Recherche de fonds

Avertissement

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Chaque association est différente: dans ses activités, ses buts, ses membres et donc dans la structure et les moyens nécessaires à son existence et à l’accomplissement de ses objectifs.
Ce canevas n’est donc pas une recette miracle pour arriver à l’association de vos rêves, mais plutôt un ensemble de propositions pour nourrir votre réflexion et vous offrir des repères dans la réalisation de votre projet associatif. Les conseils qui suivent ne sont ni obligatoires, ni suffisants ou exhaustifs; ils n’engagent aucunement la responsabilité de LYOXA et nécessitent toujours une adaptation à votre contexte particulier. Dans cette idée, nous vous recommandons d’effectuer une demande de suivi afin d’identifier ensemble les solutions qui seront efficaces pour vous.

1. Préambule

Avant de chercher des fonds pour votre association, vous devez réfléchir.
Vous devez vous demander si c’est vraiment nécessaire.
Vous devez vous demander si c’est adapté à votre situation.

La recherche de fonds prend beaucoup de temps.
C’est une activité longue et fatigante.
La recherche de fonds demande beaucoup de documents à remplir
et il y a des règles à suivre.
Ces démarches sont lourdes.
Cela signifie qu’elles demandent beaucoup de travail.

Vous devez préparer beaucoup de documents.

  • Vous devez faire un état des lieux complet des activités de votre association.
    Un état des lieux est une description détaillée de la situation actuelle.
  • Vous devez faire un état des lieux complet de l’argent de votre association.
  • Vous devez faire un budget pour votre projet.
    Un budget est un document qui liste l’argent que vous allez recevoir
    et l’argent que vous allez dépenser.
  • Vous devez faire une description de votre projet.
    Vous devez expliquer ce que vous voulez faire.
  • Vous devez faire un plan financier.
    Un plan financier explique en détail l’argent que vous allez recevoir et l’argent que vous allez dépenser dans le futur.
  • Vous devez fournir les statuts de votre association.
    Les statuts sont les documents qui expliquent comment fonctionne votre association.
  • Vous devez fournir le procès-verbal de l’Assemblée générale constitutive.
    Un procès-verbal est un document qui note ce qui a été dit et décidé
    pendant une réunion.
    L’Assemblée générale constitutive est la première réunion de votre association.
    C’est la réunion où votre association a été créée.
  • Vous devez fournir la liste des membres du Comité.
    Le Comité est le groupe de personnes qui dirige votre association.

Après votre événement ou votre projet, vous devez aussi fournir des documents.
Ces documents sont différents selon les bailleurs de fonds.
Un bailleur de fonds est une personne ou une organisation
qui donne de l’argent à votre association.

Ces documents servent à prouver que vous avez bien utilisé l’argent.
Ces documents montrent comment vous avez dépensé l’argent.

Les demandes de subventions ne sont pas la seule manière de trouver de l’argent.
Une subvention est de l’argent donné par
la ville, le canton ou l’État à votre association.

Voici d’autres possibilités pour trouver de l’argent :

Possibilité 1 : les cotisations annuelles des membres
Les cotisations sont les sommes d’argent que chaque membre paie chaque année pour faire partie de l’association.

Possibilité 2 : l’autofinancement
L’autofinancement signifie que votre association gagne de l’argent elle-même.
Votre association peut vendre des produits.
Votre association peut tenir un stand de nourriture ou de boissons.
Votre association génère ainsi des revenus.
Les revenus sont l’argent gagné.
Ces revenus sont suffisants pour payer les activités de votre association.

Possibilité 3 : la récupération ou le partage de matériel
Votre association peut récupérer du matériel dont quelqu’un n’a plus besoin.
Votre association peut partager du matériel avec d’autres associations.

