1. Preámbulo
El primer paso es reflexionar sobre si es necesario hacer una recaudación de fondos para la asociación.
La recaudación de fondos es un proceso largo y tedioso, que conlleva trámites administrativos engorrosos y la preparación de un gran número de documentos: un inventario completo de las actividades y finanzas de la asociación; un presupuesto y una descripción del proyecto en cuestión; un plan financiero que refleje los ingresos y gastos futuros; estatutos; acta de la Asamblea General fundacional; lista de miembros del comité, etc.
Además de todos estos trámites que hay que realizar previamente, la asociación está obligada a aportar ciertos documentos una vez celebrado el evento o realizado el proyecto —el tipo dependerá de los proveedores de fondos—, que generalmente sirven para demostrar que los fondos se han utilizado debidamente.
Sin embargo, la solicitud de subvenciones no es la única fuente práctica de financiación para las asociaciones. Estas son otras posibilidades:
- las cuotas anuales de los socios y socias;
- la autofinanciación, mediante la venta de productos, la gestión de un puesto de comida o bebida, etc. (la asociación genera ingresos suficientes para cubrir sus actividades);
- reciclar o compartir material y equipos;
- negociar servicios gratuitos o a precios reducidos con colaboradores o patrocinadores, a cambio de contrapartidas proporcionadas por la asociación;
- la gestión eficaz de los costes y la ausencia de gastos importantes.
Además, el nuevo procedimiento de solicitud de subvenciones de la Ciudad de Ginebra tiene repercusiones fiscales. Encontrará una guía temática dedicada a la fiscalidad de las asociaciones aquí.
Antes que nada, es fundamental dedicar un tiempo a reflexionar si la recaudación de fondos es un método de financiación adecuado para las necesidades de la asociación, teniendo en cuenta la carga de trabajo que conlleva.
Motivaciones para recaudar fondos
Es importante distinguir entre dos tipos de motivación para solicitar fondos:
- la ayuda para los gastos corrientes de la asociación; es decir, los gastos de funcionamiento diario de la asociación, como alquiler de salas, alquiler de oficinas, compra de material de oficina, salarios si los hay, etc.
- la financiación de un proyecto particular que requiera inversión externa. Por ejemplo, una asociación de una compañía de teatro puede buscar fondos para producir ciertas representaciones concretas.
Esta distinción entre funcionamiento de la asociación y proyectos concretos es fundamental: por nuestra experiencia, sabemos que los entes públicos, fundaciones o empresas están más dispuestas a participar en la financiación de proyectos concretos. Mientras que estos últimos están limitados por un marco temporal, las inversiones para el funcionamiento de la asociación pueden alargarse durante toda la vida de esta.
Por lo general, se espera que la mayoría de asociaciones sean capaces de funcionar por sus propios medios, aunque puedan recibir ayudas para ciertos proyectos puntuales y de mayor envergadura.
2. Plazos y programación
La recaudación de fondos para una asociación solo se puede llevar a cabo una vez que la asociación se haya constituido y esté activa.
Las solicitudes de subvención destinadas a un proyecto concreto deben preverse con suficiente antelación, teniendo en cuenta que, por un lado, las fundaciones y entes públicos se reúnen solo entre dos y tres veces al año para seleccionar los proyectos que van a financiar y que, por otro lado, los proveedores de fondos no financian proyectos que ya estén en marcha.
Algunas administraciones públicas pueden pronunciarse rápidamente sobre una solicitud si el departamento correspondiente tiene la capacidad de tomar la decisión de forma independiente. Sin embargo, es un caso poco habitual. Además, en el caso de las subvenciones concedidas por la Ciudad de Ginebra, los procedimientos y plazos son estrictos; puedes encontrar toda la información en el portal de trámites en línea de la Ciudad de Ginebra.
Por lo tanto, es aconsejable tener en cuenta que pueden pasar varios meses desde el momento en que se envía una solicitud de financiación. A veces, las fechas de las reuniones de adjudicación son públicas y se pueden consultar en las páginas web de los posibles proveedores de fondos. Otra opción es contactar directamente con las entidades para intentar obtener esa información. En el caso de las administraciones públicas (municipios y Cantón), el período de octubre a diciembre es el más propicio para las solicitudes de fondos, porque algunos presupuestos deben concederse obligatoriamente antes del inicio del ejercicio siguiente.
