Chaque soirée est différente et demandera par conséquent une gestion de sa sécurité adaptée au profil de l’événement, au public et au lieu. Ce canevas n’est donc pas une recette miracle pour vous assurer la soirée de vos rêves, mais plutôt un ensemble de points destinés à guider votre réflexion et vous offrir des repères dans la réalisation de votre projet. Les conseils qui suivent n’engagent aucunement la responsabilité de LYOXA et nécessitent toujours une adaptation à votre contexte particulier.
Modifié le 02.10.2019 / Créé le 02.10.2019
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Avant de vous lancer dans l’organisation de votre soirée, un certain nombre de questions doivent être abordées: combien de personnes attendez-vous, quel est le type de public, les buts de la soirée pour l’ensemble des parties, les horaires, le lieu, les éventuels tickets et politiques de prix appliquées aux consommations
Il est intéressant d’estimer un maximum et un minimum de fréquentation attendue afin de parer aux deux extrêmes dans le reste de l'organisation. Pour ce faire, il n’y a pas de recette miracle: appuyez-vous sur l’expérience de vos connaissances, les fréquentations moyennes de votre type de soirée aux dates et horaires choisis, les autres événements potentiellement concurrentiels, etc.
Votre estimation va vous guider dans le choix de votre lieu, et la capacité de celui va dicter le nombre de personnes que vous allez pouvoir accueillir. En intérieur, c’est un chiffre relativement fixe, obtenable lors de la location de la salle et dépendant du nombre de sorties de secours. Les soirées en extérieurs offrent à l’inverse des capacités plus flexibles, mais non sans désagrément (accès, nuisances sonores, sécurité, etc.)
L’âge du public impacte plusieurs autres facteurs. En effet, la soirée ne sera pas planifié pareillement pour un public ayant tout juste 18 ans qu’un public plus âgé. La tranche d’âge visée influence par exemple le type boissons mais également le type de divertissement à fournir et il est important de bien comprendre les différentes attentes que peuvent avoir les différentes tranches d’âge. L’âge influence également sur la façon de consommer l’alcool. Il est donc important d’avoir une réflexion quant au public attendu, en sachant que le type de boissons consommées, la quantité ou encore les horaires d’affluence seront affectés.
Au-delà de l’âge, les animations, l’occasion, le thème ou la musique communiqués dans la promotion de la soirée doivent également être pensés en fonction du public que s’est choisi votre événement afin d’en favoriser la réussite. Bien que des soirées réunissant une grande diversité de participants avec succès sont particulièrement encouragées, elles constituent davantage un besoin renforcé de prendre en compte de multiples paramètres qu’une raison de sauter cette étape. Établir une sorte de portrait-robot du public et de ses attentes doit vous permettre de vous guider dans le reste de l’organisation, et non pas vous restreindre dans les surprises et autres positionnements qui vont vous démarquer et que vous envisagez.
Que ce soit dans pour les entrées ou les consommations sur place, la fixation des prix aura également un impact majeur sur votre soirée, son attractivité et ses participants. C’est donc un outil qui s’offre à vous pour moduler la demande.
Ici encore, une bonne connaissance de votre public est vitale pour offrir une soirée adaptée à votre public cible. Ainsi les prix d’entrée ou des consommations devront être pensés par rapport à l’âge, le lieu, le style de soirée que vous projetez.
Dans un souci d’égalité à l’accès de l’offre culturelle, nous vous proposons d’envisager une pratique déjà répandue dans le milieu associatif genevois qui est celle du prix libre. En proposant à chacun de payer ce qu’il juge adapté à ses moyens, avec ou sans indication du coût de production, vous permettez à tous de participer à votre événement dans la continuation des buts sociaux et politiques que peut défendre votre association. De plus il apparaît selon une étude du PNAS, que les acheteurs d’un bien en prix libre tendent à payer davantage que lorsque le prix est fixé par l’offreur, ce qui peut vous permettre de dégager davantage de bénéfices pour votre association.
En baissant les prix de vos boissons alcoolisées, vous découragez la consommation en quantité excessive par votre public avant de venir à votre événement, ou en catimini durant. Cela vous permet de diminuer les problèmes d’ébriété et d’attirer davantage de public grâce à une communication qui souligne l’accessibilité de vos prix. Toutefois, cela impactera les marges de votre bar et présente un risque si la fréquentation n’est pas aussi importante que prévu.
