Chaque recherche de fonds est différente et doit toujours s’adapter à son cas spécifique.
Les conseils qui suivent ne sont ni obligatoires, ni suffisants ou exhaustifs; ils n’engagent aucunement la responsabilité de LYOXA et nécessitent toujours une adaptation à votre contexte particulier. Dans cette idée, nous vous recommandons d’effectuer si vous le sentez nécessaire une demande de suivi afin d’identifier ensemble les solutions qui seront efficaces pour vous.
Modifié le 03.10.2020 / Créé le 03.10.2020
Version 1.0.0
Processus long et fastidieux, la recherche de fonds représente une démarche administrative lourde demandant de fournir ou produire un grand nombre de documents : état des lieux complet des activités et finances de l’association, budget et description du projet visé, plan financier développant les recettes et charges futures, statuts, procès-verbal de l’Assemblée générale constitutive, liste des membres du comité etc. En plus de ces nombreux documents à établir en amont, votre association devra également produire d’autres documents à la suite de l’événement / projet en fonction des organismes qui vous accordent des subventions pour prouver la bonne utilisation des fonds. Enfin, les demandes de fonds ne constituent pas la seule source de financement tangible pour une association, il existe d’autres possibilités:
Il convient donc de peser les intérêts pour déterminer si la demande de subvention est la façon la plus adaptée pour vos besoins, en prenant en compte la charge de travail importante qu’elle peut représenter.
Il est important de distinguer deux catégories de raisons pour lesquelles votre association demanderait des fonds : le fonctionnement de votre association et le financement d'un projet en particulier. Pour la première catégorie, il s’agit de demander des fonds pour vous aider dans les dépenses d’opérations courantes de l’association comme la location de salles, l’achat de matériel de bureau etc. La seconde catégorie représente l’investissement externe nécessaire à la réalisation d’un projet ponctuel. Pour l’association d’une troupe de théâtre, il s’agirait par exemple de fonds dédiés à la production de quelques représentations spécifiques. Cette distinction entre fonctionnement de l’association et investissement dans un projet est capitale, car, de notre expérience commune, les fondations, entités publiques ou entreprises auront davantage tendance à participer au financement d’un projet spécifique qu’aux dépenses courantes de l’association. Alors qu’un projet ou un événement est ancré dans une période donnée, le financement du fonctionnement de l’association est censé perdurer aussi longtemps que cette dernière existe. Il est en effet attendu de la plupart des associations qu’elles fonctionnent à travers leurs propres moyens, mais elles peuvent bénéficier d’aides sur de grands projets ponctuels. Il faut toutefois noter qu’effectuer une demande de fonds représente généralement une quantité non négligeable de travail, en raison du dossier conséquent à envoyer pour obtenir cette subvention, ainsi que le potentiel travail post-événement tel qu’un bilan financier ou un rapport.
La recherche de fonds pour une association doit s’effectuer une fois l’association constituée et active.
Les demandes de subventions pour l’investissement dans un projet doivent être effectuées plusieurs mois avant la date de votre événement. En effet, les fondations et entités publiques ont souvent 2 à 3 séances par année pour discuter des projets qu’elles choisissent de financer. Il arrive parfois qu’une administration publique puisse statuer très rapidement sur une demande, si le dicastère concerné prend la décision de lui-même. Il s’agit toutefois d’un cas de figure moins fréquent. En outre, pour les projets culturels en Ville de Genève, les démarches et les délais sont stricts (cf. Site du Service culturel).
Comptez donc en général plusieurs mois depuis l’envoi de votre demande de subventions, pour prendre en compte ces différentes séances d’attribution. Les dates des attributions étant parfois publiques, nous vous conseillons donc de vérifier sur les sites internet des entités à qui vous envoyez votre demande ou de simplement les contacter pour essayer d’obtenir cette information.
Concernant les demandes aux administrations publiques (communes et Canton), la période de fin d’année (octobre-décembre) est généralement propice aux demandes de fonds, car les entités publiques ont des budgets à utiliser avant le début du prochain exercice.
En outre, veillez aux appels d’offre et programmes lancés par les administrations publiques. Il arrive que les communes et le Canton mettent ponctuellement en place des programmes sur des thématiques précises et lancent des appels d’offre à des associations proposant des projets dans cette thématique. C’est le cas notamment de la Ville de Genève et en particulier au sein du Service Agenda 21 et du Département de la cohésion sociale et de la solidarité (cf. Projets à la pelle).
La première étape est d’établir un dossier de présentation de votre projet ainsi qu’un budget comprenant les revenus attendus et les dépenses présumées. Concernant les revenus attendus, il est pertinent que vous précisiez quelles sont les sommes attendues par les autres bailleurs potentiels. Les bailleurs analysent ainsi les chances de réalisation du projet, ainsi que l’importance de leur contribution. Le dossier de présentation doit au moins comprendre une présentation de l’association, du projet ainsi que du public visé. Vous pouvez y ajouter les informations relatives aux éditions précédentes si votre projet a déjà eu lieu, tout en mentionnant de nouvelles perspectives de développement. S’il s’agit de la première édition de votre événement, vous pouvez évoquer d’autres réalisations de votre association. Il vous sera sûrement demandé de fournir également les documents suivants : les comptes du dernier exercice, une lettre de l'organe de vérification des comptes pour l'exercice précédent, la liste des membres du comité, les statuts de l'association, le procès-verbal de l'Assemblée constitutive ainsi que le procès-verbal de la dernière Assemblée générale. Comme précisé par la suite, chaque donateur potentiel peut souhaiter une liste différente de documents. Il convient donc de bien chercher des informations quant aux documents demandés par chaque entité. Il est également souhaitable de fournir une présentation de l’association ou du projet sous forme de brochure et il est indispensable d’établir et d’envoyer les revenus attendus ainsi qu'un budget présumé des dépenses. Si vous disposez de devis pour certaines dépenses, il est bienvenu de les annexer au budget prévisionnel afin d’étayer les montants.