Possibilité 4 : la négociation de prestations gratuites ou à prix réduit
Votre association peut trouver un accord avec des partenaires.
Négocier signifie discuter pour trouver un accord.
Un partenaire est une personne ou une organisation qui travaille avec votre association.
Ces partenaires peuvent vous offrir des prestations, donc des services gratuits.
Ou ces partenaires peuvent vous offrir des prestations à prix réduit.
Cela signifie moins cher que le prix normal.
En échange, votre association donne quelque chose en retour en retour.
Par exemple : votre association peut mettre le logo du partenaire sur ses affiches.

Possibilité 5 : la gestion efficace des charges
Votre association peut gérer son argent de manière efficace.
Votre association peut éviter de payer beaucoup de charges,
et donc éviter des dépenses.

Information importante sur les conséquences fiscales
Les conséquences fiscales concernent les impôts.
La nouvelle procédure de demande de subventions
auprès de la Ville de Genève
a des conséquences fiscales.
Les impôts sont des sommes d’argent à payer au canton ou à l’État.

Un document sur la fiscalité associative est disponible.
La fiscalité associative concerne les règles d’impôts pour les associations.

Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour lire le document sur la fiscalité associative

Conclusion :

Vous devez prendre le temps de réfléchir.
Vous devez décider si la recherche d’argent, et donc de fonds,
est adaptée aux besoins de votre association.
Vous devez tenir compte de la charge de travail : c’est la quantité de travail à faire.
Cette réflexion est une étape très importante.

Motivations à la recherche de fonds

Il est important de faire la différence entre deux types de motivations.
Une motivation est une raison de faire quelque chose.

Type 1 : trouver de l’aide pour les frais de fonctionnement
C’est l’aide pour les dépenses liées au fonctionnement de votre association.
Le fonctionnement est le travail quotidien de votre association.
Ces frais sont les dépenses pour les activités régulières de votre association.

Par exemple :
La location de salle.
La location de bureaux.
L’achat de matériel de bureau.
Les éventuels salaires.
Un salaire est l’argent payé à une personne pour son travail.

Type 2 : trouver de l’aide pour un projet particulier
C’est le financement d’un projet particulier.
Ce projet nécessite de l’argent venant de l’extérieur.
Cet argent doit être dépensé pour réaliser quelque chose de précis.

Par exemple :
Une association d’une troupe de théâtre cherche des fonds.
Une troupe est un groupe d’acteurs.
Cette association veut produire quelques spectacles spécifiques.

La différence entre ces deux types est très importante
D’après notre expérience, les entités publiques participent plus facilement
au financement de projets.
Une entité publique est une administration de l’État, du canton ou de la ville.
Les fondations participent aussi plus facilement au financement de projets.
Une fondation est une organisation qui donne de l’argent pour aider des projets.
Les entreprises participent aussi plus facilement au financement de projets.

Pourquoi il existe cette différence :
parce que les projets sont précisément délimités dans le temps.

Un projet a une date de début.
Un projet a une date de fin.

L’investissement dans le fonctionnement de votre association peut durer longtemps.
Cet investissement peut durer aussi longtemps que votre association existe.

Il est généralement attendu de la plupart des associations
qu’elles fonctionnent de leurs propres moyens.
Cela signifie que votre association doit payer ses frais de fonctionnement elle-même.
Mais votre association a la possibilité de bénéficier d’aides pour certains projets.
C’est le cas si ces projets ont lieu une seule fois ou de temps en temps.
Ces projets sont plus importants.

2. Délais et planification

La recherche de fonds pour votre association se fait
une fois que votre association est officiellement créée.
Votre association doit aussi avoir commencé ses activités

Les demandes de subventions pour un projet spécifique doivent être
préparées à l’avance.

Raison 1 : les dates des séances
Les fondations et entités publiques qui donnent de l’argent aux associations
se réunissent pour des séances, qui sont des réunions.
Ces séances ont lieu deux fois ou trois fois par an.
Pendant ces séances,
les fondations et entités publiques qui donnent de l’argent aux associations choisissent les projets qu’elles vont financer.