Il vous faudra bien évidemment prendre en compte les horaires imposés par la salle que vous louez ou les autorisations que vous aurez obtenues. Au-delà, il est judicieux de prendre en compte les possibilités d’accès au lieu de l’événement, s’il est desservi par les transports publics, des services de taxi, etc.
Afin d’encourager les participants à se présenter dès le début de la soirée et de profiter de son entièreté, vous pouvez proposer une réduction des prix proposés (dans les limites prévues par la LRDBHD). Cela vous permet également d’éviter le cercle pervers d’attirer peu de gens, ce qui peut décourager d’autres participants de rejoindre une soirée à l’ambiance mitigée.
Enfin, vos horaires vont définir le cadre sur lequel vous allez construire la programmation de la musique (lineup) et les animations de votre soirée. Il vous faut en effet ménager les attentes de vos participants et couvrir l’intégralité de votre soirée avec votre programmation au rythme de celle-ci. Il est ainsi communément conseillé de prévoir une progression graduelle d’artistes et de styles musicaux de façon à culminer dans l’intensité au ⅔ de l’événement.
Considérer les buts de chacune des parties vous permettra de concevoir votre soirée de manière à ce qu’elle satisfasse chacune dans toutes ses dimensions.
Une soirée est en général motivée par quatre objectifs principaux, qui se recoupent bien-évidemment. Tout d’abord, celui d’effectuer des rentrées d’argent afin de financer le fonctionnement et les activités de l’association. De plus, une soirée peut permettre de faire connaître l’association et son activité, en lui conférant une reconnaissance de nom et un gain de prestige en quelque sorte (si la soirée est bien organisée, cela va de soi…). Par ailleurs, une soirée peut avoir pour visée de soutenir les artistes et la culture locale, de promouvoir des artistes émergents pour lesquels il est difficile d’obtenir du temps de scène. Dans cet esprit-là, un créneau horaire mis au concours sur internet peut être intéressant ! Enfin, une soirée peut être organisée pour remercier les membres d’une association de leur engagement, comme fêter une étape ou l’anniversaire de celle-ci.
Il s’agira principalement de socialiser dans un climat agréable et festif avec ses amis tout en rencontrant d’autres personnes. C’est pourquoi l’ambiance est très importante. Dans le cadre de soirées produisant des artistes, le public viendra spécifiquement pour assister à la performance de ceux-ci. S’assurer la participation d’artistes populaire dans le voisinage et/ou dans le public cible devrait vous permettre d’attirer un nombre conséquent de participants.
Différents types de lieux peuvent se trouver, chaque type présentant des spécificités auxquelles il faut réfléchir:
Une soirée en intérieur permet d’être à l’abri des aléas météorologiques et donc de mieux prévoir votre événement. Il faut prendre en compte qu’une soirée en intérieur peut atteindre une température excessive, et donc prévoir dans la mesure du possible un espace extérieur afin de fournir aux participants un espace plus respirable. Vos participants fumeurs vous en seront également reconnaissants, si vous n’avez pas prévu de fumoirs par ailleurs.
Une soirée en extérieur vous place à la merci de la météo; selon les différentes conditions, votre soirée peut prendre une allure totalement différente chaque minute. Un problème météorologique peut influencer la venue des participants, mais également la consommation au bar, l’utilisation du vestiaire, la durée de participation à l'événement, etc.
Une soirée en milieu urbain sera plus facilement accessible et fréquentée, mais risque de gêner le voisinage. Il faut convenir très clairement avec la salle des limites de bruit à l’intérieur et l’extérieur de la salle, si vous proposez un fumoir, l’heure à laquelle les participants doivent être partis, etc.
Une soirée en milieu plus rural ne présentera généralement pas ce problème de voisinage et de bruit, mais présente une difficulté d’accès; il faut vérifier l’accès à la soirée en transport public, les parkings à proximité de l'événement. Il faut également prendre en compte que les arrivées et les départs risquent de se faire par vagues, relatives aux horaires de bus. Cela influence la gestion des bénévoles au bar ainsi qu’au vestiaire.
