se trouve aussi dans l’article 727
et les articles suivants du Code des obligations.
Cette norme est aussi écrite dans l’article 963a du Code des obligations.
Il s’agit du type de comptabilité le plus exigeant et difficile.
Ce type demande beaucoup de travail.
Ce type demande beaucoup de connaissances.
Plusieurs normes peuvent être utilisées.
Mais une norme est la plus adaptée
à la manière dont les associations fonctionnent en Suisse.
Cette norme s’appelle Swiss GAAP RPC/FER.
Swiss signifie suisse en anglais.
GAAP signifie Generally Accepted Accounting Principles en anglais.
En français, cela signifie Principes Comptables Généralement Acceptés.
RPC signifie Recommandations relatives à la Présentation des Comptes.
FER signifie Fachkommission für Empfehlungen zur Rechnungslegung en allemand.
En français, cela signifie Commission d’experts
pour les recommandations relatives à la présentation des comptes.
>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour lire cette norme sur internet
Cette norme est écrite par la Chambre fiduciaire.
C’est l’association professionnelle des experts en finance et comptabilité en Suisse.
Cette norme est acceptée officiellement par le Conseil fédéral.
La norme RPC 21 est une partie de la norme Swiss GAAP RPC/FER.
Cette norme traite spécifiquement de l’établissement des comptes
des organisations à but non lucratif.
Une organisation à but non lucratif
est une association qui ne cherche pas à gagner de l’argent pour s’enrichir.
Votre association veut aider les gens ou faire des activités.
Cette norme explique plusieurs choses.
- les principes de base, c’est-à-dire les règles importantes à suivre
- la présentation des comptes : comment montrer les informations dans les documents
- les règles d’attribution : comment classer et répartir les montants dans les comptes.
Cette comptabilité est très compliquée.
C’est pourquoi il est vraiment conseillé de recourir à un professionnel.
Possibilité 1 : une fiduciaire spécialisée
Vous pouvez faire appel à une fiduciaire spécialisée.
Une fiduciaire est une entreprise qui fait de la comptabilité pour d’autres associations
ou entreprises.
Possibilité 2 : un expert-réviseur ou une experte-réviseuse agréé
Vous pouvez aussi faire appel à un expert-réviseur ou une experte-réviseuse agréé.
Un expert-réviseur ou une experte-réviseuse est un professionnel
qui vérifie les comptes.
Agréé signifie autorisé officiellement.
Cette personne est agréée par l’ASR.
L’ASR est l’Autorité de Surveillance en matière de Révision.
C’est l’autorité suisse qui surveille les professionnels qui vérifient les comptes.
Dans ce type de comptabilité, votre association doit présenter plusieurs documents. Présenter signifie montrer et remettre.
Ces documents sont présentés à la fin de l’exercice comptable.
Un exercice comptable est une période de 12 mois.
Pendant cette période, votre association note toutes les opérations d’argent.
À la fin de cette période, votre association fait les comptes.
Les documents à présenter sont les suivants :
Document 1 : le bilan
Le bilan est un document qui montre ce que possède votre association.
Il montre aussi ce que votre association doit payer.
Cette information est précisée dans la norme appelée RPC2.
Document 2 : le compte de résultats
Le compte de résultats est un document qui montre si votre association gagne de l’argent.
Il montre aussi si votre association perd de l’argent.
Cette information est précisée dans la norme appelée RPC3.
Document 3 : le tableau des flux de trésorerie
Le tableau des flux de trésorerie est un document
qui montre tous les mouvements d’argent : l’argent qui entre, l’argent qui sort.
Cette information est précisée dans la norme appelée RPC4.
Document 4 : l’annexe
L’annexe est un document supplémentaire qui donne des explications.
Il explique les chiffres du bilan et du compte de résultats.
Cette information est précisée dans la norme appelé RPC8.
Document 5 : le rapport de performance
Le rapport de performance est un document qui explique si votre association
a bien atteint ses objectifs pendant l’année.
Ce rapport est recommandé pour les OBNL.
OBNL signifie Organisation à But Non Lucratif.
C’est un autre nom pour une association qui ne cherche pas à gagner de l’argent.
Document 6 : le rapport de l’organe de révision si nécessaire
Le rapport de l’organe de révision est un document.
Un organe de révision est une personne ou une entreprise qui vérifie les comptes.
Ce document explique si les comptes sont corrects.
Ce rapport est obligatoire seulement dans certains cas.
