Administration du personnel

• Définir le poste et rédiger un contrat de travail écrit (fonction, durée, type de contrat, salaire, cahier des charges)

• Vérifier les autorisations de travail nécessaires (selon nationalité, statut étudiant, durée, permis requis)

• S’affilier à une caisse de compensation (OCAS) (demande d’affiliation, envoi des statuts et infos)

• Souscrire aux assurances obligatoires (LAA – accidents dès 8h/sem., LPP – 2e pilier si revenu ≥ 22’050/an ou secteur spécifique)

• Annoncer le personnel à la caisse de compensation (via AVSeasy ou autre plateforme, selon les délais requis)

• Respecter les obligations liées au salaire (salaire minimum, supplément vacances, impôt à la source si applicable)

• Émettre et envoyer les fiches de salaire mensuelles (avec tous les détails de salaire brut, net, déductions)

• Verser les cotisations sociales à la caisse (AVS/AI/APG, AC, LAFam, AMat, CPE, selon les factures reçues)

• Remettre et transmettre le certificat de salaire annuel (au salarié·e, et à l’administration fiscale si requis, avant le 30 janvier)

• Fournir l’attestation de gain intermédiaire (si la personne est inscrite au chômage, à remettre chaque mois)

• Gérer les entrées et sorties de personnel (annonce, radiation via démarches en ligne)

Il est fortement recommandé (Sécurité pour l’employeur et l’employé. Autant avoir un contrat type modifiable) de rédiger un contrat de travail écrit entre l’association employeuse et la personne salariée.

Le contrat de travail doit contenir les informations suivantes :

• Le nom et adresse/données (date de naissance, nationalité, permis de séjour si applicable, n°AVS si souhaité) de l’employé·e
• L’association employeuse ;
• La date du début et de fin (si applicable) du rapport de travail ;
• Type de contrat (CDI, CDD, CDMax) ;
• La fonction de l’employé·e ;
• Cahier des charges (sauf si document annexé) ;
• Le salaire et les éventuels suppléments de salaire ;
• Le cas échéant, la durée hebdomadaire de travail.

Citoyen·ne·s UE/AELE

• • Travail de courte durée :
    Les rapports de travail d’une durée inférieure à trois mois au cours de l’année civile ne sont pas soumis à autorisation mais à une procédure d’annonce en ligne.
    Si la personne est engagée pour une durée de moins d’un an, il est nécessaire de déposer une demande d’autorisation de courte durée (permis L).
  • Travail de longue durée : il est nécessaire de déposer une demande d’autorisation de séjour (permis B) ou, le cas échéant, d’autorisation frontalière (permis G).
    L’autorisation frontalière concerne les ressortissant·e·s d’un Etat UE/AELE qui séjournent sur le territoire d’un Etat UE/AELE et travaillent en Suisse tout en retournant à leur domicile principal à l’étranger au moins une fois par semaine.

Citoyen·ne·s UE/AELE disposant d’un permis étudiant

Une activité rémunérée ne dépassant pas 15 heures par semaine en période académique, temps plein pendant les vacances universitaires, est autorisée.

L’activité rémunérée doit être annoncée via le formulaire L et fait l’objet d’une autorisation.
La démarche peut également être effectuée via e-demarches.

Citoyen·ne·s hors UE/AELE, dont le Royaume-Uni

Seules les personnes considérées comme qualifiées (p. ex cadres, spécialistes, diplômées en enseignement supérieur avec des années d’expérience…) peuvent travailler en Suisse.
Un permis de travail est toujours nécessaire.
Le nombre d’autorisations de séjour délivrées est limité.
L’employeur·euse doit démontrer que l’engagement sert les intérêts économiques de la Suisse et qu’il n’est pas possible de recruter le personnel nécessaire parmi les personnes de nationalité suisse ou de pays de l’UE/AELE.
Les démarches sont à effectuer auprès des autorités cantonales des migrations et de l’emploi.

Citoyen·ne·s hors UE/AELE, dont le Royaume-Uni, disposant d’un permis étudiant

Les étudiant·e·s inscrit·e·s dans une haute école suisse peuvent travailler, dès 6 mois après le début de leur formation, jusqu’à 15 heures par semaine en période académique et à temps plein pendant les vacances universitaires.
Une demande d’autorisation de travail doit être soumise à l’office cantonal de la population et des migrations au moyen du formulaire E et d’une lettre d’accord de l’école. La démarche peut également être effectuée via e-demarches.