Además, tantos los municipios como el Cantón abren convocatorias puntuales sobre temas concretos. Las asociaciones que trabajen en esos temas podrán optar a las subvenciones. Por ejemplo, es el caso de la Ciudad de Ginebra a través del Servicio Agenda-21.
3. Presentación de una solicitud
El primer paso es elaborar un dosier de presentación del proyecto, junto con un presupuesto que incluya los ingresos previstos y los gastos esperados. Es recomendable detallar todas las sumas que se espera recibir de todos los posibles financiadores, lo que les permite analizar las posibilidades de que el proyecto se lleve a cabo y valorar la importancia de sus respectivas contribuciones.
El dosier de presentación debe incluir, al menos
- una presentación de la asociación;
- una presentación del proyecto y de sus actividades;
- una explicación del público destinatario.
Se puede añadir información sobre ediciones anteriores, si el proyecto se ha llevado a cabo en el pasado, así como sobre nuevas perspectivas de desarrollo. Si es la primera edición, se pueden citar otras actividades y proyectos de la asociación a modo de ejemplo.
En general, se suelen pedir los siguientes documentos:
- un presupuesto para el proyecto;
- las cuentas del último ejercicio;
- una carta del órgano de revisión o auditoría de cuentas del ejercicio anterior;
- la lista de los miembros del Comité;
- el acta de la Asamblea General fundacional, firmada y fechada;
- el acta de la última Asamblea General, firmada y fechada;
- el último informe de actividad.
Además, cada proveedor de fondos tiene potestad para solicitar que se aporten otros documentos. Estos documentos pueden ser un formulario concreto, el presupuesto provisional de la asociación para el año en curso/siguiente, un plan financiero con el desglose de las solicitudes de financiación presentadas, las propuestas de precios de los gastos previstos, un talón de pago, cartas de referencia, etc.
Por lo que respecta al presupuesto provisional, es recomendable adjuntar las estimaciones de precios o presupuestos recibidos que justifiquen los importes previstos.
Una buena idea es llamar por teléfono a los posibles financiadores, especificando los objetivos desde el principio, para averiguar el nombre de la persona a la que debe dirigirse la solicitud.
Le invitamos a utilizar la plantilla para una carta de solicitud de fondos que Lyoxa pone a su disposición.
Los procedimientos y plazos fijados por los entes públicos y las fundaciones son estrictos, por lo que es fundamental respetarlos. Las fundaciones de menor tamaño y las empresas privadas suelen ofrecer un mayor margen de maniobra. Por ejemplo, se puede volver a enviar una propuesta si no hemos recibido respuesta en un primer momento.
4. Organismos de subvención
4.1 Fundaciones
Suiza cuenta con un gran número de fundaciones con fines muy diversos. Es importante hacer una búsqueda concienzuda de las que sea procedente contactar en función de los fines de la asociación. Conviene destacar los objetivos al presentar la asociación o el proyecto en cuestión. Las siguientes plataformas permiten buscar fundaciones por palabras clave:
- fundraiso.ch
- Registro nacional de fundaciones
- Stiftung Schweiz
- Mapa interactivo de la filantropía suiza
La Loterie Romande, la fundación Hans-Wilsdorf y el Pour-Cent culturel son algunas de las fundaciones más activas del cantón de Ginebra. Respaldan principalmente iniciativas que se llevan a cabo en la Suiza francófona y en Ginebra.
4.2 Empresas privadas
Los consejos sobre fundaciones se aplican también a las empresas privadas, con las que se puede contactar para recaudar fondos. Sin embargo, hay que tener en cuenta algunas puntualizaciones.
Una empresa privada preferirá apoyar proyectos que le ofrezcan cierta visibilidad, alguna ventaja o contrapartida. Por lo tanto, la relación es más bien una colaboración entre la asociación y la empresa financiadora. Puede ser interesante proponer distintos medios y soportes de comunicación que puedan dar mayor visibilidad a los patrocinadores de la asociación, y mencionar las posibles ventajas derivadas de dicha colaboración.
En ocasiones, las empresas privadas ofrecen apoyo en especie, es decir, en forma de ayuda material. Esto puede ser útil en caso de que se necesiten suministros, instalaciones, bebida o comida para organizar un evento. Sin embargo, hay que tener en cuenta que, en el caso de aportaciones en especie, independientemente de cuál sea su forma, la asociación no puede vender ninguna aportación que le haya dado un patrocinador.