Il est exigé si le Code Civil suisse ou le Code des obligations le demande.
Cette obligation est écrite dans l’article 69b du Code Civil.
Cette obligation est aussi écrite dans l’article 727 du Code des obligations.
Cette comptabilité a un but précis.
Le but est de permettre à un tiers de disposer d’informations utiles.
Un tiers est une personne qui ne fait pas partie de votre association.
Par exemple : une banque, ou une autorité.
Ces informations concernent plusieurs choses.
- le patrimoine de votre association, donc tout ce que possède votre association
- la situation financière de votre association : l’état de l’argent de votre association
- les résultats de votre association : c’est ce que votre association a gagné ou perdu pendant l’année.
Ces informations sont présentées sous une forme organisée de manière claire.
Elles sont présentées à travers les états financiers.
Les états financiers sont les documents comptables.
Les états financiers est d’ailleurs le terme employé dans les normes Swiss GAAP RPC/FER.
Ce terme désigne les comptes annuels adoptés formellement par l’assemblée générale.
Les comptes annuels sont les comptes de fin d’année.
Adoptés formellement signifie approuvés officiellement.
L’assemblée générale est la réunion où tous les membres votent les décisions importantes.
Pour plus d’informations
Vous pouvez trouver plus d’informations dans un document.
Ce document écrit par la ville de Genève.
Le titre de ce document est : « L’essentiel de la présentation des comptes pour les organisations à but non lucratif et les personnes physiques subventionnées ».
Explication du titre :
Une organisation à but non lucratif est une association
qui ne cherche pas à gagner de l’argent.
Les personnes physiques subventionnées sont des personnes
qui reçoivent une subvention.
Une subvention est de l’argent donné par la ville, le canton ou l’État.
La vérification des comptes
Attention : la vérification des comptes est différente de la comptabilité.
C’est un contrôle fait par une personne ou une organisation.
Cette personne ou organisation vérifie,
que ce que vous écrivez sur les comptes de votre association est correct.
Elle vérifie que vous respectez les règles .
Il y a plusieurs types de règles qui existent pour contrôler les comptes
En Suisse, il y a des règles fédérales, donc au niveau de l’Etat.
Il y a aussi des règles spéciales pour certains cantons.
Le canton de Genève a des règles spéciales pour les subventions.
Tout cela est expliqué dans les textes de lois comme l’article 69b CS et l’article 727 et les suivants du document appelé CO.
Les trois types de vérification
Si votre association correspond à une seule caractéristique du type supérieur,
vous devez faire le type de vérification correspondant à cette caractéristique.
Le tableau ci-après vous aide à savoir le type de vérification qui correspond
à la situation de votre association.
Le tableau a deux colonnes.
A gauche, le nom du type de contrôle.
A droite, les caractéristiques des associations
qui doivent choisir le type de contrôle sur la même ligne.
Ces caractéristiques s’appellent des critères.
| Type de contrôle | Critères |
|---|---|
| Contrôle non-professionnel | C’est le contrôle le plus simple. Une personne de confiance vérifie les comptes de l’association. Cette personne n’a pas besoin d’être un expert-comptable professionnel. Cette personne peut être un membre de l’association. La loi n’oblige pas votre association à faire un contrôle. Personne ne vous demande de contrôle. Votre association est petite. Cela vous concerne si la Ville de Genève vous donne de l’argent et que : elle vous moins de 50 000 francs par année. cette aide revient chaque année. votre association emploie peu de salariés ou pas de salariés. |
| Contrôle restreint 727a CO | C’est un contrôle fait par un expert-comptable professionnel. C’est une personne dont le métier est de gérer la comptabilité d’organisation comme des sociétés ou des associations. On considère qu’il est expert, c’est-à-dire qu’il a de très grandes connaissances de son métier. Cet expert vérifie que les comptes de votre association sont corrects. Il vérifie que vous suivez les règles de base de la comptabilité. Ce contrôle est moins détaillé que le contrôle ordinaire. L’expert rédige un document sur vos comptes. Il le fait car quelqu’un demande ce contrôle à votre association. Cette demande peut venir d’une autorité publique. Une autorité publique est une administration de l’État, du canton ou de la ville. Cette demande peut aussi venir d’un bailleur de fonds. Un bailleur de fonds est une personne ou une organisation qui donne de l’argent à votre association. Votre association est concernée par ce type de contrôle si la Ville de Genève vous donne de l’argent et que : le montant est de plus de 50 000 francs et de moins de 999 999 francs. votre association emploie quelques salariés. |
| Contrôle ordinaire 727 CO | C’est le contrôle le plus complet et le plus strict.