Raison 2 : les projets déjà en cours ne sont pas soutenus
Les bailleurs de fonds ne soutiennent pas les projets déjà en cours.
Cela signifie que votre projet ne doit pas avoir déjà commencé.

Il y a des cas particuliers, c’est-à-dire des situations dans lesquelles les choses
se passent autrement.
Certaines administrations publiques
peuvent prendre une décision rapidement sur une demande.
Cela arrive si le dicastère concerné prend la décision tout seul,
sans demander d’autres avis.
Un dicastère est un service d’une administration publique.
Mais cela est assez rare.

Pour les subventions de la Ville de Genève,
les démarches à faire et les délais sont stricts.

Toutes les informations nécessaires pour demander une subvention à la ville de Genève sont sur le portail des démarches en ligne de la Ville de Genève.

>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le portail des démarches en ligne de la Ville de Genève

Il est recommandé de compter un délai de plusieurs mois.
Ce délai commence quand vous envoyez votre demande d’aide.
Lorsque cette aide demandée est de l’argent, cela s’appelle une demande de fonds.

Les dates des séances d’attribution sont parfois publiques.
Les séances d’attribution sont les réunions où sont choisis les projets
qui recevront de l’argent.
Publiques signifie que tout le monde peut les connaître.

Vous pouvez trouver ces dates sur les sites internet des bailleurs de fonds.
Vous pouvez aussi les contacter directement.
Vous pouvez leur téléphoner.
Vous pouvez essayer d’obtenir ces informations.

La meilleure période pour demander ces aides auprès des communes et du Canton
est la période d’octobre à décembre.
C’est la fin de l’année.
Dans les communes et le Canton,
certains budgets doivent être reliés à certains projets
avant le début de l’exercice suivant.

Un exercice est une période d’un an.
L’exercice suivant est l’année comptable qui vient après.

Des appels d’offre sont parfois lancés.
Un appel d’offre est une annonce publique, que tout le monde peut voir.
Cette annonce dit qu’il est possible de demander de l’argent pour des projets.

On dit que ces appels d’offre sont lancés.
Ce sont les communes et le Canton qui les écrivent et les rendent visibles à tous.
Ces appels d’offre concernent des sujets précis.

Les associations qui travaillent sur ces sujets
peuvent demander ces aides en argent, qui s’appellent des subventions.

Par exemple : la Ville de Genève lance des appels d’offre
à travers son Service Agenda-21.
Le Service Agenda-21 travaille sur les questions environnementales et le développement durable.

Si votre association propose des activités sur le sujet du développement durable,
c’est à dire des actions qui font du bien à la société
et à l’environnement en même temps,
votre association peut demander à avoir ces aides.

3. Dépôt d'une demande

La première étape consiste à préparer un dossier de présentation du projet.
Un dossier est un ensemble de documents.
Vous devez aussi faire un budget.
Ce budget comprend les revenus attendus : c’est l’argent que vous pensez recevoir.
Ce budget comprend aussi les dépenses que vous pensez devoir payer.

Il est important de préciser tous les montants que vous souhaitez recevoir.
Vous devez préciser les montants attendus
de la part de tous les bailleurs potentiels.
Cela permet à chaque bailleur d’analyser les chances de réalisation du projet.
Les chances de réalisation sont les possibilités
que le projet puisse vraiment se faire.
Cela permet aussi à chaque bailleur de voir l’importance
que peut avoir l’argent qu’il donne à votre association.

Le dossier de présentation doit comprendre au moins trois documents:

Document 1 : une présentation de l’association
Vous devez présenter votre association.
Vous devez expliquer ce que fait votre association.

Document 2 : une présentation du projet et de ses activités
Vous devez présenter le projet de votre association.
Vous devez expliquer ce que vous voulez faire.
Vous devez expliquer quelles activités vous allez organiser.

Document 3 : une explication sur les personnes qui participe à votre activité
Vous devez expliquer qui est le groupe de personnes
pour qui vous organisez votre projet.
Par exemple : les enfants, les personnes âgées, les habitants d’un quartier.