Il est également possible de privatiser un bar pour la soirée. Cette alternative simplifie les questions légales et l’organisation puisque le bar a l’habitude de ce genre d’événement et peut fournir le staff, la sécurité, la gestion de l’alcool, etc.. Cependant, l’organisateur n’a pas autant de contrôle sur la soirée devra se plier aux exigences du bar, et prendre en compte le fait que l’aspect financier sera nettement moins intéressant pour lui.
Le concept de prélocations revient à vendre des places pour la soirée en amont et présente plusieurs avantages :
La vente sur place des billets est l’autre option envisageable.
Il vaut mieux prévoir un large nombre de bénévoles afin d’éviter d’être dépassé. Cela dit, il ne faut pas non plus aller dans l’excès, car il faut quand même prendre en compte le fait qu’un bénévole “coûte” à la soirée en avantages et éventuelles boissons gratuites. Voici quelques idées de compensation pour les bénévoles :
Si vous faites le choix d’assurer vous-même la sécurité, nous vous invitons à prendre connaissance du canevas “Sécurité en soirée”. Nous nous contenterons ici de vous signaler que selon la taille et le type de votre soirée, faire recours à des entreprises privées peut s’avérer rapidement onéreux, et que des associations proposent des services assez similaires tout en étant plus accessibles. En tout cas, il faut que les procédures, les signes de reconnaissance et la responsabilité des sécurités soient clairement définis et communiqués au reste du staff.
Nous recommandons la présence de grilles horaires acceptées par tout le monde et affichées clairement à plusieurs endroits dans l'événement . Nous recommandons également d’envoyer le planning plusieurs jours en avance en indiquant une mention pour les bénévoles telle que “sans désistement ou demande de modifications dans les 3 prochains jours, ce planning sera considéré comme définitif”, afin de permettre à vos bénévoles de s’organiser pour la soirée. L’utilisation de logiciels de gestion de disponibilités (type Doodle, Google Form, Framadate, etc.) peut grandement vous simplifier la tâche, mais l’on tend à minimiser ses disponibilités face à ce genre d’outils, voir à oublier ce à quoi l’on s’est engagé. Veillez donc à bien reconfirmer avec tous les bénévoles à travers une plage horaire officielle quelques jours auparavant comme dit plus haut.
Il est conseillé de donner plus d’avantages/bénéfices bénévole à vos responsables de secteur. Cela valorise le poste de responsable de secteur. Il faut cependant faire attention à bien sélectionner celui-ci, en raison de l’importance de son rôle. Nous conseillons donc de prendre des personnes de confiance pour ce poste. Dans le but qu’ils comprennent comment et pourquoi leur secteur est constitué, et afin qu’ils puissent donner leur vision et avis sur le secteur qu’ils vont gérer, il est intéressant d’inclure les responsables dans la préparation préalable et en tout cas dans le montage de leur secteur.
Il est important de prendre et recenser les numéros de téléphone et autres contacts de tout le staff, de manière à ce que chaque membre puisse en contacter un autre en cas de besoin. La solution la plus simple est de créer un fichier Excel avec toutes ces informations et de le communiquer en interne. Il est cependant important d’avoir également communiqué aux bénévoles qui est le référent, la personne à contacter en cas de question/problème, et d’indiquer cela de manière claire sur le document Excel.
Pour des raisons de cohésion et d’efficacité, il est recommandé de créer un groupe Whatsapp, Telegram ou Facebook, pour communiquer de manière rapide et efficace avec tout le monde. Suivant le type de bénévoles, il peut être intéressant de créer un groupe Whatsapp formel et un groupe Whatsapp informel, afin de dissocier les éléments importants que vous avez à communiquer de la simple discussion interne informelle.
Il est également primordial de vérifier la qualité du réseau téléphonique dans le lieu de l'événement ou de vérifier la présence de wifi, afin que tous les membres de l’organisation aient accès aux différents canaux de communication en tout temps.