4.3 Colectividades públicas
Los entes públicos, como el Estado de Ginebra o los municipios, desempeñan un papel activo en la financiación de proyectos asociativos. Es fundamental que el proyecto en cuestión se lleve a cabo en su territorio y que sus principales beneficiario sean los y las residentes locales. También es muy ventajoso, aunque no necesario, que el proyecto sea de utilidad pública y suponga una aportación para la colectividad. Los requisitos establecidos para la financiación de proyectos son públicos, y pueden comprobarse previamente.
4.3.1 La Ciudad de Ginebra
En la Ciudad de Ginebra, existen distintos servicios que ofrecen la posibilidad de solicitar ayuda financiera. En el caso de las asociaciones, se trata principalmente de la Unidad de Vida Asociativa (UVA, Departamento de Cohesión Social y Solidaridad) y del Servicio Cultural (SEC, Departamento de Cultura y Transición Digital), además de los proyectos puntuales lanzados sobre temas concretos que ya hemos mencionado.
El Servicio Cultural de la Ciudad de Ginebra (SEC) concede subvenciones en los siguientes ámbitos:
- Para proyectos de acciones culturales y de mediación;
- Para proyectos culturales en el ámbito de las artes visuales;
- Para proyectos culturales en el ámbito de la danza;
- Para la organización de actos multidisciplinares;
- Para proyectos culturales en el ámbito de la música;
- Para proyectos culturales en el ámbito del teatro y de las artes narrativas.
Además, el Servicio Agenda-21 concede subvenciones puntuales para organizaciones y emergencias climáticas: https://www.geneve.ch/demarches/faire-demande-subvention-ponctuelle-service-agenda-21-organisations-urgence-climatique.
La Unidad de Vida Asociativa se ocupa de las solicitudes de subvenciones relacionadas con los servicios de juventud y sociales, por ejemplo:
- para la dinamización de barrios;
- para financiar la atención de servicios de acogida social;
- para financiar proyectos de inserción laboral para jóvenes;
- para financiar proyectos para combatir el aislamiento de las personas mayores.
Conviene añadir algunas aclaraciones sobre la presentación de solicitudes de subvención a la Ciudad de Ginebra, que conciernen a todos los servicios:
A mediados de septiembre de 2024, cambió el procedimiento para pedir subvenciones económicas a la Ciudad de Ginebra. Los nuevos procedimientos centralizan las solicitudes de subvenciones en un portal en línea que utiliza la plataforma de trámites en línea «e-démarches» del Estado de Ginebra.
El uso de esta plataforma tiene una serie de consecuencias administrativas y financieras para las asociaciones, que se detallan en la guía temática [lien hypertexte]
Estos trámites deben realizarse como muy tarde un mes antes de la fecha fijada para la presentación de una solicitud de subvención.
5. Anulación de un proyecto subvencionado
Si el acto o proyecto para el que se obtuvieron los fondos no se puede llevar a cabo, habrá que ponerse en contacto con la institución financiadora para averiguar qué hay que hacer con la subvención concedida.
Como el importe solicitado se refiere a un presupuesto establecido para un proyecto concreto, su anulación implica la invalidación de dicho presupuesto. Por tanto, es probable que la institución solicite la devolución de los fondos para redistribuirlos entre otros beneficiarios.
En ese caso, hay que consiste en ponerse en contacto por carta con la entidad financiadora, para explicar la situación e informarse sobre el procedimiento de reembolso. Algunos proveedores de fondos no exigen la devolución del dinero en caso de cancelación; puede ser una buena idea mencionar esta alternativa en la carta para abrir esta posibilidad.
6. Concesión de subvenciones
Los pasos que hay que seguir si se nos concede una subvención dependen de los requisitos de cada entidad financiadora, que se comunicarán en el momento de la concesión de los fondos.
En cualquier caso, se recomienda llevar una contabilidad minuciosa, en la medida en que ese documento es el principal justificante que solicitarán los proveedores de fondos una vez realizado el proyecto. En este sentido, todos los recibos, facturas y justificantes deben conservarse cuidadosamente.
Puede ser interesante hacer una encuesta de satisfacción tras el proyecto o evento, para justificar que se vuelva a repetir más adelante.
Siempre es buena idea agradecer a todos los proveedores de fondos, con fotos del proyecto o acto.
En general, debe reservarse cierto tiempo para el trabajo administrativo necesario tras la finalización del proyecto.