Si le projet a déjà eu lieu auparavant
vous pouvez ajouter des informations sur ce qu’il s’est passé avant.
Vous pouvez aussi ajouter des nouvelles idées
pour expliquer comment vous voulez améliorer le projet dans le futur.
Si c’est la première fois que vous faites ce projet,
vous pouvez parler d’autres projets de votre association
pour donner des exemples.

Voici la liste des autres documents souvent demandés :

Document 1 :
Un budget pour le projet : c’est l’argent dont vous avez besoin.
Vous pouvez détailler de quel montant vous avez besoin,
pour quelle partie du projet.

Document 2 :
Les comptes du dernier exercice
Les comptes du dernier exercice sont les documents
qui montrent comment votre association a géré son argent l’année dernière.

Document 3 :
Une lettre de l’organe de vérification des comptes
Un organe de vérification est une personne ou une organisation
qui vérifie comment une association gère son argent,
en lisant les documents qui les expliquent.
Cette lettre concerne l’exercice précédent.
L’exercice précédent est l’année comptable d’avant,
donc ce qui s’est passé avec l’argent de l’association l’année dernière.

Document 4 :
La liste des membres du Comité
Le comité est le groupe de personnes élues qui dirigent l’association.

Document 5 :
Le procès-verbal de l’Assemblée générale constitutive.
Ce document doit être signé
et la date du jour de signature doit être indiquée.
Un procès-verbal est un document qui note ce qui a été dit et décidé
pendant une réunion.
L’Assemblée générale constitutive est la première réunion de votre association.

Document 6 :
Le procès-verbal de la dernière Assemblée générale signé et daté
Un procès-verbal est un document qui note ce qui a été dit et décidé
pendant une réunion.
L’Assemblée générale est une réunion à laquelle tous les membres de votre association participent.

Document 7 :
Le dernier rapport d’activité
Un rapport d’activité est un document qui explique
ce que votre association a fait pendant l’année.

Les documents supplémentaires selon le bailleur de fonds
Chaque bailleur de fonds est libre de demander une liste différente de documents.

Par exemple :

Un document avec des cases à remplir
Le budget prévisionnel de votre association pour l’année en cours
ou l’année suivante.
Un budget prévisionnel est un document qui liste
l’argent que votre association pense recevoir
et l’argent qu’elle pense dépenser dans le futur.
Un plan financier avec la répartition des demandes d’argent
que vous avez faites.
La répartition montre comment vous avez demandé de l’argent
à différents bailleurs.
Les devis pour les dépenses prévues.
Un devis est un document qui donne le prix d’un service ou d’un produit.
Un bulletin de versement.
Un bulletin de versement est un document qui permet de faire un paiement.
Des lettres de références.
Une lettre de référence est un document écrit par quelqu’un
qui dit du bien de votre association.

Pour le budget prévisionnel,
vous pouvez ajouter tout devis que vous avez déjà écrit
pour justifier que vous avez besoin de l’argent que vous demandez.

Vous pouvez prendre contact avec les organismes
qui donnent des subventions
donc qui donnent de l’argent à des associations.
Il est recommandé de prendre contact avec eux par téléphone.
Vous devez tout de suite leur dire pourquoi vous leur téléphonez.
Cela vous permet de connaître le nom de la personne
à qui vous devez envoyer le dossier.

Vous devez respecter les différentes étapes à suivre
pour demander les subventions.
Vous devez aussi respecter les délais, donc les dates,
auxquelles il faut envoyer vos dossiers.

Si vous demandez des subventions, donc de l’argent,
à de plus petites fondations ou entreprises privées
vous avez plus de possibilité de vous organiser avec eux
pour prévoir l’envoi des documents par exemple.

Un autre exemple, vous pouvez aussi leur renvoyer une proposition
même s’ils ne vous ont pas répondu la première fois.