Pour les chefs de secteur et organisateurs, le mode de communication à privilégier est le talkie-walkie, car celui-ci permet une communication instantanée entre tous les membres de coordination de l'événement. Si vous organisez un événement ponctuel, il n’est peut-être pas rentable pour vous d’acheter un set entier de talkie-walkie. C’est pourquoi LYOXA est en train d’en acquérir afin de les mettre à disposition dans sa Banque à Matériel. En attendant, vous pourrez vous en procurer à travers la Banque à Matériel de l’Association des Scouts genevois.
Chaque bénévole doit savoir exactement à qui il doit s’adresser en cas de problème et de question. Pour ce faire, il est nécessaire de les informer nettement de qui est son référent. Cela nous mène à discuter de la responsabilisation des bénévoles.
Il convient d’exprimer de façon claire mais non paternaliste les conséquences d’absence non justifiées à un shift auquel un bénévole se serait engagé. La majorité du temps, la pression sociale suffit, surtout pour des événements où les bénévoles sont des personnes connues de l’organisation. Des organisations plus professionnelles peuvent envisager le paiement du prix d’entrée, des dispositions préalablement écrites dans un contrat d’un contrat. Cela peut également se faire sous la forme d’une charte à signer pour des événements de taille plus restreinte (voir ci-dessous).
Les consignes aux bénévoles
Gestion des bénévoles après la soirée
Il peut également être intéressant de discuter avec les responsables de secteur d’éventuels excellents/mauvais bénévoles, pour créer une éventuelle liste de bénévoles à recontacter dans le futur
Les artistes déjà plus expérimentés et ayant un manager viendront probablement déjà avec une proposition de cachet prédéterminé. Il est cependant possible de négocier ce cachet selon l'évènement et l’artiste.
Pour les artistes moins expérimentés ou débutants, nous recommandons de leur proposer une rémunération dans la mesure de vos moyens. Les petits artistes montants apprécieront en effet de voir leurs efforts et leur temps récompensés et pourront également réinvestir cet argent dans leur projet, ce qui encourage la scène locale.
L’accueil de l’artiste représente une dimension importante de la partie backstage de vos soirées. En effet, un artiste bien traité sera plus enclin à revenir dans vos événements et sera également susceptible de parler de vous à d’autres intervenants du monde de la scène. L’accueil passe par plusieurs éléments : la communication en amont, les avantages artistes, la qualité du matériel mis à disposition sur scène et en backstage, l’attention portée à vos artistes durant la soirée mais aussi la qualité des aliments/boissons mis à disposition.
Un bon accueil artiste, bien que fondamentalement non nécessaire est donc quelque chose que nous recommandons de soigner, afin de donner à votre événement une organisation plus professionnelle et plus agréable pour toutes les personnes impliquées dans l'événement.
Il est indispensable, avant toute mise en place de votre salle, de s’assurer d’avoir l’ensemble du matériel à disposition. Ainsi, cela évitera toute complication et retard évitable. Une fois ces précautions prises, il est important d’estimer la durée de mise en place en fonction du matériel en prenant de la marge afin de pouvoir compenser d’éventuels problèmes. Il faudra donc au préalable s’arranger avec le propriétaire de la salle pour convenir d’une tranche horaire adéquate pour les deux parties afin de mettre en place tout le matériel utilisé pour la soirée.
De manière générale, nous vous invitons à offrir la nourriture (de préférence un repas chaud) et les boissons aux artistes présents lors de vos événements. Il est également très important de vérifier en avance la présence d’éventuelles allergies ou régimes alimentaires particuliers, afin d’éviter un problème le jour de l'événement.
Il faut convenir d’un horaire de performance arrangeant les organisateurs de la soirée ainsi que l’artiste. Il est important, selon le thème de la soirée organisée de bien organiser votre lineup. Il s’agit d’un travail en amont sur le placement de vos divers artistes sur toute la durée de votre événement. Votre tête d’affiche devra avoir un horaire stratégique lors de votre soirée, c’est-à-dire au point culminant de celle-ci.
Dans certains cas, l’artiste préfère venir avec son propre matériel. Il est dès lors important de gérer à l’amont l’arrivée de ce matériel; certains éléments doivent être fournis par vous, typiquement les hauts-parleurs, alors que certains éléments seront amenés par l’artiste lui-même, tels que les instruments, pédales ou autres éléments musicaux personnels. Il faut indiquer bien à l’avance une heure claire d’arrivée à l’artiste, qu’il doit respecter afin de pouvoir permettre à l’organisation de gérer la mise en scène de manière correcte.