Les personnes résidant hors de Suisse sont imposées à la source dans ces cas principaux (pour davantage de détail, voir la page dédiée sur le site du canton de Genève) :

• • Elles travaillent (de manière frontalière), que leur nationalité soit suisse ou étrangère, ou
  • Elles ont un permis de travail d’une durée limitée à 120 jours, ou
  • Elles travaillent à Genève et ne disposent pas d’une autorisation de séjour, ou
  • Elles sont artistes, sportif·ve·s, conférencier·ère·s et se produisent dans le canton

Les personnes résidant en Suisse sont imposées à la source dans ces cas principaux (pour davantage de détail et les exemptions, voir la page dédiée sur le site du canton de Genève) : 

• • Elles sont de nationalité étrangère et n’ont pas d’autorisation d’établissement (permis C)
  • Elles sont mineures, de nationalité suisse ou étrangère

Il est (très) recommandé de transmettre des fiches salaire mensuelles – ou lorsque des heures sont effectuées – détaillant le salaire brut, le salaire net et toutes les déductions. 

Les suppléments doivent également figurer. Le cas échéant, le supplément vacances doit être indiqué en pourcentage et en francs.

Remarques quant au supplément vacances
Dans les contrats de travail à l’heure, aucun salaire n’est prévu pendant les périodes de vacances. En revanche, l’association employeuse est tenue d’ajouter un supplément vacances au salaire horaire. Pour calculer le montant du salaire afférent aux vacances, il est possible de multiplier le salaire brut obtenu pendant la période concernée par :

• 8,33 % pour 4 semaines de vacances (obligatoire) ;
• 10,64 % pour 5 semaines de vacances (obligatoire pour les employé·e·s de moins de 20 ans) ;

L’association est libre de fixer la durée des vacances au-delà des 4 semaines légales.

Il est obligatoire de délivrer un certificat de salaire qui atteste toutes les rémunérations et prestations versées à une personne salariée. 

Différents documents sont disponibles sur le site de l’administration fiscale fédérale, notamment une version PDF du certificat à remplir, ou la plateforme CSI qui permet de générer un certificat de salaire électronique. Un guide pour l’établissement du certificat de salaire figure également sur cette page.

A Genève, le certificat de travail doit être remis à la personne salariée. Il est possible, mais pas obligatoire, de le transmettre par courrier à l’administration fiscale cantonale ; cf. les instructions de l’administration fiscale cantonale.

Le certificat de salaire pour l’année écoulée est à envoyer au 30 janvier au plus tard.

(afin de couvrir les pertes de gain d’un·e salarié·e en cas d’arrêt de travail, maladie, chômage…)

L’association employeuse est tenue de cotiser à différentes assurances sociales pour ses salarié·e·s.

Remarques 

1. Si un·e salarié·e est rémunéré·e à hauteur de 2’300 CHF par an au maximum, l’employeur·euse n’est pas tenu·e de souscrire aux assurances.
2. En revanche, dans le cas d’emploi rémunéré par des producteurs de danse et de théâtre, des orchestres, des producteurs dans le domaine phonographique ou audiovisuel, des radios et des télévisions, ainsi que par des écoles dans le domaine artistique, l’annonce de personnel est obligatoire dès le premier franc de salaire.
3. L’assurance maladie est du ressort de la personne salariée.

• Le premier pilier : AVS (Assurance vieillesse & survivants), AI (Assurance Invalidité) et APG (allocations pour perte de gain, en cas de service militaire et civil ou de maternité)
• L’AC : assurance chômage
• La LAFam : allocations familiales.
• L’AMat cantonale : allocation maternité
• La CPE : contribution petite enfance

Les cotisations AC, LAFam, AMat et CPE sont payées à la caisse de compensation en même temps que les cotisations AVS/AI/APG. 

Il existe des caisses de compensation professionnelles, soit des organisations économiques privées spécialisées dans la gestion du 1er pilier.

Il existe également des caisses cantonales de compensation. A Genève, l’OCAS, Office cantonal des assurances sociales, est une institution autonome de droit public qui coordonne les activités de la Caisse genevoise de compensation et de l’Office de l’assurance-invalidité. Il est recommandé de recourir à l’OCAS pour le versement des cotisations 1er pilier & relatives. 

A titre informatif, les taux de cotisation 2023 de l’OCAS. 

Demande d’affiliation en tant qu’employeur·euse
La demande d’affiliation doit être formulée par e-mail à l’adresse employeurs@ocas.ch.
Il convient de fournir les documents/renseignements suivants :

• • Nom, prénom, date de naissance, n° AVS d’une personne de contact (un·e membre du comité de l’association employeuse)
  • Adresse de correspondance (l’adresse du siège de l’association, qui peut être le domicile de l’un·e des membres du comité)
  • Statuts signés de l’association

Annonce de personnel
L’ensemble des personnes salariées doit être annoncé au 30 janvier pour l’année écoulée au plus tard, à travers l’attestation des salaires (ASA)
Il est possible d’annoncer tous les salaires en ligne et de générer l’ASA via la plateforme AVSeasy. 