4. Funding bodies

Une entité subventionneuse est une personne ou une organisation
qui donne des subventions, donc de l’argent à des associations.

4.1 Fondations

La Suisse compte de nombreuses fondations.
Ces fondations ont des objectifs différents.
Vous devez chercher les fondations qu’il est utile de contacter.

Vous devez chercher les fondations en fonction des buts de votre association.
Les buts de votre association devront être racontés à la fondation à laquelle
vous allez demander les subventions.
Vous devez les présenter lors de la présentation de votre association ou de votre projet.

Il existe des plateformes pour chercher des fondations qui donnent des subventions.
Les plateformes suivantes permettent une recherche de fondations par mots-clés.
Une plateforme est un site internet.
Un mot-clé est un mot important qui décrit le sujet.

Plateforme 1 : fundraiso.ch
>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le site fundraiso.ch
Plateforme 2 : Le répertoire national des fondations
>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le répertoire national des fondations
Plateforme 3 : Stiftung Schweiz
>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur le site Stiftung Schweiz
Plateforme 4 : La carte interactive du milieu philanthropique Suisse
Le milieu philanthropique est l’ensemble des personnes et organisations
qui donnent de l’argent pour aider.
>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur la carte interactive du milieu philanthropique Suisse

  • Les fondations les plus actives à Genève:
    La Loterie Romande fait partie des fondations les plus actives sur le canton de Genève.
    Elle donne beaucoup d’argent.
  • La fondation Hans-Wilsdorf fait aussi partie des fondations les plus actives sur le canton de Genève.
  • Le Pour-Cent culturel fait aussi partie des fondations les plus actives sur le canton de Genève.

Ces fondations soutiennent principalement les actions
qui ont lieu sur le territoire romand et genevois.
La Loterie Romande soutient les actions en Suisse romande.
La fondation Hans-Wilsdorf et le Pour-Cent culturel soutiennent les actions à Genève.

4.2 Entreprises privées

Les conseils qui sont écrits au-dessus, sur les fondations
s’appliquent aussi aux entreprises privées.

Vous pouvez contacter les entreprises privées pour trouver des fonds.
Des fonds sont des sommes d’argent dont vous avez besoin
pour les activités de votre association.

Informations importantes :
Une entreprise privée préférera soutenir un projet
qui lui permet d’être vue, et qu’on parle d’elle.
Une entreprise privée préférera aussi un projet qui lui apporte un avantage.
Donc quelque chose qui apporte quelque chose de positif à l’entreprise.
Une entreprise privée préférera aussi un projet qui lui apporte une contrepartie.
Une contrepartie est quelque chose que votre association donne en retour.

Quand une entreprise privée donne de l’argent à votre association,
votre association a une relation avec elle.
Cette relation s’appelle un partenariat.
Un partenariat est une collaboration entre votre association et l’entreprise.
Les deux travaillent ensemble.
L’entreprise donne de l’argent.
Votre association offre quelque chose en retour.

Ce que vous pouvez proposer comme moyens
pour parler de l’entreprise qui a donné de l’argent à votre association :

  • des affiches,
  • des pages de sites internet,
  • des réseaux sociaux.

Il peut être intéressant de proposer différents supports de communication.
Un support de communication est un objet ou un outil qui sert à communiquer.
Ces supports peuvent améliorer la visibilité des sponsors de votre association.
Un sponsor est une personne ou une entreprise qui donne de l’argent à votre association.

Vous pouvez parler avec l’entreprise des avantages qu’elle aura
si elle vous donne des fonds.
Les entreprises privées proposent parfois un soutien en nature.
Un soutien en nature est une aide matérielle.
Cela signifie que l’entreprise donne des objets ou des services
au lieu de donner de l’argent.
Cette aide est utile en cas de besoin de fournitures.
Cette aide est aussi utile en cas de besoin de lieu pour faire une activité.
Cette aide est aussi utile en cas de besoin de boissons ou de nourriture.
Cela peut être utile pour l’organisation d’un événement.