Il est absolument indispensable de signer un contrat écrit en plusieurs exemplaires avec l’artiste, détaillant notamment le type et la durée de la performance, ainsi que de nombreux autres éléments afin que les deux partis soient au clair sur ce qu’ils attendent de l’autre.
Lors de la signature du contrat, l’artiste envoie souvent également un rider, contenant les exigences et volontés des artistes et du management, qu’il vous faudra respecter ou négocier avant la signature.
La partie “accueil artiste” se poursuit après la performance de l’artiste et il est important de continuer à fournir un accueil agréable tout au long de la soirée.
Nous encourageons les associations à utiliser le riche terroir local d’artistes pour remplir sa grille horaire. Il existe de nombreux et talentueux artistes sur le canton et dans sa région qui vous seront également reconnaissants de leur proposer une scène sur laquelle se produire.
En ce qui concerne le fumoir, tout dépend du lieu que vous avez choisi pour organiser votre événement. Si celui-ci possède déjà une infrastructure, comme un fumoir intérieur, alors l’organisation de ce fumoir sera facilitée. Toutefois, si ce n’est pas le cas, il faudra alors préparer un espace à l’air libre. La mise à disposition de cendriers et de poubelles est donc indispensable. Il faudra aussi envisager l’installation de barrières pour délimiter le périmètre et empêcher quiconque d’entrer dans la soirée de manière frauduleuse. De ce fait, il est donc aussi important qu’un agent de sécurité soit présent à cet endroit afin de veiller à ce que ce genre de situation ne puisse arriver et veiller au calme et à la bonne tenue de la soirée. Il est absolument nécessaire d’évoquer ce fumoir lorsque vous concevez le concept sécurité avec l’entreprise de sécurité que vous avez choisi.
Si un espace pour les artistes constitue un élément incontournable pour vos événements, un espace pour les bénévoles et organisateurs l’est tout autant. Ces derniers doivent pouvoir laisser leurs affaires de valeur dans un endroit où seuls eux auront accès. Cela permet aux bénévoles de se retirer dans un endroit plus calme afin de se reposer après un shift fatigant, si besoin. Cela contribue également à l’ambiance interne, puisque les bénévoles auront l’opportunité de socialiser entre eux, ce qui contribue positivement à leur expérience.
Il est nécessaire de réfléchir également à de potentielles longues files d’attente. Comme détaillé dans leurs canevas organisationnels respectifs, le bar et le vestiaire peuvent créer une longue file,pour laquelle il faut effectivement prévoir de l’espace. En effet, si vous placez par exemple le vestiaire et le bar en perpendiculaire, lors d’un rush, vous pourriez vous retrouver dans une situation compliquée où deux files se croisent et forment un amas de personnes peu clair et peu agréable pour les gens s’y trouvant.
Une soirée est également un cadre intéressant pour faire de la prévention pour plusieurs domaines, d’autant qu’ils représentent des risques accrus lors celle-ci.
La prévention alcool est gérée à Genève par la FEGPA (http://www.carrefouraddictions.ch/fegpa/). La FEGPA pourra vous donner des informations supplémentaires sur la prévention d’alcool et il est également possible de regarder avec eux afin d’avoir un stand FEGPA sur votre événement, sur lequel des intervenants peuvent proposer des tests d’alcool et des informations complémentaires sur l’alcool, qui sont souvent appréciées. Des gestes simples, comme offrir de l’eau ou s’enquérir du moyen de transport de retour d’un participant peuvent sauver des vies.
L’aspect prévention peut se partager en deux axes, celui de la protection des rapports et celui de la lutte contre les agressions sexuelles et l'accompagnement des victimes
Nous vous invitons à présenter du matériel d’information, de prévention et de protection pour assurer à vos participants une soirée et des rapports en sécurité. Ces gestes sont également très appréciés, et il va sans dire que l’effort en vaut la peine, d’autant que vous trouverez que l’accès à ces ressources est très généralement gratuit. Que ce soit en affichant les campagnes fédérales de sensibilisation LOVE LIFE, les brochures d’information de Santé Sexuelle, ou en mettant à disposition des préservatifs gratuits, vous pouvez faire toute la différence.
