Tenir un bar pour un évènement

Avertissement

La gestion d’un bar varie selon le type d’événement, les objectifs, les moyens et l’équipe. Ce canevas propose des suggestions et recommandations pour nourrir vos réflexions. Ces principes ne sont ni définitifs ni exhaustifs et n’engagent pas la responsabilité de LYOXA. La tenue d’un bar nécessite une attention constante et une adaptation au contexte. Pour un suivi personnalisé, n’hésitez pas à nous faire une demande de suivi afin d’identifier ensemble les solutions qui seront efficaces pour vous.

Responsabilités légales et autorisations

  • Déclaration : Toute buvette ou bar temporaire doit être déclaré au moins 30 jours à l’avance : ge.ch – Manifestation.
  • Vaisselle : Sur l’espace public, le guide cantonal sur la vaisselle réutilisable est obligatoire.
  • Affichage et prix : Les prix et quantités (en dl ou cl) doivent être visibles.
  • Alcool et Mineurs : * Interdiction de vente aux mineurs (16 ans pour la bière/vin, 18 ans pour les alcools distillés).
    • Après minuit, l’accès au bar est interdit aux mineurs de moins de 16 ans non accompagnés.
  • Prévention : Obligation de proposer au moins 3 boissons sans alcool (min. 2,5 dl) à un prix inférieur à l’alcool le moins cher.
  • Eau : Vous devez proposer de l’eau gratuitement (carafe/robinet visible).
  • Ivresse : Il est légalement interdit de servir une personne manifestement ivre.
  • Happy Hour : Uniquement pour les boissons fermentées, max 2h entre 17h et 20h.

Référence : Consultez la loi genevoise LRDBHD pour plus de détails.

Choisir et acheter vos boissons

Sans alcool

L’eau (nature et gazeuse) est la base. Proposez également des sirops, sodas, jus, boissons énergisantes et des mocktails(cocktails sans alcool), très populaires.

Alcools

  • Vins : Privilégiez les vins genevois pour réduire les coûts (achat direct producteur) et favoriser le local.
  • Bières : * Pression (fût) : Plus rentable et écologique, nécessite une tireuse. Contactez l’ABIG pour des bières artisanales locales.
    • Bouteilles/Canettes : Plus simple logistiquement, nécessite beaucoup de frigos.
  • Alcools forts (distillés) : Vodka, Gin, Rhum, Tequila, Whisky. Ils se servent en cocktails, long drinks ou shots. Glaçons indispensables.

Approvisionnement

  • Référence : Aligro (Vernier) pour les prix « pro » (demandez la carte association).
  • Livraison : Pour les gros volumes, passez par des dépositaires (Liechti, Alloboissons).
  • Astuce : Demandez le « droit de retour » pour les marchandises non ouvertes et sollicitez du matériel publicitaire (tapis de bar, parasols) auprès des fournisseurs.

Matériel et Installation

La vaisselle

  • Consigne : Pour la vaisselle réutilisable, appliquez une consigne (souvent 2 CHF). Prévoyez un stock massif de pièces de 2.-.
  • Pailles : Privilégiez les modèles biodégradables ou réutilisables.

Le kit du barman

  • Tapis de bar : Pour un service propre et antidérapant.
  • Becs verseurs & Jiggers (doseurs) : Indispensables pour servir vite, précisément et éviter le gaspillage.
  • Glaçons : Prévoyez des bacs isothermes et des pelles à glace (ne jamais toucher la glace à la main pour l’hygiène).

Encaissement (Caisse & Terminaux)

  • Cash : Prévoyez un fond de caisse important en petite monnaie. Ne laissez jamais trop d’argent s’accumuler (faites des « relevés » réguliers vers un coffre).
  • Digital : Proposez TWINT et les cartes bancaires. Les solutions type SumUp (disponibles en location chez LYOXA) sont idéales pour les associations.

Organisation pendant l'événement

  • Disposition : Tout le matériel et les bouteilles doivent être derrière les serveurs pour éviter les vols.
  • Gestion des bouteilles : N’ouvrez une nouvelle bouteille que lorsque la précédente est finie pour maximiser le droit de retour.
  • Snacks : Si vous vendez de la nourriture, séparez si possible le point de vente du bar pour éviter les bouchons.
  • Hygiène : Gardez du papier ménage, du désinfectant et des lavettes à portée de main.

Sécurité et Personnel

  • Équipe : Choisissez des personnes de confiance pour limiter le coulage (verres offerts sans autorisation).
  • Prévention : Le staff doit rester sobre et être prêt à proposer de l’eau ou à cesser le service en cas d’ébriété d’un client.
  • Sécurité physique : Assurez-vous que le personnel de sécurité est à proximité pour intervenir en cas de rixe.

Après l'événement

  1. Déchets : Triez (PET, Alu, Verre) au fur et à mesure. Vérifiez l’emplacement des containers avec le gérant de la salle.
  2. Restes : Rendez les invendus au fournisseur ou proposez-les aux membres à prix réduit.
  3. Évaluation : Débriefez avec l’équipe (points forts/faibles) et notez les quantités consommées pour l’année suivante.

Qu’avez-vous pensé de ce canevas ?

Est-ce que nous avons oublié un élément qui vous semble important ? Un point mérite d’être mis à jour ? Les outils associatifs mis à disposition par LYOXA ont vocation à s’adapter et à évoluer avec leurs utilisateurs, parce que nous valorisons le partage, l’engagement citoyen et l’innovation. Aidez-nous à faciliter le lancement de milliers d’associations en nous faisant part de vos remarques sur info@lyoxa.ch.