Attention : il y a une règle importante sur le soutien en nature
Dans le cas d’une aide en nature,
vous ne pouvez pas revendre ce qu’une entreprise ou une fondation vous a donné.
Vous devez utiliser les dons pour votre projet.

4.3 Public authorities

Une collectivité publique est une administration locale.
Par exemple : l’État de Genève ou les communes sont des collectivités publiques.

Ces collectivités peuvent donner de l’argent aux associations pour leurs projets.
Mais il y a des conditions.
Par exemple, ces projets doivent avoir lieu sur leur territoire.
Leur territoire est la zone géographique dont elles s’occupent.
Par exemple : la ville de Genève, le canton de Genève.

Il est très important que les habitants de ces territoires profitent de ces activités.
Il est aussi très positif que le projet soit d’utilité publique.
Un projet d’utilité publique est un projet qui aide la population.
Cette condition n’est pas obligatoire.
Cela signifie que votre projet peut recevoir de l’argent
même s’il n’est pas d’utilité publique.

Il faut que vous vérifiiez les exigences
Les exigences fixées pour le financement de projets sont publiques,
donc peuvent être connues par tout le monde.
Les exigences sont les conditions à respecter.

4.3.1 The City of Geneva

Au niveau de la Ville de Genève,
il existe différents services auprès desquels vous pouvez demander de l’argent
pour aider votre association.

Pour les associations, il s’agit principalement de deux services.

Service 1 : l’unité de vie associative
On l’appelle aussi UVA.
L’UVA fait partie du Département de la cohésion sociale et de la solidarité.
Un département est une partie de l’administration de la ville.
La cohésion sociale concerne les liens entre les habitants.
La solidarité signifie l’aide entre les personnes.

Service 2 : le service culturel
On l’appelle aussi SEC.
Le SEC fait partie du Département de la culture et de la transition numérique.
La culture concerne les arts et les activités créatives.
La transition numérique concerne le passage au numérique.

Il existe aussi des aides proposées sur des sujets précis.
Nous en avons déjà parlé plus haut dans ce guide.

Les domaines soutenus par le Service culturel
Le Service culturel de la Ville de Genève accorde des subventions
pour les projets qui concernent :

Les projets d’actions culturelles et de médiation
La médiation culturelle consiste à aider les gens à comprendre et apprécier la culture.

Les projets culturels dans le domaine des arts visuels
Les arts visuels sont les arts que l’on regarde.
Par exemple : la peinture, la sculpture, la photographie.

Les projets culturels dans le domaine de la danse

L’organisation d’évènements pluridisciplinaires
Pluridisciplinaire signifie qui mélange plusieurs activités.
Par exemple : un événement avec de la musique, du théâtre et de la danse.

Les projets culturels dans le domaine de la musique

Les projets culturels dans le domaine du théâtre et des arts du récit
Les arts du récit sont les arts qui racontent des histoires.
Par exemple : le conte, la lecture à voix haute.

Le Service Agenda-21 accorde aussi parfois des subventions.
Ces subventions sont pour les projets qui ont comme objectif
de prendre soin de la nature et d’éviter le changement du climat.

>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour aller sur la page des subventions du Service Agenda-21

L’Unité de vie associative s’occupe des demandes de subvention
qui concernent la jeunesse et le service social.
Par exemple :
L’animation au sein des quartiers
et l’organisation d’activités pour les habitants.

Elle s’occupe aussi de trouver l’argent pour organiser et payer
les temps de permanences d’accueil social
Une permanence d’accueil social est un lieu
où les gens peuvent venir chercher de l’aide.

Elle s’occupe aussi de trouver de l’argent pour organiser et payer
des projets d’insertion professionnelle pour les jeunes
Un projet d’insertion professionnelle aide les jeunes à trouver un travail.