Votre association est concernée si la Ville de Genève lui donne un million de francs ou plus. |
Cliquez sur le type de contrôle que vous souhaitez voir en détail
Audit by non-professionals
Ce type de contrôle consiste à confier l’examen des comptes à des personnes.
Ces personnes ne sont pas des experts réviseurs agréés.
Ce sont des bénévoles.
Souvent, ce sont des membres de l’association.
On les appelle vérificateurs aux comptes.
La majorité des associations sont soumises à ce régime.
Nous détaillons la façon dont ce contrôle doit être fait, plus loin dans ce guide.
Comment faire un contrôle des comptes non-professionnel
Une association qui ne doit pas obligatoirement faire un contrôle restreint
peut choisir ce type de contrôle non professionnel.
La partie précédente de ce guide explique ce qu’est le contrôle restreint.
Une association qui ne doit pas obligatoirement faire un contrôle ordinaire
peut choisir ce type de contrôle.
La partie précédente de ce guide explique ce qu’est le contrôle ordinaire.
Dans ces cas-là l’association peut se limiter à une comptabilité adaptée à sa situation.
Elle peut choisir volontairement un contrôle bénévole.
La mission qui sera confiée au vérificateur des comptes de l’association
est fixé par les statuts ou l’Assemblée générale.
La durée de la mission de vérification est écrite dans les statuts
ou décidée à l’Assemblée générale.
Ce qui doit être vérifié est écrit dans les statuts de l’association
ou décidé à l’Assemblée générale.
Les statuts sont les documents qui expliquent comment fonctionne l’association.
L’Assemblée Générale est une réunion où tous les membres de l’association sont présents pour prendre des décisions.
Le vérificateur doit être indépendant.
Le vérificateur doit être compétent.
Cela signifie qu’il doit avoir des connaissances particulières
pour vérifier les comptes de l’association.
Il ne doit pas avoir d’intérêt personnel à faire cette révision,
quel que soit son résultat.
Il doit montrer qu’il a de bonnes connaissances de base en comptabilité.
Il peut s’agir de membres de l’association.
Il peut s’agir de personnes externes de confiance.
Nous recommandons que le vérificateur n’ait pas d’intérêts personnels dans l’organisation.
Nous recommandons qu’il n’ait pas de liens personnels, par exemple familial ou amical,
avec les personnes qui dirigent l’association.
Le vérificateur ne doit pas contrôler son propre travail.
Sa responsabilité est limitée.
Pour être indépendant, le vérificateur ne peut pas :
- faire partie du Comité ou du Conseil de l’association,
c’est le groupe de personnes élues par les membres et qui dirige l’association - faire partie de la Direction de l’association :
c’est le groupe de personnes employées par l’association et qui réalisent les actions
décidées par le Conseil et les membres.
Le vérificateur ne peut pas non plus :
- être un salarié de l’organisation.
- avoir de liens familiaux avec le trésorier.
- avoir de liens familiaux avec le comptable.
Le vérificateur peut être un simple membre de l’association.
Attention : certains bailleurs de fonds imposent qu’il n’y ait pas de liens.
Un bailleur de fond est une personne ou une organisation,
qui donne de l’argent à une association.
Par exemple : la Ville de Genève est un bailleur de fond.
Pourquoi l’indépendance est importante :
Il est préférable d’éviter le conflit d’intérêt.
Un conflit d’intérêt est une situation
dans laquelle une personne doit prendre une décision
mais qu’elle a un intérêt personnel dans cette décision.
En cas de faute, le vérificateur qui a un conflit d’intérêt avec une association
peut avoir de gros problèmes.
Son erreur peut être interprétée comme un acte illicite intentionnel.
Cela veut dire qu’elle a volontairement mal fait son travail.
Pour éviter cela, nous suggérons d’avoir deux vérificateurs au lieu d’un seul.
Cela garantit mieux l’indépendance de la révision.
Cela évite au maximum les éventuelles erreurs.
Cela évite au maximum les informations pas assez précises dans les documents.
Dans le cas de contrôle des comptes non professionnel,
il n’y a pas de règles issues d’une loi qui s’applique,
sauf si elle est imposée par la loi un article de loi qui s’appelle l’article 69b CC.