Une fois ces documents établis, il vous faut contacter vos contributeurs potentiels. Pour un maximum de chances de réussite, nous conseillons d'appeler avant l’envoi de votre dossier afin d'avoir le nom de la personne à qui vous devez adresser votre demande. Expliquez toujours vos buts dès le début de votre appel, car vous pouvez facilement perdre l'attention de votre interlocuteur. Les fondations et entités publiques ont souvent des procédures très strictes et vous ne bénéficiez pas de marge de manoeuvre dans votre demande. Il est donc important de bien suivre ces procédures. Pour les fondations plus petites ou entreprises privées, vous pouvez davantage négocier, faire des propositions ou renvoyer votre dossier si vous n’avez eu aucune réponse.
Il existe de nombreuses fondations suisses qui poursuivent différents buts. Il est important d’effectuer une recherche avancée sur les fondations que vous voulez contacter ainsi que sur les buts que votre association ou projet a en commun avec la fondation. Ce sont ces buts que vous devrez mettre en avant dans la présentation de votre association ou projet. Lorsque vous recherchez une fondation à contacter, vous pouvez faire une recherche grâce à des mots-clés sur les sites suivants:
La Loterie Romande, la fondation Hans-Wilsdorf ainsi que le Pour-Cent culturel sont parmi les fondations les plus actives sur le canton de Genève. Elles soutiennent principalement les actions qui ont lieu sur le territoire respectivement romand et genevois.
Il vous est également possible de contacter des entreprises privées pour effectuer une recherche de fonds. Les conseils qui s’appliquent aux fondations s’appliquent également dans ce cas. Cependant il faut ajouter à ces dernières plusieurs précisions.
Tout d’abord, une entreprise privée aura tendance à soutenir votre projet s’il lui est possible d’en tirer une certaine visibilité ou d’obtenir un avantage / une contrepartie, ce qui créerait plutôt un partenariat entre vos deux structures. Il est ainsi pertinent de proposer différents médias et supports de communication qui apporteront de la visibilité à vos sponsors, ainsi que des potentiels avantages qu’ils pourraient retirer de l’association avec votre organisation ou événement.
Les entreprises privées peuvent également apporter un soutien en nature, c’est-à-dire en proposant une aide matérielle. Celle-ci peut être des plus pertinentes si vous nécessitez du matériel, un lieu, des boissons ou de la nourriture lors de votre événement ou dans le cadre de votre projet. Dans le cas d’un apport en nature sous n’importe quelle forme, il vous est bien sûr impossible de revendre les contributions d’un sponsor.
Les entités publiques, comme l’État de Genève ou les communes, participent activement à la subvention de projets. Pour qu’elles puissent vous aider dans votre événement, il est avant tout primordial que celui-ci ait lieu sur leur territoire et qu’il soit principalement prévu pour ses habitant·e·s. Il est également très avantageux, même si pas forcément nécessaire, que votre projet soit d’utilité publique et représente un apport à la collectivité. Les exigences demandées pour le financement de projets sont publiques pour la plupart. Il est important de bien vérifier au préalable si vous rentrez dans les critères de vos contributeurs potentiels.
Si l'événement / projet pour lequel vous avez demandé des fonds ne peut pas s'organiser, il convient alors de contacter l'institution donatrice pour leur demander ce qui doit advenir des fonds qu'ils vous ont alloués. En effet, puisque l'argent demandé est relatif à un certain budget établi pour un événement / projet précis, l'annulation de votre événement / projet implique que ce budget n'est plus valable. Dans un tel cas, il est probable que l'institution demande à récupérer l'argent donné pour le redistribuer à d'autres organisations. Il s’agit donc d’adresser une lettre demandant la procédure de remboursement à l’entité en expliquant la situation. Il est également possible qu’elle ne souhaite pas obtenir les fonds en retour en cas d’annulation, citer dans la lettre cette alternative est possible et ouvre la porte à celle-ci.
Là encore, cela dépend des exigences de vos contributeurs, elles vous seront communiquées dès l’octroi de la subvention. Dans tous les cas, nous conseillons d’établir des comptes précis, car ce sera certainement le document principal demandé après l’événement. Pensez bien à conserver les justificatifs de paiement, car il vous faudra prouver vos dépenses précises. Vous pouvez également penser à mener une enquête de satisfaction à la suite de l’événement, ce qui appuiera votre dossier si vous souhaitez reconduire une édition par la suite. De plus, il est largement recommandé de remercier vos donateurs à la suite de l’événement / du projet avec photos à l’appui. Il est possible que vous ayez encore besoin d’eux dans le cadre d’un autre événement / projet à l’avenir. D’ordre général,gardez à l’esprit qu’un certain travail vous attend encore à la suite de votre événement.
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