L’association reçoit ensuite, par courrier, les factures d’acompte puis la facture finale pour les cotisations liées aux salaires versés au cours de l’année.

Remarques

Il faut annoncer toute sortie de personnel via la démarche en ligne dédiée.

Il faut également demander la radiation si l’association cesse son activité, via la démarche en ligne dédiée.

La LAA-LAAC (assurance accidents), pour les accidents professionnels et non-professionnels, obligatoire dès 8h de travail par semaine par employé·e. 

Remarques

Si le collaborateur / la collaboratrice a deux employeurs, le mardi après-midi chez EMPL 1 et le mercredi matin chez EMPL 2, la personne a un accident le mardi à 22h – Alors ce sera l’assurance du dernier employeur qui rentrera en compte.

La LPP : prévoyance professionnelle

Il est obligatoire de souscrire à la LPP pour les salarié·e·s déjà soumis·e·s à l’AVS et qui perçoivent un revenu annuel d’au moins 22’050 CHF (chiffre pour l’année 2023).

En revanche, comme déjà stipulé plus haut, dans le cas d’emploi rémunéré par des producteurs de danse et de théâtre, des orchestres, des producteurs dans le domaine phonographique ou audiovisuel, des radios et des télévisions, ainsi que par des écoles dans le domaine artistique, l’annonce de personnel est obligatoire dès le premier franc de salaire.

Il existe différentes entités proposant des contrats d’assurance accidents et de prévoyance professionnelle aux employeur·euses. L’association employeuse choisit la structure à laquelle elle souhaite recourir.

Certaines sociétés proposent les deux services. C’est par exemple le cas de la Fondation Artes&Comoedia qui réunit les deux et est ouverte aux professionnel·le·s actif·ve·s dans le domaine de la culture, du spectacle et de l’audio-visuel.

La particularité d’Artes&Comoedia est de proposer aux employeur·euses de cotiser à la LPP dès le premier franc de salaire.

Les démarches d’affiliation à une assurance accident et à une fondation de prévoyance, ainsi que les taux pratiqués, dépendent de chaque structure.

Si l’association emploie une personne inscrite au chômage, elle doit consigner les heures de travail effectuées dans un formulaire pour le gain intermédiaire. Le document doit être rempli de manière mensuelle – ou lorsque des heures sont effectuées – et remis à la personne salariée.

• Les assurances sociales sont payées partiellement par la personne salariée (déduction sur le salaire brut) et partiellement par l’association employeuse.
• La somme du salaire brut de l’employé·e et de la part « employeur » des cotisations sociales correspond à la masse salariale. La masse salariale représente ainsi le coût réel d’un·e employé·e pour l’association employeuse.
• Le salaire brut est le montant du salaire avant déduction de la part « employé » des cotisations sociales.
  Le salaire net correspond au montant reçu par l’employé·e, soit le salaire après déduction de la part « employé » des cotisations sociales.
• Les taux des différentes cotisations, ainsi que la répartition entre part « employeur » et part « employé », évoluent annuellement et sont communiqués par les caisses de compensation (OCAS), les assurances accident et les fondations de prévoyance chaque année.
• Lors du calcul de la masse salariale, il faut être vigilant·e à utiliser les taux en vigueur de l’année en cours.
• Le salaire horaire peut être calculé sur la base d’un salaire mensuel de la manière suivante :
  Salaire horaire = (salaire mensuel x nombre de mois) ÷ (Heures de travail hebdomadaires x 52).
• Conversion du salaire mensuel en salaire horaire
  52.142 semaines annuelles multiplié par 42 heures = 2’189.96 heures annuelles
  2’189.96 heures divisées par 12 mois = 182.49 heures mensuelles
  CHF 4’000.- divisé par 182.49 heures = CHF 21.92
  • • Variante
      4.345 semaines multiplié par 42 heures = 182.49
      CHF 4’000.- divisé par 182.49 heures = CHF 21.92

Depuis le 1er novembre 2020, un salaire minimum est en vigueur à Genève.
Depuis le 1er janvier 2023, le montant du salaire minimum genevois s’élève à 24 CHF bruts de l’heure, soit 4’160 CHF bruts mensuels pour une semaine de 40 heures de travail et 4’264 CHF mensuels pour une semaine de 41 heures de travail.

Attention : dès le 1er janvier 2024, le salaire minimum s’élèvera à 24.32 CHF bruts de l’heure.