Ce que fait le vérificateur des comptes doit être basé sur la confiance.
Ce que fait le vérificateur des comptes doit aussi être basé
sur la bonne pratique associative.
Cela veut dire, sur les bonnes habitudes des associations qui sont bien organisées
et bien dirigées.
La Ville de Genève propose un protocole.
Un protocole est une manière de faire les choses, détaillée étape par étape.
Ce protocole se trouve dans le document qui s’appelle :
« L’essentiel de la présentation des comptes
pour les organisations à but non lucratif
et les personnes physiques subventionnées ».
Dans ce document, il y a une liste de ce que le vérificateur doit contrôler.
Ce qu’il y a dans cette liste sont les principales informations qu’il doit vérifier :
1. Le vérificateur contrôle les comptes annuels
Le vérificateur contrôle que les comptes annuels expliquent bien
ce qui est écrit dans les différents documents de comptabilité.
2. Le vérificateur contrôle le suivi de la comptabilité
Le vérificateur contrôle que les documents de comptabilité
sont souvent rédigés et complétés, tout au long de l’année.
3. Le vérificateur contrôle les règles comptables
Le vérificateur contrôle que les règles à suivre pour faire la comptabilité
sont bien respectées.
Le vérificateur contrôle aussi que l’association respecte bien les règles comptables
qu’elle doit suivre.
4. Le vérificateur contrôle les erreurs
Le vérificateur contrôle qu’il n’y a pas d’erreur dans les comptes annuels.
Le vérificateur contrôle qu’il n’y a pas d’informations fausses dans les comptes annuels.
Ces erreurs peuvent empêcher celui qui lit les comptes de bien les comprendre.
Le lecteur ne comprendrait pas bien la situation de l’association vis-à-vis de l’argent
si ces documents comportent des erreurs.
5. Le vérificateur contrôle les règles légales, c’est à dire les règles issues des lois
Le vérificateur contrôle que les règles légales, ou règles issues des lois, sont respectées.
Par exemple : les règles concernant les impôts.
Par exemple : les règles concernant les charges sociales.
Ces charges sociales sont les cotisations, ce que paient les membres, les assurances, etc.
6. Le vérificateur contrôle le surendettement
Le vérificateur contrôle que l’organisation n’est pas en situation de surendettement.
Le surendettement, c’est une situation dans laquelle une association doit rendre ou payer beaucoup d’argent
et qu’elle n’en n’a plus du tout.
7. Le vérificateur contrôle la continuité des activités de l’association
Le vérificateur contrôle que l’organisation ne va pas arrêter
de faire ses activités dans les mois qui viennent.
En général, on regarde si cela va continuer pendant au moins un an.
Suite à ces contrôles, le vérificateur rédige un document simple.
Si vous demandez à deux vérificateurs de contrôler la comptabilité de votre association,
ils rédigent le rapport ensemble.
Le rapport est un document détaillé qui expliquent ce que les vérificateurs ont remarqué
en contrôlant les comptes de l’association.
Ce rapport est transmis à l’Assemblée générale.
Cela veut dire à tous les membres de l’association.
L’Assemblée générale dit si elle est d’accord avec les comptes ou non.
Si elle est d’accord, on dit qu’elle approuve les comptes.
Si le vérificateur remarque un problème,
il peut écrire qu’il formuler une réserve dans son rapport.
Une réserve est sujet qui pose un problème.
Le vérificateur peut recommander à l’Assemblée générale de ne pas approuver les comptes.
Si les comptes ne sont pas approuvés :
Le Comité, donc ceux qui prennent les décisions pour l’association,
doit faire le nécessaire pour trouver une solution au problème.
Les documents qui parlent des comptes peuvent ensuite être modifiés.
Comme c’est l’Assemblée générale a demandé ces modifications,
le comité doit organiser une nouvelle Assemblée générale extraordinaire.
Cette nouvelle assemblée doit valider les comptes modifiés.
Les membres peuvent aussi décider de dire au Comité qu’ils ne sont toujours pas d’accord.
Cela arrive si les membres trouvent que le Comité
n’a pas bien géré l’argent et les activités de l’association.
Parfois, le vérificateur peut avoir des doutes
sur la continuité d’exploitation de l’association.
La continuité d’exploitation, c’est le fait de continuer les activités de l’association
encore un an.
Le vérificateur peut avoir des doutes
par rapport à l’argent que l’association doit rembourser,
si elle doit en rembourser de grosses sommes.