Vous avez également une responsabilité de prévenir et lutter contre les agressions sexuelles, tout comme d’en accompagner les victimes. Veillez à ce que l’intégralité du staff et pas uniquement les chargés de la sécurité demeure vigilante durant toute la soirée. Comme pour d’autres agressions, les personnes en état d’ébriété voient le risque qu’elles encourent aggravé. Il est de votre devoir d’intervenir face à des comportements abusifs, donc approchez de façon discrète les personnes qui vous semblent en danger, et signalez-les aux chargés de sécurité pour qu’il puisse s’assurer de sa sécurité. Nous vous invitons également à partager les campagnes de sensibilisation et de rappel de l’importance du consentement, comme la campagne “ça veut dire non!” de la Ville de Genève dont vous pouvez télécharger l’affiche librement. Pour être à même d’accompagner une victime d’agression sexuelle, nous vous invitons à prendre connaissance et à communiquer les informations et adresses utiles recensées par le Centre LAVI Genève et Viol secours aux victimes mais aussi à l’ensemble du staff.
Les dégâts auditifs sont souvent ignorés dans le cadre de soirées. Pourtant, on peut noter un effet négatif pour les oreilles à partir d’une heure à 89 décibels ou de 30 minutes à 93 décibels (limite légale autorisée sans restriction spécifique). Il faut également regarder avec le responsable de la salle afin de savoir quel est le niveau maximal décibels autorisé.
Vous trouverez plus d’informations sur les risques causés par le bruit sur la page de la campagne de prévention de la santé auditive.
Pour protéger les participants à votre soirée, il est souvent apprécié de proposer des bouchons d’oreilles gratuitement et de manière bien visible (par exemple disposés sur le bar). Les bouchons d’oreille peuvent s’acheter en masse sur internet et coûtent généralement 20-30 centimes pièce.
Votre événement doit être annoncé à un certain moment précis que vous aurez décidé. Il convient que celui-ci ne soit pas annoncé trop tôt au risque de tomber dans l’oubli ni trop tard au risque que votre date choisit pour l’événement ne conviennent pas avec les disponibilités de possibles participants. Pour annoncer l’événement, le moyen le plus simple reste la création d’un événement Facebook et le partage de celui-ci à travers les canaux de communication qui s’adaptent à votre public cible.
Nous vous invitons à prendre connaissance de nos canevas Sécurité en soirée et Organiser une manifestation ainsi que des sites de l’État et de la Ville de Genève. Ce qui suit ne constitue pas un avis de droit, et n’engage aucunement la responsabilité de LYOXA. Il s’agit principalement du regroupement d’informations issues de la LRDBHD et de pages du site de l’État de Genève.
Si vous comptez organiser votre manifestation dans le domaine public de la ville de Genève ou si votre événement festif revêt une importance cantonale, sachez que vous avez l’obligation de la déclarer. Nous rappelons que la vente d’alcool à l'emportée nécessite systématiquement une autorisation délivrée par le Service de police du commerce et de lutte contre le travail au noir (Loi cantonale genevoise sur la vente à l’emporter des boissons alcooliques (LVEBA) du 22 janvier 2004). Que la vente de boissons distillées est strictement interdite aux mineurs (Art. 41, al. 1, lettre i, de la loi fédérale sur l'alcool) tout l’est comme la vente de boissons fermentées aux mineurs de moins de 16 ans (Art. 31, al. 2 LRDBHD) et le service de boissons alcooliques aux personnes en état d’ébriété (Art. 31, al. 3 LRDBHD).
Est-ce que nous avons oublié un élément qui vous semble important ? Un point mérite d’être mis à jour ? Les outils associatifs mis à disposition par LYOXA ont vocation à s’adapter et à évoluer avec leurs utilisateurs, parce que nous valorisons le partage, l'engagement citoyen et l'innovation. Aidez-nous à faciliter le lancement de milliers d’associations en nous faisant part de vos remarques sur info@lyoxa.ch.