Elle s’occupe aussi de trouver de l’argent pour organiser et payer
des projets de lutte contre l’isolement des seniors
La lutte contre l’isolement signifie aider les personnes âgées à ne pas rester seules.

Attention : lisez ces précisions sur les demandes d’aides que vous pouvez envoyer
à la Ville de Genève

Ces précisions concernent l’envoi de la demande de subventions
à la Ville de Genève.
Ces précisions concernent tous les services de la Ville de Genève.
Il y a un changement de procédure depuis mi-septembre 2024.
La procédure, ce sont les choses qu’il faut faire étape par étape.

Maintenant, cette procédure se fait sur un site internet.
Comme cela, toutes les demandes arrivent au même endroit, sur internet.
Cet endroit s’appelle la plateforme e-démarches de l’Etat de Genève.
E-démarches signifie démarches électroniques, donc sur internet.

L’utilisation de cette plateforme a plusieurs conséquences
sur les documents à envoyer et les règles d’envoi.
L’utilisation de cette plateforme a aussi des conséquences sur l’argent donné aux associations.
Ces conséquences sont détaillées dans un document.

>> Cliquez avec votre souris sur cette phrase pour lire le document sur les conséquences de la nouvelle procédure XXX

Pour faire une demande d’aide auprès de la Ville de Genève,
il faut aller sur la plateforme et commencer à préparer les documents
au plus tard un mois avant la date à laquelle il faut avoir fini d’envoyer la demande.

5. Annulation du projet subventionné

Si l’événement ou le projet pour lequel vous avez obtenu de l’argent
ne peut pas avoir lieu
vous devez contacter l’organisme qui vous a donné l’argent.
Vous devez demander à l’organisme qui vous a donné l’argent ce que vous devez faire de cet argent.

Il faut le faire car l’organisme pourrait demander
à votre association de rendre l’argent,
car cet argent était prévu pour un projet précis.

L’organisme concerné veut peut-être récupérer l’argent
pour le redistribuer à d’autres associations.

Ce que vous devez faire :

  • écrire une lettre à l’organisme qui vous avait donné l’argent
  • expliquer la situation
  • demander comment vous devez faire pour rendre l’argent
  • demander si vous pouvez quand même conserver l’argent

Parfois, les organismes qui donnent de l’argent aux associations
ne demande pas à être remboursés
Vous pouvez parler de cela dans votre lettre. Il peut être judicieux de mentionner cette alternative dans le courrier.

6. Octroi d'une subvention

L’octroi d’une subvention signifie que vous avez reçu une subvention.
Donc que vous avez reçu de l’argent.

Ce que vous devez faire
lorsqu’une organisation donne de l’argent à votre association
dépend de l’organisation qui vous le donne.

Quand l’organisme qui vous donne l’argent
vous dit qu’il vous accorde la subvention,
il vous dit aussi ce que vous devez faire.

Le document principal à préparer est celui
qui décrit et explique comment est géré l’argent de votre association pour un projet.

Les bailleurs, donc les organismes qui donnent de l’argent aux associations
demandent ce document lorsque le projet est terminé.

Vous devez conserver toutes les preuves
Conservez toutes les quittances, factures et, reçus.
Une quittance est un document qui prouve un paiement.
Une facture est un document qui demande un paiement.
Un reçu est un document qui confirme un paiement.

Faire une enquête de satisfaction est une bonne idée.
C’est une manière de demander aux gens s’ils ont aimé votre projet.
Vous pouvez faire cette enquête après le projet ou l’événement.

Cette enquête permet de prouver
que c’est une bonne idée de faire à nouveau ce projet l’année d’après, par exemple.

Vous pouvez remercier tous les organismes qui vous ont donné de l’argent.
Vous pouvez aussi envoyer des photos du projet ou de l’événement
avec vos remerciements.

Il faut aussi réserver du temps pour le travail administratif
qui est nécessaire après les évènements ou les projets
que votre association a organisé.
Le travail administratif concerne les documents et les démarches.

Ressources