Quand votre association a trop de dettes,
elle doit calculer la valeur de ce qu’elle possède.
Ce que possède l’association s’appelle les actifs.
Par exemple : un bâtiment, de l’argent sur le compte, du matériel.
Votre association doit aussi calculer ce qu’elle doit payer.
Ce que doit payer l’association s’appelle les passifs.
Par exemple : des dettes, des factures à payer, de l’argent emprunté.
Vous devez calculer la valeur de liquidation des actifs et des passifs.
La valeur de liquidation, c’est le prix que vous pourriez obtenir en vendant tout aujourd’hui.
On dit aussi que c’est la valeur réelle sur le marché.
Par exemple :
Votre association possède 1 ordinateur.
Vous avez acheté cet ordinateur 2 000 francs il y a 3 ans.
Aujourd’hui, vous pourriez le vendre 500 francs.
La valeur de liquidation de l’ordinateur est 500 francs.
Ensuite, vous devez faire un document appelé rapport.
Ce rapport explique la situation financière de l’association.
Ce rapport explique que l’association risque de fermer.
La fermeture de l’association s’appelle la cessation.
Vous devez présenter ce rapport à l’Assemblée Générale.
L’assemblée générale est la réunion où tous les membres votent les décisions importantes.
Ces règles sur le surendettement sont écrites dans la loi.
Elles se trouvent dans les articles 725a, 725b et 725c du texte appelé CO.
Très peu d’associations sont obligées d’avoir un organe de révision.
Un organe de révision est une personne ou une entreprise qui contrôle les comptes.
Elle vérifie que les comptes sont bien gérés.
On appelle aussi cette personne ou entreprise un réviseur ou un contrôleur des comptes.
La loi oblige seulement les grandes associations à avoir un organe de révision.
Les petites associations ne sont pas obligées d’avoir un organe de révision.
Sauf si l’article 69b du texte appelé CC doit être appliqué.
Cet article explique les conditions pour savoir si vous devez avoir un organe de révision.
Même si ce n’est pas obligatoire,
c’est une bonne idée de faire contrôler les comptes de votre association.
Il y a des avantages pour votre association, lorsque vous faites vérifier ses comptes.
Avantage 1 : votre association fonctionne mieux
Le contrôle des comptes vous aide à bien gérer votre association.
Vous savez que vos comptes sont corrects.
Avantage 2 : vous trouvez plus facilement de l’argent
Quand vous cherchez de l’argent pour votre association,
les gens ont confiance en vous
si vous leur montrez exactement comment fonctionne l’association.
Chercher de l’argent s’appelle la recherche de fonds.
Les personnes qui donnent de l’argent voient que vos comptes sont contrôlés.
Avantage 3 : vous trouvez plus facilement des subventions
Une subvention est de l’argent donné par la ville, le canton ou l’État, à votre association
Quand vous demandez une subvention, les autorités voient que vos comptes sont contrôlés.
Cela rassure les autorités.
Avantage 4 : vous montrez que vous n’avez rien à cacher.
Cela signifie que vous montrez clairement comment vous gérez l’argent.
Cela prouve aussi que vous contrôlez bien l’argent de votre association.
Contrôle restreint
Le contrôle restreint est effectué par des personnes
ou un organisme de révision externes à l’association.
Par exemple : une fiduciaire.
Une fiduciaire est une entreprise spécialisée en comptabilité.
Ces personnes ou ces organisations doivent être réviseurs agréés.
Cela signifie qu’ils ont une autorisation officielle.
Cette autorisation est donnée par l’ASR,
c’est l’Autorité fédérale de surveillance en matière de révision.
Le réviseur doit respecter certaines règles.
Il est important que la personne ou l’organisme qui s’occupe de la révision
soit indépendant.
Cela veut dire qu’elle n’a rien à gagner, quel que soit le résultat de la révision.
Elle n’a pas de lien avec votre association en dehors de sa mission de révision des comptes de votre association.
Cela est écrit dans un article appelé 729 CO.
Même si vous êtes normalement soumis au contrôle restreint,
vous pouvez choisir un contrôle par des non-professionnels.
Cela s’appelle de l’opting-out.
C’est un mot anglais.
Pour cela, il faut que votre association
emploie moins de dix salariés à temps plein en moyenne par an.
Il faut aussi que tous les membres de l’Assemblée générale soient d’accord.
C’est écrit dans un article de loi appelé 69b al 3 CC.
Contrôle ordinaire
Le contrôle ordinaire doit être fait par un organe de révision externe.
Par exemple : une fiduciaire.
Cette personne ou organisation doit être expert-réviseur.
Un expert-réviseur a une autorisation spéciale.
Cette autorisation est donnée par l’ASR selon la LSR.
La LSR est la Loi sur l’agrément et la surveillance des réviseurs.
Cette loi explique qui peut faire le contrôle des comptes,
et comment dans l’article 727b CO.
Le réviseur doit respecter certaines règles.
Il est important de garantir l’indépendance des personnes ou organisations
qui font la révision des comptes.
Cela veut dire qu’elles n’ont pas d’intérêt personnel à faire cette révision,
quel que soit son résultat.
C’est écrit dans un article appelé 728 CO.
Glossaire
Un glossaire est une liste de mots avec leurs explications.
Ce glossaire explique les mots utilisés en comptabilité.
Cliquez ici pour afficher le glossaire
Chiffre d’affaires
Le chiffre d’affaires est le montant total de l’argent gagné par votre association.
Ce montant est calculé sur une période donnée.
Par exemple : 1 an.
Le chiffre d’affaires est calculé avant le retrait des dépenses de l’association.
C’est la somme de tout ce qui a été demandé comme paiement, donc facturé.
On additionne tout cet argent facturé : le total est le chiffre d’affaires.
Recettes et dépenses ou produits et charges
On peut utiliser deux noms différents pour la même chose.
Recettes ou produits.
Dépenses ou charges.
Les recettes ou produits
Les recettes sont tous les montants encaissés par votre association.
Encaissés signifie reçus.
C’est l’argent qui entre dans votre association.
Exemples de recettes :
- les cotisations des membres, ce sont les montants d’argent que chaque membre paie régulièrement
- les dons et legs : ce sont de l’argent ou des données par une personne ou laissés par une personne décédée
- les subventions publiques : ce sont des sommes d’argent données par l’État, le canton ou la ville
- les recettes d’évènements : l’argent des billets vendus, de nourriture vendue, les formations vendues
- les revenus financiers tels que les intérêts que la banque verse à votre association, parce que votre association a de l’argent sur son compte
Les dépenses ou charges
Les dépenses sont tous les paiements effectués par votre association.
C’est l’argent qui sort de votre association.
Exemples de dépenses :
- les loyers : l’argent payé pour utiliser un local
l’électricité - les assurances pour vous protéger contre les risques
- le matériel : c’est l’ensemble des objets et équipements nécessaires
- les fournitures : ce sont les petits objets nécessaires au quotidien comme des papiers, des stylos
- les honoraires et salaires : l’argent payé à un professionnel pour son service ou l’argent payé aux employés pour leur travail
- les frais de déplacement : l’argent dépensé pour se déplacer avec le train, le bus, l’essence
- la communication : ce que fait votre association pour se faire connaître par exemple des affiches, un site internet, des réseaux sociaux
- les remboursements de frais : c’est l’argent rendu à une personne, car cette personne a payé quelque chose pour votre association et votre association lui rend cet argent
- les achats de biens et services.
Les actifs
Les actifs sont ce que possède votre association.
Actifs transitoires
Les actifs transitoires sont des montants d’argent qui concernent deux périodes de temps.
Par exemple : l’année 2024 et l’année 2025.
Les actifs transitoires correspondent à deux types de montants.
Premier type : les charges payées d’avance
Les charges payées d’avance sont des dépenses payées maintenant pour plus tard.
Votre association paie maintenant.
Mais la dépense concerne le mois prochain ou l’année prochaine.
Deuxième type : les produits à recevoir
Les produits à recevoir sont de l’argent que quelqu’un doit à votre association.
Votre association a fait un service ou vendu quelque chose.
Mais l’argent n’est pas encore arrivé.
La caisse
La caisse est l’argent en espèces que votre association a
à la clôture de l’exercice comptable
donc à la fin de l’année comptable.
L’argent en espèces est l’argent liquide.
Le compte bancaire ou compte postal
C’est la somme des soldes en francs suisses à la clôture de l’exercice comptable.
Un solde est l’argent disponible sur le compte.
Si votre association a plusieurs comptes bancaires,
vous additionnez tous les soldes.
Si votre association a un compte postal, vous l’ajoutez aussi.
Le total est le montant à noter.
Le compte bancaire de projet ou compte affecté
C’est un compte séparé ouvert au nom de votre association.
Ce compte sert à gérer exclusivement les recettes et dépenses d’un projet spécifique.
Ce compte garantit que tout est clair et que l’on peut suivre le parcours de l’argent.
Avec un compte séparé, on voit facilement l’argent du projet.
On sait exactement combien d’argent entre et sort pour ce projet.
Cet argent vient de dons ou subventions conditionnels.
Conditionnels signifie avec des conditions.
Une condition est une règle à respecter.
Ces fonds ne peuvent pas être utilisés pour les dépenses courantes de votre association. Par exemple : le loyer ou l’électricité.
Cet argent est réservé uniquement pour le projet spécifique.
Les subventions à recevoir
Les subventions à recevoir sont des dons ou des subventions officiellement promis.
Promis signifie que quelqu’un s’est engagé à donner cet argent.
Mais ces montants ne sont pas encore encaissés au moment de la clôture
c’est-à-dire à la fin de l’année comptable.
L’argent a été promis, mais il n’est pas encore arrivé sur le compte bancaire.
Il s’agit de créances certaines,
c’est-à-dire d’argent que quelqu’un doit vraiment donner à votre association.
Le mieux est d’écrire des informations sur cet argent dans un document officiel.
Ce document est un engagement écrit.
Un engagement écrit est un document
où quelqu’un promet officiellement de donner de l’argent.
Ce document est légalement opposable : votre association peut utiliser ce document
devant la justice si nécessaire.
Le matériel
Le matériel est l’inventaire des objets et équipements physiques
appartenant à votre association.
Un inventaire est une liste complète.
Les équipements physiques sont des objets que l’on peut toucher.
Ces biens ont une valeur importante.
Ce ne sont pas des petits objets qui coûtent peu cher.
Ces biens sont destinés à un usage durable sur une longue période.
Votre association va utiliser ces biens pendant plusieurs années.
Exemples de matériel :
- des ordinateurs
- des tables, des chaises, des armoires,
- des éclairages de scène si votre association fait du théâtre
- des costumes si votre association fait des spectacles
- des tentes si votre association organise des événements en extérieur.
Les stocks
Les stocks sont des biens consommables
que l’on utilise et que l’on finit.
Les stocks sont aussi des biens revendables, donc que l’on peut vendre.
Votre association possède ces biens pour une durée limitée.
Exemples de stocks :
- des t-shirts que votre association vend
- des livres que votre association vend
- de l’artisanat que votre association vend
- des produits alimentaires pour un événement
- des fournitures scolaires pour des ateliers.
L’évaluation des stocks doit être prudente.
L’évaluation est le calcul de la valeur.
Vous ne devez pas donner une valeur trop haute.
L’évaluation doit être documentée : vous gardez les preuves.
L’évaluation doit être cohérente d’une année à l’autre,
pour cela vous devez utiliser la même manière de calculer chaque année.
Cela permet de comparer les résultats d’une année à l’autre.
Les méthodes d’évaluation
Une méthode d’évaluation est une manière de calculer la valeur.
Pour le matériel
La valeur est la valeur actuelle, donc maintenant, estimée à la clôture.
Estimée signifie calculée de manière approximative.
À la clôture signifie à la fin de l’année comptable.
On appelle aussi cette valeur la valeur résiduelle.
La valeur résiduelle est ce que vaut encore le bien après avoir été utilisé.
Pour les stocks
Pour calculer la valeur des stocks, vous devez comparer deux valeurs.
Première valeur : la valeur d’acquisition est le prix payé pour acheter le bien.
Deuxième valeur : la valeur de réalisation probable.
La valeur de réalisation probable est le prix
auquel vous pourriez peut-être vendre le bien aujourd’hui.
Vous devez prendre la valeur la plus basse entre ces 2 valeurs.
Le principe de prudence demande de ne pas donner une valeur trop haute.
Il vaut mieux donner une valeur un peu basse qu’une valeur trop haute.
Cela évite de montrer que votre association a plus d’argent qu’elle n’en a vraiment.
Les passifs
Les passifs sont ce que votre association doit payer.
Passifs transitoires
Les passifs transitoires sont des montants d’argent qui concernent deux périodes.
Les passifs transitoires correspondent à deux types de montants.
Premier type : les produits reçus d’avance
Les produits reçus d’avance sont de l’argent reçu maintenant
pour un service qui sera fait plus tard.
Votre association reçoit l’argent maintenant.
Mais le service sera fait le mois prochain ou l’année prochaine.
Deuxième type : les charges à payer
Les charges à payer sont des dépenses que votre association doit payer.
Le service a été fait maintenant.
Mais votre association ne paie que plus tard.
Ces charges concernent l’exercice en cours.
L’exercice en cours est l’année comptable actuelle.
Mais elles seront facturées ou payées dans l’exercice suivant.
L’exercice suivant est l’année comptable qui vient après.
Ce montant est enregistré comme un produit à recevoir.
C’est un passif transitoire.
Factures fournisseurs non payées
Ce sont des montants que vous devez payer à des prestataires ou fournisseurs.
Un prestataire est une personne ou une entreprise qui fournit un service.
Par exemple : un électricien qui répare quelque chose.
Un fournisseur est une personne ou une entreprise qui vend des biens.
Par exemple : un magasin qui vend du matériel.
Ces montants ne sont pas encore payés à la date de clôture,
donc à la fin de l’année comptable.
Ces dettes ne sont pas visibles dans la trésorerie.
La trésorerie montre seulement l’argent qui bouge vraiment.
Comme l’argent n’est pas encore sorti, la trésorerie ne montre pas cette dette.
Mais il est important de noter ces dettes.
Sinon, on pourrait croire que votre association a plus d’argent qu’elle n’en a vraiment.
Les engagements de projets ou dépenses futures
Ce sont des dépenses planifiées et acceptées
Exemples : des contrats signés au 31 décembre.
Votre association a signé un contrat
qui dit que votre association doit payer quelque chose.
Mais le paiement se fera l’année suivante.
Cet argent est réservé. Mais il ne sera dépensé que l’année suivante.
Le paiement se fera lors de l’exercice suivant, donc l’année comptable qui viendra après.
La fortune nette de l’association
La définition
La fortune nette est la valeur patrimoniale de votre association à la date de clôture.
La valeur patrimoniale est la valeur de tout ce que possède votre association
à la fin de l’année comptable.
La formule
On peut définir la fortune par une formule mathématique :
Patrimoine net = Actifs – Passifs
Les actifs sont ce que possède votre association.
Les passifs sont ce que votre association doit payer.
On enlève les passifs des actifs.
Le résultat est le patrimoine net.
C’est ce qu’il reste après paiement de toutes les dettes.
La composition typique du patrimoine net d’une association
La composition du patrimoine net dépend de la taille et du type de votre association.
Le patrimoine net comprend généralement plusieurs éléments.
Élément 1 : le capital de départ ou fonds de dotation
Le capital de départ est l’argent avec lequel votre association a commencé.
Quand votre association a été créée, elle avait un certain montant d’argent.
C’est le capital de départ.
Le fonds de dotation est un montant de base qui reste dans votre association.
Ce montant ne doit pas être dépensé.
Il reste toujours là.
Élément 2 : le résultat reporté
Le résultat reporté est le total des résultats passés.
Élément 3 : le résultat de l’exercice en cours
C’est le gain ou la perte de l’année en cours, c’est-à-dire l’année comptable actuelle.
Si votre association a gagné de l’argent cette année, c’est un gain.
Si votre association a perdu de l’argent cette année, c’est une perte.
Élément 4 : les fonds affectés
Les fonds affectés sont de l’argent réservé pour des projets spécifiques.
Élément 5 : les fonds libres
Les fonds libres ne sont pas affectés à un usage particulier.
Non affectés signifie que l’argent n’est pas réservé pour quelque chose de précis.
Cet argent permet à votre association de faire des choix.
Votre association peut utiliser cet argent comme elle le souhaite.
Cet argent permet de s’adapter aux imprévus.
Nous recommandons de suivre cette présentation si vous le pouvez.
Cette présentation garantit que tout est clair.
C’est ce qui est demandé pour obtenir les subventions publiques.
C’est de l’argent donné par l’État, le canton ou la ville.
Cette présentation est particulièrement importante pour les subventions
de la Ville de Genève.
Qu’avez-vous pensé de ce canevas ?
Est-ce que nous avons oublié un élément qui vous semble important ? Un point mérite d’être mis à jour ? Les outils associatifs mis à disposition par LYOXA ont vocation à s’adapter et à évoluer avec leurs utilisateurs, parce que nous valorisons le partage, l’engagement citoyen et l’innovation. Aidez-nous à faciliter le lancement de milliers d’associations en nous faisant part de vos remarques sur info@lyoxa.ch.